Посадова інструкція завідувача експедиції

 

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________» (назва підприємства)

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор Товариства з обмеженою відповідальністю «________________» підпис       Ім’я ПРІЗВИЩЕ  «__» ________ 20__ р.

Посадова інструкція завідувача експедиції

(код КП 1222.2)

 

1. Загальні положення

1.1. Ця посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права та відповідальність  завідувача експедиції підприємства.

1.2.  Завідувач експедиції належить до професійної групи «Керівники».

1.3. Завідувач експедиції призначається на посаду та звільняється з неї наказом директора підприємства за поданням заступника директора (або без подання).

1.4. Завідувач експедиції безпосередньо підпорядковується заступнику директора підприємства (іншому керівнику). Завідувачу експедиції підпорядковуються усі працівники служби експедиції підприємства.

1.5.  У своїй діяльності завідувач експедиції керується законодавчими та іншими нормативно-правовими (нормативно-технічними) актами України, що є чинними для відповідної галузі та виробництва, Статутом (Положенням) підприємства, Положенням про систему управління якістю на підприємстві (Керівним документом з якості на підприємстві), Положенням про службу експедиції підприємства, Правилами внутрішнього трудового розпорядку, наказами і розпорядженнями директора підприємства (заступника директора) з відповідних питань, відповідними інструкціями з охорони праці, цією посадовою інструкцією.

1.6.  Головна функція  завідувача експедиції (мета діяльності на посаді)  – здійснення керівництва роботою експедиції, організація роботи з приймання, оброблення, відправлення за призначенням вантажів, документів, кореспонденції, забезпечення їх зберігання та своєчасного доставлення адресатам.

1.7.  Робоче місце  завідувача експедиції знаходиться у кабінеті завідувача експедиції підприємства, за умовами праці відповідає чинним нормативним документам і стандартам та обладнане сучасними засобами зв'язку і комунікації, персональним комп'ютером, якого підключено до локальної мережі підприємства та Інтернету, а також відповідною оргтехнікою, місцями зберігання документації (сейфом), бібліотечкою інформаційних матеріалів з відповідних питань.

1.8. У разі відсутності завідувача експедиції на робочому місці (хвороба, відпустка, відрядження тощо) виконання його обов'язків забезпечує у межах компетенції інший працівник підприємства (служби експедиції) відповідної кваліфікації за розпорядженням заступника директора підприємства (директора підприємства).

1.9.  Оригінал цієї посадової інструкції зберігається у відділі кадрів підприємства, 1-а копія – у заступника директора підприємства, 2-а копія - у завідувача експедиції.

1.10.    У разі перерозподілу обов'язків між керівними працівниками підприємства до цієї посадової інструкції за наказом директора підприємства можуть бути внесені зміни або доповнення відповідно до чинного законодавства.

 

2. Завдання та обов'язки

 Завідувач експедиції виконує такі функціональні завдання та обов'язки:

2.1. Здійснює керівництво роботою експедиції.

2.2. Організовує роботу з приймання, оброблення, відправлення за призначенням вантажів, документів, кореспонденції, що надходять, забезпечення їх зберігання та своєчасного доставляння адресатам.

2.3.  Складає інструкції із супроводження вантажів та документів, які проходять через експедицію.

2.4. Бере участь у перевірках цілісності упаковки (тари) та наявності вкладень згідно із супровідними документами, у необхідних випадках у складанні актів на виявлену недостачу або псування.

2.5. Вживає заходів щодо забезпечення працівників експедиції засобами механізації праці, інвентарем, обладнанням, стежить за їх правильною експлуатацією і технічно справним станом.

2.6. Здійснює контроль за наявністю необхідних видів транспорту, організацією правильного транспортування, проведенням вантажно-розвантажувальних робіт, розміщенням та укладанням вантажів, документів і кореспонденції, правильним оформленням приймально-здавальної документації.

2.7. Організовує роботу з ведення обліку, складання встановленої звітності, підготовки довідок про додержання строків доставки.

2.8. Забезпечує необхідний режим зберігання вантажів, документів і кореспонденції під час їх транспортування

2.9. Аналізує стан виконання планів, організації робіт, виконавської майстерності підпорядкованих працівників.

2.10.    Удосконалює форми мотивації праці підпорядкованих працівників відповідно до їх професійних та ділових якостей, складності та умов праці, результатів господарської діяльності підприємства.

2.11.    У межах компетенції бере участь у розробці, впровадженні та функціонуванні за напрямком своєї роботи системи управління якістю на підприємстві, дотримується відповідних настанов (інструкцій, стандартів тощо) з якості.

2.12.    У встановленому порядку підвищує свою професійну кваліфікацію, а також упроваджує заходи щодо професійного розвитку підпорядкованих працівників з метою досягнення високих економічних результатів.

