Змішаний кадровий облік: електронні та паперові документи в практиці

В електронному вигляді можна вести лише накази тимчасового строку зберігання.

Відповідно до п. 4 розд. І Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженому наказом Мін'юсту від 11.11.2014 р. № 1886/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#Text), при здійсненні електронного документообігу підприємства зобов'язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах – паперовій та електронній. Оскільки ж строк зберігання трудових договорів та наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання становить 75 років, то вести їх лише в електронній формі не можна – усі документи все одно доведеться роздруковувати у паперовому вигляді та збирати в окрему теку.

Також зверніть увагу, що Ви можете вести гібридну форму (паперові накази та накази з електронним підписом), але лише чітко розділяючи документи за категоріями, а не хаотично. Наприклад, у Положенні про ЕДО підприємства можна вказати, що накази тимчасового строку зберігання (про щорічні основні відпустки, відрядження тощо) ведуться тільки в електронному вигляді (ЕДО), а накази тривалого строку зберігання (про прийняття, переведення, звільнення і т.п.) – лише у паперовому. У такому разі у Вас буде два окремі журнали і дві окремі папки, що повністю відповідатиме законодавству.

Ознайомлення ж з наказами під час воєнного стану можна проводити у будь-якій формі – відповідно до ч. 2 ст. 7 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20/conv#n27) працівник та роботодавець можуть здійснювати за взаємною згодою обмін документами під час воєнного стану через засоби електронної комунікації.

Раді допомогти, звертайтесь ще!