Примірна форма службового листа (додаток 42, наказ Мін’юсту від 09.07.2026 №1860/5)

Додаток 42

до наказу Міністерства юстиції України

від 09.07.2026 №1860/5

Примірна форма

службового листа

 

________________________________ (найменування юридичної особи)   ________________________________ (довідкові дані про юридичну особу) ________________________________ (код ЄДРПОУ)   На №________ від ___________ _____________ № ___________   Про _____________________ _________________________     Адресат      __________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Відмітка про наявність додатка(-ів) (за наявності)     Назва посади керівника юридичної особи Підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ     Віза (за потреби)               Відомості про виконавця листа   Відмітка про надходження службового листа

 

ОПИС

примірної форми службового листа

 

1. Службовий лист оформлюється на бланку листа (як із кутовим, так і з поздовжнім розташуванням реквізитів) (за наявності) або на аркушах формату А4.

 

2. На службовому листі проставляється:

у лівому верхньому куті першої сторінки – повне найменування юридичної особи, яке зазначається відповідно до повного найменування, зазначеного у статуті чи положенні про юридичну особу, та найменування структурного підрозділу юридичної особи, якщо його керівник має право підписувати службові листи, що офіційно зафіксовано в положенні про структурний підрозділ;

нижче найменування юридичної особи чи її структурного підрозділу – довідкові дані про юридичну особи, які містять поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, адресу електронної пошти, адресу офіційного вебсайту тощо):

нижче довідкових даних – код юридичної особи за Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України;

нижче коду юридичної особи за Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України – дата та реєстраційний індекс, який надається за журналом або електронною реєстраційно-моніторинговою карткою, призначеними для реєстрації вихідних документів;

нижче дати та реєстраційного індексу – заголовок до тексту;

у правому верхньому куті першої сторінки – реквізит «Адресат», який може міститипоштову адресу, що оформлюється відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України
від 05 березня 2009 року № 270.

У разі надання відповіді на вхідний лист зазначають його реєстраційний індекс та дату.

 

3. Назва виду документа не оформлюється за винятком гарантійних листів.

 

4. Текст службового листа містить інформацію, заради фіксування якої він створюється, та яка стосується питання, сформульованого в заголовку до тексту.

 

5. Під текстом службового листа проставляється відмітка про наявність додатків (за наявності).

 

6. Службовий лист візується у порядку, встановленому в інструкції з діловодства юридичної особи, та підписується її керівником або іншою посадовою особою (заступником керівника юридичної особи, керівником структурного підрозділу), яка має право підпису службового листа. Гарантійний лист підписують керівник юридичної особи і головний бухгалтер.

 

7. Підписи посадових осіб у гарантійних листах і деяких інших видах службових листів, зміст яких стосується фінансових питань, скріплюється печаткою юридичної особи(за наявності).

 

8. У нижньому правому куті першої сторінки проставляється відмітка про надходження службового листа до адресата, яка складається з дати надходження документа та вхідного реєстраційного індексу, що надається за журналом або електронною реєстраційно-моніторинговою карткою, призначеними для реєстрації вхідних документів юридичної особи.

_______________________