Посадова інструкція секретаря керівника

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________» (назва підприємства)

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор Товариства з обмеженою відповідальністю «________________» підпис   Ім’я ПРІЗВИЩЕ  «__» ________ 20__ р.

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

секретаря керівника

(Код КП - 4115)

1. Загальні положення

1.1. Посадова інструкція визначає функціональні обов’язки, права та відповідальність секретаря керівника (далі — секретар) підприємства.

1.2. Безпосередньо підпорядковується керівнику підприємства.

1.3. Призначається на посаду та звільняється з неї наказом керівника підприємства.

1.4. У роботі керується законодавством України, статутом підприємства, правилами внутрішнього трудового розпорядку, положенням про комерційну таємницю підприємства, положенням про порядок обробки та захисту персональних даних працівників та контрагентів, організаційно-розпорядчими документами підприємства з відповідних питань, а також посадовою інструкцією.

1.5. За відсутності секретаря (хвороба, відпустка, відрядження тощо) його обов’язки виконує інший працівник, призначений керівником підприємства в порядку, передбаченому законодавством.

 

2. Завдання та обов’язки

2.1. Забезпечує та обслуговує роботу керівника підприємства.

2.2. Працює з документальною інформацією і документами, необхідними для керівництва, управління і взаємодії структурних підрозділів.

2.3. Одержує необхідні керівнику відомості від підрозділів або виконавців, викликає за його дорученням працівників.

2.4. Використовує засоби обчислювальної, друкарської та іншої офісної техніки.

2.5. Забезпечує робоче місце керівника канцелярським приладдям, створює сприятливі умови для його продуктивної роботи.

2.6. Організує телефонні переговори керівника, приймає і передає телефонограми, записує за відсутності керівника прийняті повідомлення і доводить до його відома їх зміст.

2.7. Готує та організовує засідання і наради, які проводить керівник (збирає необхідні матеріали, повідомляє учасників про час, місце і порядок денний засідання або наради, реєструє тощо), оформляє протоколи.

2.8. Передає і приймає інформацію за допомогою приймально-передавальних пристроїв.

2.9. Веде діловодство, приймає кореспонденцію, яка надходить на ім’я керівника, систематизує її відповідно до прийнятого на підприємстві порядку і передає після розгляду керівником у підрозділи або конкретним виконавцям для використання в процесі їх роботи або підготовки відповіді.

2.10. Пильнує за строками і визначає причини несвоєчасного виконання доручень, взятих на контроль, інформує керівника про їх виконання.

2.11. Приймає і передає документи на підпис керівнику.

2.12. Організовує прийом відвідувачів, сприяє оперативності розгляду заяв і пропозицій працівників.

2.13. Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені строки здає в архів.

2.14. Вивчає діловодство, документознавство і використання організаційної техніки, застосовує сучасні технічні засоби і технологічні процеси оброблення документів і документної інформації.

2.15. Виконує окремі службові доручення керівника підприємства.

 

3. Права

Має право:

3.1. Ознайомлюватися з проектами рішень керівництва підприємства щодо його роботи.

3.2. Вносити на розгляд керівництва пропозиції з удосконалення роботи передбаченої посадовою інструкцією.

3.3. У межах компетенції повідомляти керівнику про виявлені недоліки в діяльності підприємства та вносити пропозиції щодо їх усунення.

3.4. Вимагати та отримувати (особисто або за дорученням керівника) у керівників структурних підрозділів та фахівців інформацію і документи, необхідні для виконання посадових обов’язків секретаря.

3.5. Вимагати від керівництва сприяння у виконанні посадових обов’язків.

 

4. Відповідальність

Може бути притягнутий до відповідальності за:

4.1. Неналежне виконання або невиконання посадових обов’язків, передбачених посадовою інструкцією, — в межах законодавства України про працю.

4.2. Правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, — в межах адміністративного, кримінального та цивільного законодавства України.

4.3. Завдання матеріальної шкоди — в межах цивільного законодавства та законодавства про працю України.

 

5. Повинен знати

5.1. Постанови, розпорядження, накази, положення, інструкції та інші керівні матеріали з діловодства.

5.2. Організацію і зміст роботи керівника підприємства.

5.3. Правила користування технічними засобами оброблення документів, усної та письмової документної інформації, комп’ютерами і друкарськими машинами.

5.4. Технологічні процеси оброблення інформації.

5.5. Стандарти систем організаційно-розпорядчої документації.

5.6. Ділову мову і етику службових стосунків.

5.7. Правила внутрішнього трудового розпорядку, інші локальні акти підприємства.

5.8. Нормативно-правові акти у сфері захисту персональних даних.

 

6. Кваліфікаційні вимоги

Повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта або повна загальна середня освіта та професійна підготовка на виробництві. Без вимог до стажу роботи.

 

7. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою

Секретар взаємодіє з керівниками та іншими працівниками всіх структурних підрозділів підприємства, а також із представниками інших організацій з питань, що належать до його компетенції.