Обов'язковість ведення графіка відпусток для ФОПів та зміни

Так, для ФОП із найманими працівниками графік відпусток обов’язковий, нових працівників до вже затвердженого графіка слід додавати шляхом внесення змін (із наказом), а ФОП, який уперше взяв працівників у червні–липні, має скласти графік у поточному році, не чекаючи січня.

Обґрунтування

1. Чи обов’язковий графік відпусток для ФОП з одним / кількома працівниками Графік відпусток обов’язковий для всіх роботодавців, у тому числі ФОП, які використовують працю найманих працівників, без винятків за кількістю працівників, що прямо випливає зі ст. 10 Закону № 504/96-ВР, яка не містить особливих правил для ФОП. У профільних матеріалах прямо зазначено, що графік відпусток є обов’язковим документом для ФОП-роботодавця незалежно від кількості працівників.

2. Графік і зміни щодо ФОП, у якого перший працівник з 01.07.2025, далі – ще двоє у 2026 році Після появи першого працівника у ФОП з 01.07.2025 мав бути складений графік відпусток на відповідний період 2025 року, а на 2026 рік – графік не пізніше 5 січня 2026 року, як це рекомендує п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку, що застосовуються до всіх роботодавців. Якщо графік на 2026 рік уже затверджений, нових працівників, прийнятих 27.02.2026 та 05.06.2026, доцільно включити до цього графіка, оскільки у відповідному році їм також може надаватися щорічна відпустка згідно зі ст. 10 Закону про відпустки.

3. Як оформити внесення нових працівників до графіка – чи потрібен наказ Вносити зміни до графіка відпусток дозволено, а порядок змін має бути таким самим, як і порядок його затвердження. У профільних роз’ясненнях вказано, що якщо графік був затверджений наказом керівника, то зміни до нього також оформлюють окремим наказом про внесення змін до графіка, із погодженням з профспілкою або представником трудового колективу за наявності. Тобто для додавання працівників, прийнятих 27.02.2026 і 05.06.2026, слід: 1) зібрати інформацію щодо планових відпусток цих працівників; 2) видати наказ про внесення змін до графіка; 3) внести їх до графіка (або до додатка до нього).

4. ФОП, який узяв перших працівників у червні–липні: коли робити графік У другій ситуації ФОП існував раніше, але найманих працівників узяли лише в червні та липні. Обов’язок вести графік відпусток виникає з моменту, коли у роботодавця з’являється перший найманий працівник, а не з нового календарного року, що прямо випливає з загальної дії ст. 10 Закону про відпустки. Тому такому ФОП слід скласти графік відпусток уже в поточному році після прийняття перших працівників, з урахуванням можливості надання їм відпусток пропорційно відпрацьованому часу за ст. 10 Закону про відпустки, а не чекати січня.

Формування і своєчасне коригування графіка відпусток у наведених ситуаціях дозволяє уникнути порушень трудового законодавства і гарантує працівникам реалізацію права на щорічну відпустку.