Наслідки підписання документів під час відпустки за кордоном

Підписані директором і головним бухгалтером документи під час відпустки є юридично чинними.

Водночас з погляду трудового законодавства виконання роботи під час відпустки є порушенням, Держпраці вважають, що підписання документів під час відпустки є неправомірним, що може призвести до штрафних санкцій за ст. 265 КЗпП (як за інші порушення законодавства про працю ).

3 погляду цивільного законодавства та корпоративних повноважень перебування у відпустці не припиняє повноважень директора чи головного бухгалтера. Щодо директора, його повноваження підтверджуються відомостями Єдиного державного реєстру. Відповідно до Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань» https://zakon.rada.gov.ua/go/755-15 відомості ЄДР вважаються достовірними до моменту внесення до них змін. Перебування директора у відпустці не є підставою для припинення чи зупинення його повноважень, тому він залишається законним представником юридичної особи.

Верховний Суд у постановах від 08.02.2024 у справі Nº640/9838/19 та від 29.06.2022 у справі Nº400/1550/19 зазначив, що підписання документів працівником під час перебування у відпустці саме по собі не свідчить про недійсність таких документів. Вирішальне значення має наявність у особи відповідних повноважень. Тому докумеенти підписані директором або головним бухгалтером під час відпустки, є чинними.

Водночас відповідно до ст. 74 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08) та Закону України «Про відпустки» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/504/96-%D0%B2%D1%80) відпустка є часом відпочинку, протягом якого працівник звільняється від виконання трудових обовʼязків. Якщо директор або головний бухгалтер фактично виконують роботу під час відпустки, це може розцінюватися як порушення трудового законодавства, оскільки працівник фактично працює у період, коли повинен відпочивати. Під час подання електронної звітності чи реєстрації податкових накладних контролюючі органи перевіряють чинність кваліфікованого електронного підпису та наявність повноважень підписувача. Факт перебування особи у відпустці під час автоматизованої обробки звітності не перевіряється. Тому звітність, податкові накладні та інші електронні документи, підписані чинним КЕП директора або головного бухгалтера, приймаються за загальними правилами.

Щоб уникнути ризиків із трудового законодавства, на час відпустки директора доцільно оформити наказ про покладення його обовʼязків на іншу уповноважену особу зі встановленням відповідної доплати згідно зі ст. 105 Кодексу законів про працю України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

Переходьте на новий рівень! Пакет Преміум — це відповіді без черги та 1 особиста усна консультація. Забирайте свій доступ просто зараз!