Коригування відпускних: як оформити доплату за помилку

Так, доплату відпускних у серпні оформлюють внутрішніми документами роботодавця: спочатку доповідна записка бухгалтера, потім наказ керівника про донарахування відпускних, на підставі якого проводиться розрахунок, нарахування й виплата.

Обґрунтування

1. Які документи оформити для доплати відпускних Для виправлення занижених відпускних оформлюють два основні документи: доповідну записку бухгалтера та наказ керівника про донарахування суми відпускних. Доповідна фіксує факт і причину помилки та розмір недоплати, а наказ є підставою для бухгалтерських розрахунків і виплати працівнику.

2. Зміст доповідної записки бухгалтера У доповідній доцільно коротко зазначити:

• ПІБ працівника, посада.
• Період відпустки (дата початку, кількість днів, за які місяці – квітень, травень).
• Суть помилки (наприклад, не врахована премія, невірний розрахунок середньої).
• Розрахунок: сума відпускних, що мала бути нарахована, фактично нарахована сума, сума недоплати.
• Пропозиція: донарахувати та виплатити працівнику суму недоплати.

3. Зміст наказу про донарахування відпускних Наказ видається на підставі доповідної і є прямою підставою для нарахування. Він має містити:

• Реквізити підприємства, дату і номер наказу.
• ПІБ працівника, посаду.
• Посилання на попередній наказ про відпустку (якщо є номер і дата).
• Формулювання підстави: «у зв’язку з виявленням помилки в розрахунку відпускних…».
• Конкретну суму донарахування, період, за який проводиться коригування (відпустка за квітень і травень).
• Строк виплати доплати.
• Вказівку бухгалтерії здійснити донарахування та виплату.

4. Зразок наказу про донарахування відпускних

Наведений приклад можна адаптувати під ваші реквізити.

НАКАЗ
про донарахування суми відпускних

м. ________ «__» ________ 2026 р. № ___

У зв’язку з виявленням помилки в розрахунку відпускних працівнику
______________________________ (ПІБ, посада),
якому на підставі наказу від «» ________ 2026 р. № ___ була надана щорічна основна відпустка з «» ________ 2026 р. тривалістю __ календарних днів за робочий рік ____________,

та враховуючи доповідну записку бухгалтера від «__» ________ 2026 р. № ___ про заниження суми відпускних за дні відпустки, що припадають на квітень та травень 2026 року,

НАКАЗУЮ:

1. Донарахувати працівнику __________________________ (ПІБ) суму відпускних
   за період відпустки, що припадає на квітень та травень 2026 року,
   у розмірі _________ грн (______________ гривень ___ копійок).

2. Бухгалтерії підприємства:
   2.1. Здійснити донарахування відпускних у сумі, зазначеній у п. 1 цього наказу,
   з проведенням відповідних бухгалтерських записів та оподаткуванням згідно із законодавством.
   2.2. Виплатити донараховану суму працівнику не пізніше «__» ________ 2026 р.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Керівник ____________________ /ПІБ/

З наказом ознайомлений(а):
____________________ /ПІБ працівника/ «__» ________ 2026 р.

Коректність суми доплати забезпечується повторним розрахунком середньої зарплати за правилами Порядку №100 з порівнянням належної та фактично виплаченої суми.

За потреби можна доповнити наказ окремим додатком з детальним розрахунком суми донарахування.