Порядок ведення трудових книжок працівників визначено Інструкцією № 58.
Цією ж Інструкцією слід керуватися при внесенні змін до трудової книжки. Розглянемо поширені ситуації.
Помилка у прізвищі, яку допущено на одному з попередніх місць роботи, виправляється відповідно до п. 2.13 Інструкції № 58 за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім'я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів.
На слайді наведено зразок внесення змін до трудової книжки. Такі зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші). Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові й записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки. Записи завіряються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи й печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів за наявності.
Однак якщо помилку на титульній сторінці трудової книжки у прізвищі працівника допущена під час першого її заповнення, то зіпсований бланк трудової книжки знищують, що фіксується в акті на списання бланків трудових книжок або вкладишів до них. Про це було вказано у листі Мінсоцполітики від 16.04.2013 р. № 54/06/186-13.
Якщо помилка у даті народження, яку допущено на одному з попередніх місць роботи, також виправляється за останнім місцем роботи відповідно до п. 2.13 Інструкції № 58.
Однією рискою закреслюється помилкова дата і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки так, як це показано на слайді. Записи також завіряються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів за наявності.
Однак, якщо помилка на титульній сторінці трудової книжки у даті народження працівника, допущена під час першого її заповнення, то вона не виправляється, оскільки зіпсований бланк трудової книжки знищують, що фіксується в Акті на списання бланків трудових книжок або вкладишів до них.
Наступна ситуація – помилка в назві посади у розділі "Відомості про роботу" трудової книжки (вкладиша). Слід пам’ятати, що у цьому розділі закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.
Наприклад, потрібно виправити помилку в назві посади, на яку прийнято працівника, вказати посаду юриста, а не юриста-консультанта. Для цього відповідно до п. 2.10 Інструкції № 58 слід зробити окремий запис так, як показано на слайді:
у графі 1 вказати порядковий номер запису, у графі 2 - дату внесення запису, у графі 3 написати: "Запис 1 недійсний. Прийнято на посаду юриста ". У графі 4 повторюються дата і номер наказу (розпорядження), запис з якого неправильно внесений до трудової книжки.
Виправлені відомості про роботу мають повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження.
Зверніть увагу! У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис.
У розділі "Відомості про нагородження" вказуються відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України (п. 2.2 Інструкції № 58).
Закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів у розділі "Відомості про нагородження" не допускається.
Як бачимо на слайді, до розділу «Відомості про нагородження» внесено два записи про роботу працівника, оскільки в трудовій книжці були заповнені усі сторінки розділу «Відомості про роботу». Щоб виправити такі записи, слід зробити окремий запис так, як показано на слайді: у графі 1 вказати порядковий номер запису - 20, у графі 2 - дату внесення запису, у графі 3 написати: "Записи за № 18 та 19 недійсні, як внесені помилково до іншого розділу трудової книжки".
Якщо в трудовій книжці заповнені усі сторінки відповідного розділу, то вона доповнюється вкладишем, до якого потрібно внести відповідні записи про роботу працівника
Якщо після звільнення працівника виявлено пропущений запис, то такий запис має зробити роботодавець, яким було пропущено цей запис (п. 2.6 Інструкції № 58).
Як бачимо на слайді, відповідно до запису 20 від 15 квітня 2021 року працівника звільнено у квітні 2021 року. Однак пізніше виявили, що в трудовій не вказано про переведення працівника на посаду юриста у березні 2020 року. Тому потрібно зробити новий запис. У графі 3 слід вказати повну назву підприємства (установи, організації), далі у наступному рядку у графі 1 вноситься пропущений запис (за номером 21), у графі 2 – дата внесення запису, у графі 3 робимо пропущений запис «Переведений на посаду юриста», у графі 4 вказуємо реквізити наказу про переведення. Новий запис завіряється підписом відповідальної особи та печаткою (за наявності).