2.13.    Дотримується правил і норм охорони праці, пожежної безпеки, охорони навколишнього середовища, а також контролює їх дотримання підпорядкованими працівниками.

 

3.  Права

Для виконання своїх функцій  завідувач експедиції має право:

3.1.  Давати вказівки підпорядкованим працівникам.

3.2. Вносити пропозиції заступнику директора підприємства з питань підвищення ефективності своєї діяльності.

3.3.  Отримувати від структурних підрозділів підприємства доречні матеріали та інформацію, необхідну для виконання своїх посадових обов'язків.

3.4. Брати участь у вирішенні відповідних питань щодо функціонування на підприємстві системи управління якістю у відповідності до своєї компетенції.

3.5.  Ознайомлюватися із всіма документами, які визначають його права та обов'язки, критерії оцінювання якості виконання ним своїх посадових обов'язків.

3.6.  У межах компетенції (за дорученням) представляти інтереси підприємства перед сторонніми підприємствами, установами, організаціями, взаємодіяти з їх представниками, вести з ними переговори та ділове листування з відповідних питань.

3.7.      Підписувати та візувати документи у межах своєї компетенції.

 

4. Відповідальність

4.1.   Завідувач експедиції несе відповідальність за:

4.1.1.   Неналежне виконання вимог законодавства та організаційно-розпорядчих документів підприємства, що стосуються його напрямку діяльності.

4.1.2.   Недотримання вимог (процесів, процедур, протоколів, стандартів) чинної на підприємстві системи управління якістю.

4.1.3. Перевищення або недостатнє використання своїх повноважень, визначених цією посадовою інструкцією та іншими відповідними документами підприємства.

4.1.4.   Вчинення матеріальних збитків підприємству з власної провини у межах, встановлених чинним законодавством України.

4.1.5.   Невиконання або неналежне виконання інших своїх посадових обов'язків згідно з цією посадовою інструкцією.

4.1.6.   Недотримання правил і норм охорони праці, пожежної безпеки, охорони навколишнього середовища.

4.2. Оцінювання роботи завідувача експедиції здійснює заступник директора підприємства. Основними показниками при оцінюванні роботи завідувача експедиції є своєчасність та повнота виконання ним своїх посадових обов'язків, дотримання вимог організаційно-розпорядчих документів підприємства, що стосуються його напрямків діяльності, вимог чинної на підприємстві системи управління якістю.

 

5.  Повинен знати

 Завідувач експедиції повинен знати:

5.1. постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи органів вищого рівня, що стосуються організації діловодства;

5.2.   структуру підприємства;

5.3.    прийоми і методи оброблення кореспонденції;

5.4.    організацію діловодства:

5.5.     організацію вантажно-розвантажувальних робіт;

5.6.      порядок приймання та здавання вантажів;

5.7.      адреси основних постачальників вантажів, їх складів;

5.8.      форми документів на приймання і відправлення вантажів та правила їх оформлення;

5.9.      порядок складання вимог на транспорт;

5.10.    особливості транспортування, складування і зберігання експедируваних матеріалів;

5.11.    порядок реєстрації відправників та одержувачів вантажів, документів та кореспонденції, організацію контролю за їх доставкою;

5.12.    установлену звітність;

5.13.    засоби механізації праці;

5.14.    спеціальне устаткування та інвентар;

5.15.    основи економіки, організації праці та управління;

5.16.    основи трудового законодавства

5.17.    вимоги (настанови, стандарти, інструкції, процеси тощо) впровадженої на підприємстві системи управління якістю за профілем своєї діяльності

5.18.    методи обробки інформації з використанням сучасних технічних засобів комунікацій і зв'язку, комп'ютерів, відповідні прикладні програмні засоби;

5.19.    правила і норми охорони праці, виробничої санітарії, пожежної безпеки, охорони навколишнього середовища..

 

6. Кваліфікаційні вимоги

Початковий рівень (короткий цикл) або перший (бакалаврський) рівень вищої освіти відповідного напряму підготовки (галузі знань). Стаж роботи за професійним спрямуванням - не менше 1 року.

 

7. Взаємовідносини (зв'язки) за посадою

Для виконання обов'язків та реалізації своїх прав  завідувач експедиції взаємодіє із:

7.1.   іншими керівними працівниками підприємства з питань координації і взаємодії у роботі, надання та отримання відповідної інформації (матеріалів, документів тощо);

7.2.   керівниками (іншими працівниками) інших структурних підрозділів підприємства з питань надання та отримання відповідної інформації (матеріалів, документів тощо);

7.3.   представниками інших (сторонніх) підприємств, установ, організацій у межах компетенції з питань, що представляють спільний інтерес для зазначених організацій та підприємства або що пов'язані з повноваженнями сторонніх організацій у відповідних сферах.