Недостатній контроль за відпустками: рекомендації щодо покращення організації

Частково так, ви забезпечуєте основні вимоги закону, але аудитори справедливо вказали, що внутрішній контроль варто формалізувати через посадові інструкції та порядок роботи з графіком відпусток.

Обґрунтування

1. Що вимагає закон щодо графіка і дотримання черговості
Відповідно до ст. 10 Закону № 504/96-ВР щорічні відпустки надаються за графіком, який:

• затверджується роботодавцем і погоджується з профспілкою / представником трудового колективу;
• є обов’язковим і для роботодавця, і для працівників;
• доводиться до відома всіх працівників;
• використовується як база для планування і перенесення відпусток, у тому числі невикористаних днів минулих років.

2. Які дії ви вже робите і чому вони правильні
Ваші описані кроки відповідають вимогам:

• щорічне складання графіка з відображенням залишків минулих років;
• письмове повідомлення працівників про початок відпустки не пізніше ніж за 2 тижні (ст. 10 Закону про відпустки);
• приймання та оформлення заяв про перенесення відпусток із внесенням змін до графіка.
  Це свідчить, що фактичне дотримання графіка забезпечується, але контрольні функції не «прив’язані» формально до посадових обов’язків.

3. Що варто додатково зробити для «належної організації внутрішнього контролю»
Щоб зняти зауваження аудиту, доцільно не стільки змінювати практику, скільки чітко її задокументувати:

• Внести до посадових інструкцій працівників сектору з персоналу обов’язки:
  • організація складання та ведення графіка відпусток;
  • контроль дотримання черговості надання відпусток за графіком;
  • облік і моніторинг залишків невикористаних щорічних відпусток;
  • ініціювання надання відпусток / коригування графіка за результатами аудиту.
• Затвердити локальний порядок (або розділ у Положенні про відділ кадрів), де прописати:
  • як і в які строки проводиться щорічний «аудит відпусток» та оновлення графіка;
  • як фіксуються перенесення (заяви, накази, внесення змін до графіка);
  • хто відповідальний за контроль дотримання графіка і звітування керівнику.

4. Як можна відповісти на зауваження аудитора
У відповіді доцільно коротко описати вже здійснені заходи і заплановані кроки:

• вказати, що графік відпусток складається щороку із зазначенням фактичних залишків, працівники повідомляються письмово за 2 тижні, перенесення оформлюються заявами і наказами;
• визнати, що для посилення внутрішнього контролю буде:
  • доповнено посадові інструкції працівників сектору з персоналу функціями контролю дотримання графіка та обліку залишків;
  • затверджено внутрішній порядок (інструкцію) щодо ведення графіка відпусток та аудиту невикористаних днів.

Такий підхід покаже, що вимоги ст. 10 Закону про відпустки виконуються, а зауваження аудиту використано для формального посилення системи внутрішнього контролю.

Зафіксувавши описані функції у посадових інструкціях і локальному акті, ви продемонструєте належну організацію контролю за графіком та залишками відпусток.