Посадова інструкція директора з управління персоналом (який є відповідальним за ведення військового обліку)

 

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________» (назва підприємства)

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор Товариства з обмеженою відповідальністю «________________» підпис             Ім’я ПРІЗВИЩЕ  «__» ________ 20__ р.

 

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

директора з управління персоналом

(Код КП - 1232)

 

1. Загальні положення

1.1.      Ця посадова інструкція визначає функціональні обов’язки, права та відповідальність директора з управління персоналом підприємства.

1.2.      Директор з управління персоналом належить до професійної групи «Керівники».

1.3.      Директор з управління персоналом приймається на посаду та звільняється з неї наказом директора підприємства.

1.4.      Директор з управління персоналом безпосередньо підпорядковується директору підприємства. Директору з управління персоналом безпосередньо підпорядковуються начальник управління персоналом, начальник відділу кадрів.

1.5.      Документи, якими керується у роботі директор з управління персоналом:

1.5.1.   Зовнішні документі: чинне законодавство України щодо діяльності підприємств відповідного виду економічної діяльності, діяльності служб управління персоналом та трудове законодавство;

1.5.2.   Внутрішні документи: Статут (Положення) підприємства, накази та розпорядження директора підприємства, Колективний договір, Положення про управління персоналом і відділ кадрів, Правила внутрішнього трудового розпорядку, ця посадова інструкція.

1.6.      Головна функція директора з управління персоналом (мета діяльності на посаді) — керівництво створенням, підтриманням та покращенням системи управління персоналом на підприємстві, яка забезпечує ефективну роботу всіх працівників підприємства, а також керівництво спеціалізованими структурними підрозділами підприємства з різних напрямків роботи з управління персоналом.

1.7.      Робоче місце директор з управління персоналом знаходиться в окремому кабінеті адміністративного офісу підприємства та обладнане телефонним апаратом і персональним комп’ютером, який підключено до локальної мережі підприємства та Інтернету, а також відповідною оргтехнікою, місцями зберігання документації (сейфом), бібліотекою літератури з управління персоналом.

1.8.      У разі відсутності директора з управління персоналом на робочому місці (хвороба, відпустка, відрядження тощо) виконання його обов’язків забезпечує у межах компетенції та наданих повноважень начальник управління  персоналом (інший керівник).

1.9.      Оригінал цієї посадової інструкції зберігається у відділі кадрів підприємства, одна копія знаходиться у директора підприємства і друга копія - у директора з управління персоналом.

1.10.    У разі перерозподілу обов’язків між працівниками підприємства до цієї посадової інструкції за наказом директора підприємства можуть бути внесені зміни або доповнення відповідно до чинного законодавства.

 

2.   Завдання та обов’язки

Директор з управління персоналом виконує такі функціональні завдання та обов’язки:

2.1.      Бере участь у керівництві підприємством у межах делегованих йому повноважень щодо управління персоналом на підприємстві.

2.2.      Організовує управління формуванням, використанням та розвитком персоналу підприємства на основі максимальної реалізації трудового потенціалу кожного працівника.

2.3.      Очолює роботу з формування кадрової політики, визначення її основних напрямів відповідно до стратегії розвитку підприємства та заходів з її реалізації.

2.4.      Бере участь у розробленні бізнес-планів підприємства із забезпечення його трудовими ресурсами.

2.5.      Організовує проведення досліджень, розроблення та реалізацію комплексу планів та програм щодо роботи з персоналом з метою залучення та закріплення на підприємстві працівників потрібних спеціальностей та кваліфікації на основі застосування наукових методів прогнозування та планування потреби в кадрах, з урахуванням забезпечення збалансованості розвитку виробничої та соціальної сфери, раціонального використання кадрового потенціалу з урахуванням перспектив його розвитку та розширення самостійності в сучасних економічних умовах.

2.6.      Проводить роботу з формування та підготовки резерву кадрів для висунення на керівні посади на основі політики планування кар’єри, створення системи безперервної підготовки персоналу.

