Прийняті та звільнені працівники у реєстрах: як виправити помилки для бронювання у Дії

Ви дізнаєтесь:

• Про можливість бронювання працівників через портал Дія
• Як перевірити коректність даних в Реєстрі військовозобов’язаних
• Про функціонал порталу ПФУ для виправлення та оновлення даних по працівниках

Проблеми з даними у Реєстрі військовозобов’язаних

Попри зупинення процедури визначення підприємств критично важливими згідно з постановою КМУ від 27.01.2023 № 76 «Деякі питання реалізації положень Закону України «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію» щодо бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час», підприємства, що вже мають цей статус, продовжують подавати списки на бронювання працівників. Це можна зробити як у паперовій формі, так і в електронному вигляді через портал «Дія». Однак, у процесі бронювання через портал часто густо виникають проблеми з відповідністю інформації з Реєстру військовозобов’язаних до реальних даних підприємств.

Одна з найпоширеніших скарг – невідповідність відомостей у Реєстрі військовозобов’язаних, коли реальні працівники не відображаються у списках, а звільнені або взагалі не працюючі особи залишаються у базі. Такі помилки ускладнюють процес бронювання працівників через «Дію».

Практичні поради для розв’язання проблем

Щоб розв’язувати ці питання та забезпечити коректність даних, представники Пенсійного фонду України (далі – ПФУ) та порталу «Дія» надали інформацію, на основі якої радимо діяти так:

1. Отримуємо відомості з Реєстру військовозобов’язаних:

   • зайдіть на портал «Дія» з використанням КЕП керівника підприємства;

   • оберіть у каталозі послуг розділ «Відомості про працівників з Реєстру військовозобов’язаних»;

   • після підписання та надсилання заяви надійде інформація про працівників, їхній військовий облік, наявність відстрочок і бронювання.

2. Якщо працівник не відображається або дані некоректні:

   • перевіряємо інформацію через портал ПФУ. Для цього з КЕП керівника підприємства заходимо на портал ПФУ та обираємо розділ «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)». Натиснувши на цю вкладку, з’являться чотири окремі категорії;

   • створюємо «Запит на отримання переліку осіб працюючих у страхувальника». Перейшовши у нове вікно, натискаємо «Додати запис» й формуємо запит на отримання інформації про працюючих осіб на дату подання запиту. Далі підписуємо КЕП директора та направляємо його до ПФУ;

   • через деякий час, після опрацювання запиту, стане доступним до завантаження файл в форматі Excel, в таблиці якого ви зможете побачити інформацію, якою оперує ПФУ, а саме – інформацію про осіб, які працюють на підприємстві, їхні посади, дату прийняття на роботу тощо. Отримані дані дозволять перевірити, хто офіційно числиться на підприємстві.

3. Коригуємо помилки, якщо працівники не відображаються у реєстрі або зазначені як звільнені:

   • перейдіть до функції «Повідомлення про зміни в трудових відносинах» у розділі «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)»;

   • обираємо «Подати повідомлення», заповнюємо персональні дані працівника – код платника податків, П.І.Б, дату народження тощо, а також натискаємо кнопку «Додати запис» переносимо відомості, які були записані в трудову книжку працівника під час оформлення на роботу, відомості про підставу допуску до роботи (наказ, його реквізити) тощо. Аналогічні дії здійснюємо також якщо необхідно повідомити про звільненого працівника – необхідно заповнити персональні дані звільненого працівника та додати інформацію про його звільнення, підставу звільнення тощо;

   • підписуємо та відправляємо повідомлення та очікуємо коли вони будуть успішно опрацьовані;

   • щоб переконатись, що у ПФУ всі відомості збережено, повертаємося до вкладки «Запит на отримання переліку осіб працюючих у страхувальника». Цього разу обираємо категорію «Запит на отримання інформації про трудові відносини по особі». Після заповнення інформації про працівника ви зможете побачити актуальну інформацію про працевлаштування такого працівника;

   • через 72 години після подання інформації до ПФУ відповідні зміни мають відобразитися і в Реєстрі військовозобов’язаних на порталі «Дія».

Висновок

Невідповідності (наявність звільнених працівників або відсутність прийнятих працівників) у Реєстрах військовозобов’язаних можуть ускладнити процес бронювання працівників на порталі «Дія». Ці питання вирішуються через оновлення та корекцію даних у Пенсійному фонді. Використання функціоналу «Повідомлення про зміни в трудових відносинах» розділу «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)» допоможе швидко виправити помилки та забезпечити коректність відомостей у Реєстрі. Успішне виконання цих дій гарантує, що процес бронювання пройде без зайвих проблем.

Маєте професійні питання за темами відео?

Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».