Новий Збірник уніфікованих форм: оновлені зразки наказів, доповідних записок, посадових інструкцій
8 квітня 2025 р. на засіданні Нормативно-методичної комісії Державної архівної служби України (НМК Укрдержархіву) було схвалено Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів (Збірник № 1), підготовлений Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства.
Наразі діє Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схвалений протоколом засідання НМК Укрдержархіву від 22.11.2015 № 7, який визначає найпоширеніші види управлінської документації для державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств та інших юридичних осіб. Збірник № 1 замінить Збірник № 7.
Збірник № 1 створено відповідно до чинних нормативно-правових актів, що регламентують створення управлінських документів, зокрема:
-
Постанови КМУ від 17.01.2018 № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності»;
-
Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5;
-
ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».
Збірник побудовано за класифікаційною схемою управлінської документації, що дозволяє чітко розділяти документи на три категорії:
-
Організаційні документи (положення, штатний розпис, інструкції з діловодства та інші важливі документи).
-
Розпорядчі документи (накази, розпорядження).
-
Інформаційно-аналітичні документи (акти, протоколи, довідки, пояснювальні записки тощо).
До Збірника № 1 включено 42 уніфіковані форми документів: 10 організаційних, 13 розпорядчих, 19 інформаційно-аналітичних.
Найближчим часом очікується видання наказу Укрдержархіву про впровадження Збірника № 1.
Крім іншого на засіданні Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву було схвалено змін до Правил № 1000/5.
Щоб бути в курсі актуальних новин, слідкуйте за рубрикою «Новини та статті» – тут оперативно публікуються найсвіжіші оновлення.
Засвідчення копій кадрових документів: вимоги ДСТУ 4163:2020 та Правил № 1000/5
Держпраці роз’яснює, що копія наказу про звільнення набуває юридичної сили лише після її засвідчення в установленому порядку.
Нагадаю, що порядок оформлення копій документів, в тому числі наказів, визначено главою 11 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), та п. 5.26 ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».
На підприємстві має бути інструкція з діловодства, яка визначає осіб, уповноважених на виготовлення, засвідчення та видавання копій документів. Як правило, за це відповідає працівник відділу кадрів або інша відповідальна за кадровий облік особа.
Копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину та може бути виготовлена, наприклад, шляхом сканування оригіналу документа та роздрукування копії.
Щоб копія документа набула юридичної сили під реквізитом «Підпис» розміщується напис, що містить такі обов’язкові елементи: слова «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ім’я та прізвище, а також дату засвідчення копії (п. 8 глави 11 розділу II Правил № 1000/5).
Напис скріплюється відбитком печатки відповідного структурного підрозділу установи або печаткою «Для копій».
Наразі Правила №1000/5 не передбачають обов’язкової вимоги щодо розміщення слова «Копія» на лицьовій стороні у верхньому правому куті першого аркуша документа, який копіюють. Водночас згідно з інформацією про заплановані зміни до Правил №1000/5, передбачається повернення цієї вимоги, яка діяла в одній із попередніх редакцій.
Більше про оформлення кадрових документів за ДСТУ 4163:2020 на безоплатному вебінарі 15 квітня.
Квота на бронювання і звільнення військовозобовʼязаного працівника: чи потрібно переглядати кількість заброньованих?
Редакція Kadroland звернулась до фахівців «Дія» з питанням, чи потрібно переглядати кількість заброньованих, якщо після бронювання звільнився один з працівників, що не був заброньований, але входив до загальної кількості військовозобов’язаних?
Фахівці «Дія» спочатку відповіли, що у цьому випадку бронювання анулюється автоматично у будь-якого з працівників, якщо ви не анулюєте бронювання до цього. Однак пізніше уточнили, що автоматичне анулювання не передбачене й порадили з’ясувати це питання в органі, який ухвалив рішення про критичність.
Нагадаю, що п. 8 Порядку бронювання військовозобов’язаних, затвердженого постановою КМУ від 27.01.2023 № 76 дозволяє деяким роботодавцям бронювати працівників у повному обсязі, а іншим – частково, до 50% або не більше 75% від загальної кількості військовозобов'язаних. При підрахунку квоти не враховуються військовозобов’язані жінки, а з 2 квітня і особи, заброньовані іншими підприємствами (п. 12 Порядку № 76).
При цьому квота на бронювання підраховується саме на момент бронювання, і якщо після цього кількість військовозобов’язаних зменшується, це не зобов'язує роботодавця самостійно коригувати кількість заброньованих працівників.
Порядок бронювання не вимагає від роботодавця анулювати бронювання або здійснювати інші коригування в разі зменшення квоти на бронювання через звільнення незаброньованого працівника.
Більше про бронювання на Великому кадровому семінарі 17 квітня.
Відпустка, призупинення чи звільнення: як діяти, якщо працівник не працює?