2.7.      Організовує та координує розроблення комплексу заходів з підвищення мотивації праці працівників усіх категорій на основі реалізації гнучкої політики матеріального стимулювання, покращення умов праці, підвищення її змістовності та престижності, раціоналізації структур та штатів, зміцнення дисципліни праці.

2.8.      Визначає напрями роботи з управління соціальними процесами на підприємстві, створення сприятливого соціально-психологічного клімату в колективі, стимулювання й розвитку форм участі працівників в управлінні виробництвом, створення соціальних гарантій, умов для ствердження здорового способу життя, підвищення змістовності використання вільного часу працюючих з метою підвищення їх трудового потенціалу.

2.9.      Забезпечує організацію та координацію проведення досліджень із створення нормативно-методичної бази управління персоналом, вивчення та узагальнення передового досвіду з питань нормування та організації праці, оцінки персоналу, професійного добору та професійної орієнтації, впровадження методичних та нормативних розробок у практику.

2.10.    Контролює додержання норм трудового законодавства у роботі з персоналом.

2.11.    Консультує керівників вищого рівня, а також керівників підрозділів з усіх питань, які пов’язані з персоналом.

2.12.    Забезпечує періодичну підготовку та своєчасне подання аналітичних матеріалів щодо соціальних та кадрових питань на підприємстві, складає прогнози розвитку персоналу, виявляє проблеми, що виникають, та готує можливі варіанти їх рішення.

2.13.    Забезпечує постійне вдосконалення процесів управління персоналом підприємства на основі впровадження соціально-економічних та соціально-психологічних методів управління, передових технологій кадрової роботи, створення та ведення банку даних персоналу, стандартизації та уніфікації кадрової документації, застосування засобів обчислювальної техніки, комунікацій та зв’язку.

2.14.    Здійснює керівництво та координацію діяльності структурних підрозділів підприємства, які забезпечують управління персоналом, забезпечує дотримання ними вимог їх посадових інструкцій.

2.15.    Сприяє встановленню ефективних виробничих (службових) взаємовідносин і зв’язків між працівниками підприємства.

2.16.    Організовує своєчасне проведення необхідного обліку та складання встановленої звітності з управління персоналом.

2.17.    Аналізує та узагальнює інформацію з управління персоналом, продумує нові ідеї у зазначеній сфері, відповідні управлінські рішення, соціальні технології

2.18.    Застосовує світовий досвід і передову вітчизняну практику у сфері управління персоналом.

2.19.    З метою ведення персонального військового обліку забезпечує (здійснює):

— надсилання в семиденний строк з дня видання наказу про прийняття на роботу, звільнення з роботи до ТЦК та СП повідомлень про зміну облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів;

— виготовлення друкарським способом Правил військового обліку і їх вивішування їх на видному місці в загальнодоступних приміщеннях підприємства, проведення роз’яснювальної роботи щодо виконання ними Правил військового обліку;

— ведення списків персонального військового обліку повноту та забезпечення достовірності облікових даних, що вносяться до них;

— внесення у п’ятиденний строк з дня подання документів змін облікових даних до списків персонального військового обліку, а також надсилання щомісяця до 5 числа до ТЦК та СП повідомлень про зміну таких облікових даних;

— взаємодію з ТЦК та СП щодо строків та способів звіряння даних списків персонального військового обліку, внесення змін до них, а також щодо оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів та подання до їх вимогу відомостей про призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які знаходяться на персональному військовому обліку;

— приймання від призовників, військовозобов’язаних та резервістів під розписку у бланках розписок їх військово-облікових документів для подання таких документів до ТЦК та СП з метою їх звіряння з обліковими даними.

— інформування ТЦК та СП про призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які порушують Правила військового обліку;

— оформлення документів, необхідних для бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час;

— ведення та зберігання журналу обліку результатів перевірки стану військового обліку;

— направлення до ТЦК та СП військовозобов’язаних та резервістів протягом семи днів з дня досягнення ними граничного віку перебування в запасі для їх виключення з військового обліку.

