Заголовок тимчасово відсутній

Добрий день! Просимо роз'яснення стосовно того, чи можна за відсутності керівника підписати документ тривалого зберігання КЕПом, а потім, після повернення керівника, підписати паперову версію, яка буде зрегігатсь необхідну кількість років. Дякую!

ОК

Ольга, консультант

експерт

18.08.2023 | 14:48

Відповідь надано

Ні, не можна використовувати КЕП директора у період його відсутності.
У разі відсутності директора хтось має виконувати обов’язки і на цю людину краще видати довіреність від імені директора якщо це не суперечить нормам установчих документів (статуту). Якщо довірена особа буде діяти на підставі довіреності тоді вносити зміни щодо нового тимчасового підписанта до ЄДРПОУ не потрібно. Обов’язково виготовляємо КЕП на в.о. директора (зі статусом «директор») і лише після цих дій підписуємо документи, як електронні так і паперові примірники.
Щодо порядку підготовки документів постійного і тривалого строків зберігання для архіву / архівного підрозділу підприємства.
Важливо пам’ятати: для електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання обов’язково створюють копії з паперовим носієм інформації. Створення електронної та «паперової» форм документа може відбуватися як одночасно, так і в різний час.
У будь-якому разі оформлення копії електронного документа завершується накладанням КЕП особи, яка засвідчує її. Порядок засвідчення копій електронних документів на папері (із визначенням особи, якій надано право засвідчувати ці копії) має бути регламентований в індивідуальній інструкції з діловодства. Тобто особа, яка засвідчує паперові копії електронних документів - це не обов'язково директор, а якщо і він, то таке засвідчення може бути після закінчення відпустки.
Одразу після того, як завершиться експертиза цінності електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створюємо їх засвідчені паперові копії, щоб формувати у справи в паперовій формі та передати на архівне зберігання.
Тепер маємо нове поняття «уповноважений засвідчувач». На підприємстві розробляємо переліки документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також визначаємо уповноважених засвідчувачів служби діловодства та структурних підрозділів, які засвідчують копії документів, що створюються в електронній формі. Переліки документів і список уповноважених осіб затверджуємо розпорядчим документом, наприклад, наказом керівника підприємства. Раді допомогти, звертайтесь ще

ТБ

Бондаренко Тетяна

22.05.2026 | 07:44

Інше

Відповідь надано