Фахівці Держпраці роз’яснюють: якщо працівник не може виконувати свої трудові обов’язки – незалежно від формату роботи (дистанційно чи офлайн), його відсутність має бути належно документально оформлена.
У разі наявності зв’язку з працівником роботодавець може надати йому оплачувані відпустки (щорічні або соціальні) та відпустки без збереження зарплати – як обов’язкові (ст. 25 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки», далі – Закону про відпустки), так і за згодою сторін (ст. 26 Закону про відпустки).
Якщо працівнику потрібна тривала відпустка, у період воєнного стану роботодавець може надати відпустку без збереження заробітної плати без обмеження строку, встановленого ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки (ч. 3, 4 ст. 12 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», далі – Закону № 2136).
Період такої відпустки не враховується в стаж, який дає право на щорічну основну відпустку, про що бажано зазначити в наказі.
Якщо працівник не може виконувати роботу через відсутність у роботодавця можливості забезпечити її через військову агресію, трудовий договір може бути призупинено на підставі ст. 13 Закону № 2136.
У разі відсутності зв’язку з працівником або його систематичної відсутності на роботі роботодавець повинен зафіксувати факт невиконання обов’язків актами і розпочати процедуру звільнення – за прогул або через відсутність працівника більше чотирьох місяців поспіль без надання про нього будь-якої інформації.
Як оформити звільнення за прогул у разі відсутності зв’язку з працівником у мінікурсі.
Право розлученого батька дитини з інвалідністю на соцвідпустку
Держпраці роз’яснили, що батько дитини має право на додаткову відпустку, навіть якщо він розлучений з жінкою, яка виховує дитину з інвалідністю.
Так, у ст. 19 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» вказано: «Одному з батьків, які мають <…> дитину з інвалідністю, <…> надається щорічно додаткова оплачувана відпустка тривалістю 10 календарних днів».
З норми статті випливає, що право на соцвідпустку на дітей має як батько, так і мати дітей. Однак, скористатися таким правом може один з батьків. І ситуація, коли батьки розлучені не впливає на наявність права на соцвідпустку на дітей.
З цим погоджується і Держпраці, яка роз’яснює, що: «Батько на рівні з матір’ю має право на додаткову відпустку як працівник, що має дитину з інвалідністю, але за умови, що мати не скористалася такою відпусткою у відповідному році. Проте, у разі якщо батько позбавлений батьківських прав, він не має права на таку відпустку».
Законодавство не визначає конкретного переліку документів, які необхідно подати роботодавцю для реалізації права на соцвідпустку на дітей. Однак, відповідно до роз’яснень профільних органів, для підтвердження цього права батько або мати, у яких є дитина з інвалідністю, повинні надати: заяву, копію свідоцтва про народження дитини та документи, що підтверджують наявність інвалідності у дитини.
Залишились питання про порядок надання соцвідпустки на дітей? Задайте їх у сервісі «Особистий консультант» та отримайте відповідь від 15 хвилин до доби.
Повістки ТЦК поштою – що важливо знати, аби не отримати штраф
Нагадаю, що з жовтня минулого року повістки ТЦК надсилаються рекомендованими листами з позначкою «Повістка ТЦК» та мають вручатися особисто адресату.
Якщо під час оновлення даних військовозобов’язаний не вказав точну адресу – повістку надсилають за місцем реєстрації.
У разі, коли адресат відсутній за вказаною адресою, листоноша має зателефонувати за наявним номером та/або залишити повідомлення у поштовій скриньці про необхідність забрати рекомендований лист у відділенні Укрпошти.
Якщо після цього адресат не з’явився протягом трьох робочих днів – лист повертається до ТЦК, а в реєстрі Оберіг може з’явитися статус «Порушення правил військового обліку».
З’явитися за повісткою до ТЦК необхідно протягом 7 днів із моменту надсилання повістки – для мешканців адміністративних центрів, і протягом 10 днів – для інших населених пунктів.
Неявка без поважної причини кваліфікується як адміністративне правопорушення та передбачає штраф від 17 до 25,5 тисяч гривень. Окрім того, особу можуть оголосити в розшук, а в подальшому це ускладнить процедуру бронювання.
Втім, якщо повістка не була отримана, а штраф все ж накладено – його можна оскаржити в суді протягом 10 днів з дня винесення постанови (ст. 289 Кодексу України про адміністративні правопорушення, далі – КУпАП).
З цього приводу вже є позитивна судова практика: Ковпаківський районний суд м. Суми рішенням від 01.04.2025 у справі №592/2084/25 скасував постанову про накладення штрафу та закрив провадження у справі через відсутність складу адміністративного правопорушення, оскільки не було надано доказів вручення повістки про явку до ТЦК.
Детальніше про штрафи за порушення мобілізаційного законодавства у довіднику.