Додаткова соціальна відпустка: що робити без підтверджуючих документів

У цій ситуації достатньо заяви працівниці, в якій вона зазначає, що чоловік не користувався додатковою соціальною відпусткою, якщо роботодавець не встановив у своїх локальних актах обов’язок подавати інші документи. Якщо ж такі вимоги є, доцільно офіційно зафіксувати як прийнятні й інші підтвердження, з урахуванням неможливості отримати стандартні довідки.

Обґрунтування

Право на додаткову соціальну відпустку на дітей належить одному з батьків за кожен календарний рік. Це право реалізує або мати, або батько, але не одночасно обоє за один і той самий рік, за підставами, визначеними у ст. 19 Закону про відпустки.

Закон не встановлює обов’язку надавати саме довідку з місця роботи другого з батьків або конкретний перелік документів. Прямої норми, що працівниця «зобов’язана надати довідку від чоловіка», немає, а вимога такого документа виникає лише якщо роботодавець сам закріпив її у Правилах внутрішнього трудового розпорядку чи Положенні про відпустки.

Офіційні роз’яснення дозволяють підтверджувати невикористання соцвідпустки будь-яким належно оформленим документом. У тому числі прийнятним вважають і варіант, коли факт невикористання відпустки зазначається безпосередньо в заяві працівника про надання соцвідпустки, якщо інший документ отримати об’єктивно неможливо.

У випадку перебування чоловіка на тимчасово окупованій території об’єктивно немає доступу до стандартних джерел довідок. Отже, роботодавець може: 1) прийняти розширену заяву працівниці, де вона детально фіксує, що чоловік не працює, перебуває на ТОТ і не користувався «дитячою» відпусткою за відповідний рік; 2) якщо це можливо — додати будь-яке письмове пояснення від самого чоловіка (скан, фото, електронний лист), навіть без офіційних печаток, як додатковий доказ.

Якщо у локальних актах установи вже «жорстко» прописана вимога саме довідки від роботодавця батька чи витягу з ПФУ, її варто адаптувати. Доцільно доповнити перелік допустимих документів формулюванням, що у випадку неможливості отримати офіційні довідки з об’єктивних причин (перебування на ТОТ, війна, відсутність доступу до реєстрів) підтвердженням може бути заява працівниці із зазначенням відповідних обставин та, за наявності, письмове пояснення другого з батьків.

Таким чином, у наведених умовах відмова тільки через відсутність стандартної довідки є надто формальним підходом і не ґрунтується на прямій законодавчій забороні. Заяви працівниці з детальним описом обставин достатньо, якщо внутрішні документи роботодавця не вимагають іншого, або ж ці внутрішні вимоги адаптовані з урахуванням воєнного стану та неможливості отримання довідок.

Ризики / нюанси

1. Для бюджетних установ доцільно формально закріпити підхід. Щоб уникнути претензій контролюючих органів, варто письмово оформити внутрішній порядок, де прямо передбачити можливість підтвердження права на відпустку заявою працівника в умовах об’єктивної неможливості отримання інших документів.

2. Для комерційних роботодавців достатньо рішення керівника і фіксації в Положенні про відпустки. Це зменшить ризик звинувачень у «безпідставному» наданні відпустки і покаже, що роботодавець діяв за затвердженою процедурою.

Підсумок: у вашій ситуації юридично прийнятно надати відпустку на підставі заяви працівниці із фіксацією об’єктивної неможливості отримати інші документи, а роботодавцю варто закріпити такий підхід у локальних актах.