Розрахунок щорічної відпустки під час простою: рекомендації та алгоритм дій

Частково так, простій на умовах оплати 2/3 не зараховується до стажу для щорічної додаткової відпустки, тож тривалість такої відпустки розраховують пропорційно відпрацьованому часу, а «перегуляні» дні враховують шляхом зменшення відпустки в наступних періодах або відрахувань при звільненні в межах установлених правил.

Обґрунтування

1. Як простій впливає на стаж для щорічної додаткової відпустки
До стажу для додаткової відпустки включають тільки час фактичної роботи у шкідливих, важких чи з особливим характером умов, коли працівник зайнятий у цих умовах не менше половини тривалості робочого дня, а простій до цього стажу не зараховують. Про це прямо сказано серед періодів, які не включають до стажу для щорічної додаткової відпустки: до нього не зараховують, зокрема, періоди перебування в простої. Такі правила випливають зі ст. 9 Закону про відпустки щодо складу стажу для додаткових відпусток та перелічених у профільному матеріалі винятків.

2. Алгоритм розрахунку тривалості щорічної додаткової відпустки при наявності простою
Розрахунок ведуть пропорційно відпрацьованому часу у відповідних умовах, виключаючи дні простою. Загальний підхід аналогічний наведеному щодо додаткових відпусток у профільному матеріалі:

• визначити загальну тривалість додаткової відпустки за повний робочий рік (наприклад, 7 к.дн.);
• визначити кількість календарних днів у робочому році (як правило, 365 або 366, з урахуванням воєнного стану без святкових днів, якщо він триває весь рік);
• розрахувати «вартість» одного календарного дня стажу: дні додаткової відпустки за рік / дні робочого року;
• визначити кількість днів, що включаються до стажу для додаткової відпустки: із загальної кількості днів робочого року відняти дні періодів, які не зараховують до стажу (у тому числі простій, відпустки без збереження заробітку, лікарняний, інші періоди, прямо перелічені);
• перемножити показник «день відпустки на 1 к.дн. стажу» на кількість днів, що зараховуються до стажу, і округлити до цілого календарного дня. Такий розрахунок прямо показаний у прикладі для додаткової відпустки за ненормований робочий день у профільному матеріалі.

3. Коли можна/потрібно «забрати» зайві дні: базові правові рамки
Законодавство не передбачає загальної процедури повернення надміру виплачених відпускних, якщо працівник продовжує працювати, а «перегуляні» дні виявлені вже після відпустки. Натомість передбачено спеціальне правило на випадок звільнення: у разі звільнення до закінчення робочого року, за який працівник уже одержав щорічну відпустку повної тривалості, роботодавець має право провести відрахування із зарплати за дні відпустки, надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року згідно зі ст. 22 Закону №504/96-ВР. При цьому діють обмеження на відрахування із зарплати, встановлені КЗпП (загалом не більше 20% при кожній виплаті, якщо немає спеціальних випадків).

4. Рекомендований алгоритм дій, якщо виявлено «перегуляні» дні додаткової відпустки
Якщо за результатами перерахунку з урахуванням періоду простою з’ясувалося, що працівнику вже надано та оплачено більше днів додаткової відпустки, ніж належить, доцільно діяти так:

1. Провести розрахунок стажу для додаткової відпустки за відповідний робочий рік:

• визначити реальну кількість днів додаткової відпустки, на які працівник мав право, виключивши період простою та інші періоди, що не входять до стажу;
• порівняти її з кількістю вже наданих днів.

2. Зафіксувати результат в обліку відпусток:

• в особовій картці/реєстрі відпусток показати, що частина днів фактично використана «авансом» за наступний робочий рік;
• зазначити кількість перевикористаних днів, які треба буде «зняти» з наступних щорічних додаткових відпусток.

3. Зменшити тривалість додаткової відпустки в наступному робочому році:

• при плануванні графіка відпусток та при наданні наступної додаткової відпустки зменшити її тривалість на кількість «перегуляних» днів, як це рекомендовано в консультаціях і прикладах щодо перевикористаних відпусток;
• оформити це наказом (наприклад, у тексті наказу про відпустку зазначити, що тривалість скорочено на Х к.дн. з урахуванням раніше використаних днів за минулий період).

4. Якщо працівник звільняється і на дату звільнення має перевикористані дні:

• провести відрахування із зарплати за ці дні в порядку, визначеному ст. 22 Закону про відпустки, з урахуванням обмежень щодо розміру відрахувань;
• зафіксувати відрахування окремим пунктом у наказі про звільнення.

Ризики та нюанси:
Якщо працівник не звільняється, практичний і безпечний шлях – коригувати саме кількість днів майбутніх додаткових відпусток, а не намагатись стягнути вже виплачені відпускні напряму, оскільки закон прямо передбачає механізм утримання саме при звільненні, а не в поточному трудовому відношенні.

У вашій ситуації ключове завдання підприємства – коректно порахувати стаж для додаткової відпустки з урахуванням простою та відобразити перевикористані дні через зменшення майбутніх відпусток або відрахування при звільненні.