Спочатку слід здійснити відбір документів, строки зберігання яких закінчилися.

Далі потрібно скласти у двох примірниках опис справ та акт про вилучення цих документів для знищення. (При цьому, до акта можна включати лише ті справи, строк зберігання яких минув 1 січня року, у якому складається акт.)

Далі оформлені належним чином описи справ та акти про вилучення та знищення документів передають на розгляд експертній комісії підприємства, яку потрібно створити наказом керівника. Затверджені експертною комісією акти разом із описами справ передають на розгляд експертно-перевірочної комісії державної архівної установи (далі – ЕПК).

Після схвалення актів ЕПК описи та акти затверджуються керівником підприємства. Для знищення справи передаються організаціям, які займаються переробкою вторинної сировини. При цьому складають накладні, де вказують вагу макулатури, яка передається на переробку (у подальшому номер накладної, дата здавання на переробку та вага макулатури наводяться в акті на знищення) . Акт знищення складається за формою, наведеною в додатку 15 до Порядку 1000/5. zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15 Якщо обсяги є незначними – до 20 кг, то документацію, що підлягає знищенню, можна спалити, про що слід зазначити в акті на знищення.

Раді допомогти, звертайтесь ще!