Порядок надання відпустки при наявності прогулів та днів без збереження

Ні, у вашій ситуації порушення щодо «неділимої» частини 14 днів не буде, тож можете надати ще 2 к.д., але надавати відпустку за майбутній робочий рік, який ще не почався, не можна.

Обґрунтування

1. Чому можна надати ще 2 к.д. зараз
Частина перша ст. 12 Закону про відпустки вимагає, щоб у межах одного робочого року при поділі щорічної відпустки хоча б одна безперервна частина становила не менше 14 к.дн.
Якщо на момент першого надання 8 к.дн. у працівника теоретично було право на 24 к.дн. (до врахування невключених у стаж періодів), вимога про 14 днів була дотримана, а вже потім відпустка без збереження зарплати та прогули зменшили стаж і фактичну тривалість щорічної відпустки. У таких випадках, коли неможливість сформувати 14 днів виникла через періоди, що не зараховуються до відпускного стажу, недотримання «14 к.дн.» вважають наслідком об’єктивних причин і воно не тягне відповідальності роботодавця (аналогічний висновок робиться щодо відпусток без збереження зарплати та прогулу в матеріалах про стаж і поділ відпустки та підтверджується підходом, коли після перерахунку залишок стає меншим 14 днів).

2. Як впливають 18 днів без збереження та прогули на тривалість
Час відпустки без збереження зарплати за згодою сторін за ст. 26 Закону про відпустки і відпустки за воєнним законодавством з 24.12.2023 не зараховується до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку, згідно зі змінами, внесеними Законом № 3494-IX, які доповнили ст. 26 Закону про відпустки частиною 4, а також з нормами ч. 3 ст. 12 Закону № 2136-ІХ про воєнний стан.
Крім того, прогули (відсутність без поважних причин) не входять до стажу для щорічної відпустки за п. 2 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки, до якого включається лише період вимушеного прогулу. Це означає, що за робочий рік працівник «заробить» менше 24 днів, але це не є порушенням, а лише наслідком об’єктивного скорочення стажу.

3. Чи є ризики через те, що до 30.09.2026 не буде 14 к.дн. безперервної частини
Якщо після перерахунку стажу за робочий рік 01.10.2025–30.09.2026 загальна належна тривалість щорічної відпустки становитиме, наприклад, 20–22 к.дн., а частина вже використана (8 к.дн. + 2 к.дн.), залишок буде меншим за 14 к.дн.
У схожих ситуаціях (коли спочатку частина відпустки надана правомірно, а потім через неоплачувані відпустки або інші періоди, що не входять до стажу, загальна тривалість скорочується, і «14 днів» фізично не набрати) вважається, що норма про неподільну частину об’єктивно не може бути виконана і це не утворює складу порушення, навіть попри формальну вимогу ст. 12 Закону про відпустки.
Тому надати ще 2 к.д. сьогодні можна, а те, що на кінець робочого року «безперервні» 14 днів не сформуються, не повинно спричинити штрафних санкцій, оскільки це наслідок періодів, які не зараховуються до відпускного стажу.

4. Чому не можна «дати за майбутній період» тільки тому, що в сумі буде 14 днів
За ст. 10 Закону про відпустки щорічна основна відпустка:

• надається за відпрацьований робочий рік;
• за другий і наступні роки може надаватись у будь-який час відповідного робочого року, але саме в межах цього року.
  Надання щорічної відпустки за майбутній робочий рік, який ще не почався, прямо не допускається і визнається таким, що суперечить закону. Тобто «добрати» дні за рахунок наступного робочого року раніше початку цього року не можна, навіть якщо загальна кількість днів у сумі за два роки перевищує 14.

Рекомендація:

Надати працівникові сьогодні 2 к.д. щорічної відпустки в межах фактично зароблених за поточний робочий рік днів, попередньо перерахувавши право з урахуванням 18 днів неоплачуваної відпустки та прогулів, і не переносити частину як «аванс» за майбутній робочий рік, який ще не настав.

Правильний перерахунок стажу і фіксація використаних днів у документах убезпечить роботодавця від претензій щодо порушення правил про поділ щорічної відпустки.