Щорічна основна та додаткова відпустки: чи можна поєднати в одному наказі

Види щорічних відпусток

Як відомо, умови, тривалість та порядок надання відпусток працівникам визначають Закон України «Про відпустки» та Кодекс законів про працю України. Відповідно до законодавства встановлено такі види щорічних відпусток: основна відпустка (ст. 6 Закону); додаткова відпустка за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці (ст. 7 Закону); додаткова відпустка за особливий характер праці (ст. 8 Закону); інші додаткові відпустки, передбачені законодавством. Основна відпустка – це відпустка право на яку мають всі працівники, а додаткову відпустку надають понад тривалість основної відпустки за однією з підстав.

Оформлення надання працівникові відпустки будь-якого виду здійснюється шляхом видання розпорядчого документа. Найпоширеніший вид такого документа – наказ з кадрових питань. У військових чи воєнізованих структурах такі накази мають традиційну назву – накази з особового складу. В окремих установах, передусім це місцеві адміністрації чи органи місцевого самоврядування, таким видом розпорядчого документа відповідно до законодавства про них є розпорядження.

У практичній діяльності кадрових служб часто виникає питання: чи можна до одного наказу про надання відпустки працівникові включати пункти про надання йому щорічної основної відпустки чи її частини та про надання щорічної додаткової відпустки? Детальніше розглянемо це питання. Під час підготовки проєкту наказу керівника про надання працівникові основної та додаткової відпусток важливо мати на увазі таку нормативно визначену Правилами №1000/5 вимогу: до одного розпорядчого документа, зокрема наказу, не може включатися інформація, яка згідно із нормативно-правовими актами має різні строки зберігання.

Строки зберігання кадрових наказів

Основним нормативно-правовим актом, який встановлює строки зберігання наказів, є Перелік типових документів, затверджений наказом Міністерства юстиції №578/5. Відповідно до Переліку №578/5 для наказів з кадрових питань нормативно визначеними є такі строки зберігання: 75 років (який називають тривалим) і 5 років (який називають тимчасовим). Тривалий строк зберігання встановлено для тих наказів, що містять інформацію, яка пов'язана з забезпеченням соціального захисту громадян. До таких документів належать накази, які підтверджують відомості про трудову діяльність громадянина. Зокрема, це накази, в яких міститься інформація, що стосується підтвердження страхового стажу роботи працівника, це накази про прийняття, звільнення, рівня його заробітної плати, встановлення окладів, надбавок, доплат тощо, роботу в шкідливих та важких умовах праці. Зауважимо, що саме наказ про надання відпустки працівникові свідчить про наявність на його робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів. Зазначене вище надалі може впливати, приміром, на розмір пенсії або на призначення нинішньому працівникові пенсії за віком на пільгових умовах.

Умова (не) поєднання відпусток в одному наказі

Для наказів про надання щорічних оплачуваних відпусток, як основної, так і додаткової, відповідно до Переліку №578/5 визначено тимчасовий строк зберігання 5 років і є він однаковим. Водночас як відомо, громадянам, які працюють в шкідливих та важких умовах, законодавством, зокрема Законом України «Про охорону праці», встановлено певні пільги, зокрема пільгова пенсія. Тому зважаючи на соціальну значущість інформації, що міститься в наказах про надання додаткових відпусток працівникам з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, саме для цієї категорії наказів встановлено інший, тривалий строк зберігання – 75 років. Враховуючи зазначені вищі нормативні вимоги робимо такі висновки. Перше, в одному наказі можна поєднувати інформацію про надання працівникові як основної відпустки, так і додаткової відпустки, наприклад за ненормований робочий день, враховуючи однаковий строк зберігання таких наказів – 5 років. Але є важливий виняток, що стосується надання щорічної додаткової відпустки за роботу у шкідливих та важких умовах, він полягає в тому, що поєднувати в одному наказі інформацію щодо надання працівникові щорічної основної відпустки та надання йому щорічної додаткової відпустки за роботу в шкідливих та важких умовах не можна. Це випливає з того, що в наказі про надання відпустки за роботу в шкідливих та важких умовах міститься інформація, яка може знадобитися через досить тривалий час, років за 20, а то і значно більше. Наприклад, для підготовки архівом чи кадровою службою на запит працівника або членів його родини чи органів Пенсійного фонду або інших установ довідки про підтвердження стажу роботи працівника в шкідливих чи важких умовах. Звідси висновок: надання працівникові щорічної основної відпустки та надання йому щорічної додаткової відпустки за роботу в шкідливих та важких умовах – видаємо на підприємстві два окремі накази й реєструємо їх в різних журналах, які мають також різні строки зберігання. Формувати їх також слід в окремі справи, відповідно до строків зберігання. Надання усіх інших видів додаткових відпусток (саме додаткових, бо не всі відпустки, що надаються працівникові поза його основною відпусткою, відповідно до законодавства належать до категорії додаткових) можна оформлювати разом з наданням щорічної основної відпустки, тобто одним наказом.

Підсумки

Отже, в одному наказі допустимо прописати про надання щорічної основної відпустки та щорічної додаткової відпустки за ненормований робочий день. При цьому недопустимо поєднувати в одному наказі надання щорічної основної відпустки та щорічної додаткової відпустки за шкідливі та важкі умови праці. У такому разі має бути оформлено два накази: один про надання щорічної основної відпустки, другий про надання щорічної додаткової відпустки за шкідливі та важкі умови праці.

Маєте професійні питання за темами відео?

Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».