2.20. Вносить інформацію про чисельність призовників, військовозобов’язаних та резервістів до відомості оперативного обліку зазначених категорій (в електронній та/або паперовій формі), яку зберігає разом із списками персонального військового обліку.

2.21. Під час складання та ведення списків персонального військового обліку забезпечує:

— проставлення інформації про наявність мобілізаційного розпорядження “так або ні”;

— облік осіб, як військовозобов’язаних, яким видано мобілізаційні розпорядження;

— внесення до списків, а також до відомості оперативного обліку у п’ятиденний строк інформації про прийняття на роботу призовників, військовозобов’язаних або резервістів, а також про їх звільнення з роботи;

— збереження у списках до кінця поточного року відомостей щодо осіб, виключених з персонального військового обліку, з відображенням інформації про їх чисельність у відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

2.22. Формує:

— списки у справу, які зберігаються разом із копіями військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів;

— окрему справу, у якій зберігає копії військово-облікових документів громадян, які були виключені (зняті) з військового обліку районними (міськими) територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки, органами СБУ, відповідними підрозділами розвідувальних органів, крім тих, які досягли граничного віку перебування в запасі.

2.23. Підписує сам, а також подає на підпис директору підприємства списки персонального військового обліку та відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів щороку до 25 січня (станом на 1 січня).

2.24. Реєструє списки персонального військового обліку, а також відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів у відділі діловодства підприємства.

2.25. Повідомляє ТЦК та СП про призначення або звільнення (увільнення) керівників та інших працівників підприємства, відповідальних за організацію та ведення військового обліку, в семиденний строк з дати видання наказу про призначення, звільнення (увільнення) зазначених осіб.

2.26. Затверджує графіки звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з відповідними військово-обліковими документами, а також здійснює зазначене звіряння згідно з графіками, зокрема:

— під час звіряння перевіряє наявність та стан військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів;

— у п’ятиденний строк з дня проведення звіряння вносить до списків персонального військового обліку зміни облікових даних, виявлені під час їх звіряння, та надсилає щомісяця до 5 числа до ТЦК та СП повідомлення про зміну облікових даних (у разі наявності).

2.27. Звіряє дані списків персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які працюють на підприємстві (не рідше одного разу на рік відповідно до графіка звіряння, затвердженого розпорядженням голови відповідної районної ради), з обліковими даними документів ТЦК та СП:

— на території відповідальності якого воно перебуває, для чого у визначені графіком звіряння строки прибуває до зазначеного ТЦК та СП;

— що розташовані на території інших адміністративно-територіальних одиниць, для чого надсилає у двох примірниках витяги із списків персонального військового обліку, а також копії військово-облікових документів до зазначених ТЦК та СП.

2.28. Вносить результати звіряння до журналу обліку результатів перевірок стану військового обліку (після проведення звіряння і отримання (повернення) від ТЦК та СП одного примірника витягу із списків персонального військового обліку з відміткою про звіряння з підписом посадової особи та гербовою печаткою).

2.29. У разі надходжень на підприємство розпоряджень ТЦК та СП щодо оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів про їх виклик:

— готує проєкт наказу про оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів;

— після підписання зазначеного наказу забезпечує його доведення до відома відповідних осіб під особистий підпис, а в разі виконання такими особами дистанційної, надомної роботи, у період їх тимчасової непрацездатності, перебування у відпустці або у відрядженні — рекомендованим поштовим відправленням, поштовим відправленням з оголошеною цінністю з описом вкладення у частині, що стосується їх прибуття до ТЦК та СП у визначені ним строки;

— надсилає до ТЦК та СП копію зазначеного наказу та підтвердну інформацію або документи про здійснення оповіщення в триденний строк;

— забезпечує в межах компетенції вручення призовникам, військовозобов’язаним та резервістам повістки про явку за викликом до ТЦК та СП (за наявністю);

— готує письмове повідомлення до ТЦК та СП з наданням витягів з наказів про призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які тимчасово непрацездатні, (перебувають у відпустці, у відрядженні тощо) та направляє його до ТЦК та СП;

— контролює за результатами оповіщення та прибуттям призовників, військовозобов’язаних та резервістів до ТЦК та СП.

