Оформлення відпусток: нюанси використання днів без зарплати

Частково так, право працівника за кожен робочий рік потрібно перерахувати з урахуванням неоплачуваних відпусток, а «борг» днів фіксується не наказом, а в обліку відпусток (П-2 чи іншому реєстрі).

Обґрунтування

1. Неоплачувана відпустка, що не входить до стажу, зменшує дні щорічної відпустки Якщо відпустка без збереження зарплати надана за згодою сторін за ст. 26 або на період воєнного стану за ч. 3 ст. 12 Закону № 2136, час такої відпустки з 24.12.2023 не зараховується до стажу для щорічної основної відпустки, тому тривалість щорічної відпустки за відповідний робочий рік розраховують пропорційно відпрацьованому часу за алгоритмом, що базується на Порядку №100. У П-2 ви маєте показати не «стандартні» 24 к.дн., а саме стільки, скільки працівник фактично заробив за робочий рік з урахуванням виключених періодів неоплачуваних відпусток.

2. Якщо за перший робочий рік відпустку надали повністю, а право менше — різницю переносите на наступний рік Коли за робочий рік 11.11.2024–10.11.2025 працівнику вже надали 31 к.дн. (або 24 к.дн., якщо так у вас передбачено), а після врахування трьох періодів відпустки без збереження зарплати він «заробив» лише 24 к.дн., утримувати зараз відпускні закон не дозволяє, а коригування роблять за наступний робочий рік за рекомендацією Мінекономіки, викладеною з урахуванням ст. 22 Закону про відпустки. У П-2 за робочий рік 11.11.2024–10.11.2025 фіксуєте фактичне право працівника (24 к.дн.) і стільки ж — «використано за цей рік», а надлишок днів (наприклад, 7 к.дн.), які фактично були надані, відображаєте як використані «за наступний робочий рік».

3. Як технічно оформити «борг» днів у П-2 Оптимальний підхід такий:

• у розділі П-2 щодо відпусток за робочий рік 11.11.2024–10.11.2025:
  • у графі «Належить за робочий рік» зазначаєте 24 к.дн.;
  • у графі «Використано за цей робочий рік» також 24 к.дн.;
• зафіксуйте, що частина відпустки, наданої календарними датами у 2025 році, віднесена до наступного робочого року (11.11.2025–10.11.2026) — у П-2 можна окремим рядком записати, що, наприклад, 7 к.дн. використані за робочий рік 11.11.2025–10.11.2026;
• за робочий рік 11.11.2025–10.11.2026 у графі «Належить» проставляєте вже не 24, а 24 – 7 = 17 к.дн., а в графі «Використано» потім відображатимете фактичні дні з урахуванням того, що 7 к.дн. уже «згоріли» як аванс. Такий підхід прямо випливає з рекомендацій Мінекономіки щодо перерахунку відпустки наступного року при наданні її авансом і узгоджується з порядком відрахувань при звільненні за ст. 22 Закону про відпустки, який у поточній роботі замінюють саме скороченням відпустки в наступному році.

Рекомендація:

У вашій ситуації доцільно перерахувати право на відпустку за обидва робочі роки, визначити загальну кількість «перевикористаних» днів за 2024/2025, і ці дні одразу відняти від норми 24 к.дн. за робочий рік 11.11.2025–10.11.2026, відобразивши це в П-2 через розподіл «використано за попередній / наступний робочий рік», без видання окремого коригувального наказу.

Після такого перерахунку й відповідних записів у П-2 борг у 7 к.дн. буде фактично «списано» за рахунок зменшення права працівника на щорічну відпустку в наступному робочому році.