2.31. Готує проєкт повідомлення про жінок, які працюють на підприємстві та які здобули освіту за медичною або фармацевтичною спеціальністю і не перебувають на військовому обліку в ТЦК та СП, та направляє його до ТЦК та СП.

2.32. Бере участь в усуненні виявлених недоліків ТЦК та СП під час проведення перевірки стану військового обліку підприємства, а також готує відповідну інформацію для директора підприємства.

2.33. Постійно підвищує свою професійну кваліфікацію згідно з вимогами чинного законодавства

2.34.    Дотримується правил і норм охорони праці, пожежної безпеки, а також забезпечує їх дотримання у підпорядкованих структурних підрозділах.

 

3.   Права

Директор з управління персоналом має право:

3.1.      Приймати в межах своєї компетенції управлінські рішення щодо керівництва роботою з управління персоналом на підприємстві.

3.2.      Вносити пропозиції директору підприємства щодо вдосконалення системи управління персоналом на підприємстві, які виходять за межі його повноважень.

3.3.      Вирішувати питання у встановленому порядку щодо заповнення вакансій серед працівників підпорядкованих структурних підрозділів підприємства.

3.4.      У межах своїх повноважень залучати працівників підприємства до проведення робіт, що пов’язані із вирішенням різних питань у сфері управління персоналом.

3.5.      Підписувати та візувати документи у межах своєї компетенції.

3.6.      У межах компетенції видавати керівникам структурних підрозділів підприємства обов’язкові для виконання розпорядження щодо усунення наявних недоліків у сфері управління персоналом, одержувати від них необхідні відомості, документацію і пояснення із зазначених питань.

3.7.      У межах наданих повноважень притягувати до відповідальності посадових осіб та працівників підприємства, які порушують вимоги щодо дотримання вимог трудового законодавства або політику підприємства у сфері управління персоналом.

3.8.      У межах наданих повноважень заохочувати працівників підпорядкованих структурних підрозділів підприємства, та надавати пропозиції щодо заохочування інших працівників підприємства.

 

4.   Відповідальність

4.1.      Директор з управління персоналом несе відповідальність за:

4.1.1.   Невиконання або неналежне виконання покладених на нього завдань та обов’язків, а також неналежне використання наданих прав.

4.1.2.   Правопорушення, здійснені в процесі виконання своїх обов’язків, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним, трудовим і цивільним законодавством України. 

4.1.3.   Несанкціоноване розголошення комерційної таємниці підприємства. 

4.1.4.   Вчинення матеріальної шкоди підприємству з власної провини - у межах чинного законодавства.

4.1.5.   Недотримання норм і правил охорони праці та пожежної безпеки під час виконання своїх посадових обов’язків та обов’язків підпорядкованим персоналом.

4.1.6.   Невиконання інших вимог цієї посадової інструкції.

4.2.      Оцінювання роботи директора з управління персоналом здійснює директор підприємства. Основними показниками при оцінюванні роботи директора з персоналу є своєчасність та повнота виконання ним своїх посадових обов’язків, дотримання вимог організаційно-розпорядчих документів підприємства з питань управління персоналом, показники плинності кадрів на підприємстві, заповнення вакансій на підприємстві, результати  перевірок сфери управління персоналом (кадрової роботи) відповідними контролюючими органами та результати аудитів кадрової документації.

4.3. Недотримання вимог нормативно-правових актів щодо організації та ведення військового обліку на підприємствах, зокрема за такі дії (або бездіяльність) з його вини, що призвели до:

— несвоєчасного оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів про їх виклик до ТЦК та СП;

— несвоєчасного подання до ТЦК та СП документів, необхідних для ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів;

— порушення термінів звірки відповідної документації з військового обліку.

 

5.         Повинен знати

Директор з управління персоналом повинен знати:

5.1.      законодавчі та інші нормативно-правові акти, методичні матеріали з питань регулювання галузі (виду економічної діяльності), до якої належить підприємство та управління персоналом;

5.2.      цілі, стратегію розвитку та бізнес-план підприємства;

5.3.      профіль, спеціалізацію та особливості структури підприємства;

5.4.      етику ділового спілкування та ведення переговорів;

5.5.      методику планування та прогнозування потреб персоналу;

5.6.      методи аналізу кількісного та якісного складу працюючих;

5.7.      систему стандартів з праці, трудових та соціальних нормативів;

5.8.      основи цивільного, адміністративного і господарського права;

5.9.      трудове законодавство, у тому числі порядок укладення трудових договорів, тарифних угод та регулювання трудових спорів;

5.10.    економіку, соціологію та психологію праці;

5.11.    сучасні теорії управління персоналом та його мотивації;

5.12.    форми й системи оплати праці, її стимулювання;

5.13.    методи оцінки ефективності діяльності працівників та результатів їх праці;

5.14.    передові технології кадрової роботи;

5.15.    стандарти та уніфіковані форми кадрової документації;

5.16.    основи технології виробництва;

5.17.    економіку та організацію виробництва;

5.18.    засоби обчислювальної техніки, комунікацій та зв’язку;

5.19.    правила й норми з охорони праці, виробничої санітарії та пожежної безпеки.

5.20.    Нормативно-правові акти, що стосуються ведення військового обліку, а також норми КЗпП.

 

6.   Кваліфікаційні вимоги

Другий (магістерський) рівень вищої освіти відповідного напряму підготовки (галузі знань). Післядипломна освіта в галузі управління. Стаж роботи за професіями керівників нижчого рівня — не менше 5 років. Підвищення кваліфікації з військового обліку не рідше одного разу на п’ять років.

 

7.   Взаємовідносини (зв’язки) за посадою

Для виконання обов’язків та реалізації своїх прав директор з управління персоналом взаємодіє із:

7.1.      іншими директорами з окремих напрямків роботи на підприємстві з питань що стосуються забезпечення ефективної роботи підприємства, у тому числі шляхом забезпечення ефективного використання людських ресурсів підприємства;

7.2.      керівниками безпосередньо підпорядкованих структурних підрозділів підприємства з питань організації і контролю їх роботи;

7.3.      керівництвом бухгалтерії підприємства з питань забезпечення своєчасних і повних розрахунків по заробітній платі та іншим відповідним виплатам працівникам підприємства;

7.4.      начальник юридичного відділу з питань правового забезпечення сфери управління персоналом, правової експертизи відповідних документів, участі у вирішенні трудових спорів на підприємстві;

7.5.      керівниками інших структурних підрозділів підприємства з питань координації і контролю їх роботи у сфері використання людських ресурсів, з інших питань управління персоналом;

7.6.      представниками профспілкових органів та/або трудового колективу з питань, що пов’язані із соціальних захистом працівників підприємства, дотримання їх прав у сфері праці;

7.7.      представниками контролюючих органів у сфері трудового законодавства з питань дотримання трудового законодавства, виявлення і усунення недоліків у зазначеній сфері на підприємстві;

7.8.      представниками навчальних закладів з питань підготовки кадрів для підприємства, підвищення їх кваліфікації;

7.9.      представниками центрів зайнятості, кадрових агентств тощо з питань набору персоналу на підприємстві, заповнення наявних вакансій;

7.10     представниками правоохоронних органів з питань розслідування відповідних правопорушень, (злочинів) скоєних працівниками підприємства, а також профілактики відповідних правопорушень.

7.11     представниками інших підприємств, установ, організацій з питань, що належать до сфери їх компетенції та повноважень.

7.12     представниками ТЦК та СП — з питань військового обліку, що належать до його компетенції.