Щорічна відпустка частинами: коли дозволено та як уникнути штрафу

Деякі види відпусток можна надавати частинами. Однак ця процедура вимагає суворо дотримуватися певних правил. Поділити відпустки без порушень допоможе наш МІНІКУРС.

 

Вихідна норма

У загальному випадку щорічна відпустка надається повної тривалості. Але на прохання працівника щорічну відпустку може бути поділено на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 к.дн. (ч. 1 ст. 12 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки», далі – Закон про відпустки).

 

Правила поділу відпустки на частини

Правило № 1. Ділити дозволено тільки ті відпустки, які віднесені до щорічних. Відповідно до ст. 4 Закону про відпустки це:

• основна відпустка (ст. 6);
• додаткова відпустка за роботу із шкідливими та важкими умовами праці (ст. 7);
• додаткова відпустка за особливий характер праці (ст. 8);
• інші додаткові відпустки, передбачені законодавством.

Інші види відпусток, наприклад, соцвідпустку на дітей, «чорнобильську», «бойову» ділити на частини не можна.

Правило № 2. Законодавство передбачає можливість поділу щорічної відпустки на частини, а не обов’язок роботодавця поділити її на частини, як того бажає працівник. В листі Мінекономіки від 09.07.2020 №3512-06/42771-09) зазначено:

З метою недопущення втрат робочого часу роботодавець може й не погодитися поділити відпустку так, як того бажає працівник, також може запропонувати свої умови поділу щорічної відпустки або не поділити її взагалі.

Відмову оформлюють у вигляді резолюції на заяві.

Правило № 3. Основна безперервна частина має складати 14 календарних днів. Тобто поділити щорічну відпустку на частини можливо, якщо якась її частина точно складатиме 14 к.дн.

Живе онлайн спілкування з професіоналами – можливість поставити своє питання та отримати відповідь одразу. Безкоштовно і без зайвих формальностей.

Інші частини можуть бути будь-якої тривалості (та хоч по 1 календарному дню). Наприклад, тут ми розглядали можливість надання залишку відпустки в 10 к.дн. двома частинами по 5 к.дн.

Правило № 4. До «неділимої» частини в 14 к.дн. входять дні щорічної основної та щорічної додаткової відпусток, якщо працівник має на них право.

Приклад 1. Працівниця має право на щорічну основну відпустку (24 к.дн.) + щорічну додаткову відпустку за роботу на комп’ютері (4 к.дн.). Вона використала щорічної основної відпустки 7 к.дн. та 5 к.дн.

В такому випадку порушення немає, адже їй може бути надано ще не менше 14 к.дн. щорічної відпустки (12 к.дн. щорічної основної + як мінімум 2 (або ж всі 4) к.дн. щорічної додаткової).

Приклад 2. Працівниця має право на щорічну основну відпустку (24 к.дн.). Вона використала щорічної основної відпустки 7 к.дн. та 5 к.дн.

А ось тут буде порушено правило надання відпусток, адже в цьому випадку жодна з частин відпустки не становитиме «обов’язкових безперервних 14 календарних днів»: 7 + 5 + 12 = 24.

Правило № 5. Вимога про поділ на частини щорічної відпустки (неподільна частина – не менше 14 к.дн.) застосовується до надання щорічної відпустки за кожен робочий рік окремо (роз’яснення Первинної профспілкової організації ЛНУ ім. Івана Франка від 24.06.2021). Тобто, неділимі 14 к.дн. мають бути надані днями відпочинку за кожен робочий рік.

Правило № 6. Не обов’язково, щоб основна безперервна частина була надана першою. Послідовність використання частин, на які буде поділена щорічна відпустка, працівник погоджує з роботодавцем.

Правило № 7. Невикористана частина щорічної відпустки може бути надана з будь-якого дня тижня, незалежно від того, в якому з днів тижня закінчилася попередня використана частина (листи Мінпраці від 26.02.2008 №87/13/84-08 і від 13.05.2010 №140/13/116-10).

Правило № 8. Невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка (ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки).

Увага! Але у період дії воєнного стану ця норма не застосовується (ч. 1 ст. 12 Закону № 2136).

 

Неділимої частини нема з об’єктивних причин

Не забувайте, що є періоди, які впливають на тривалість відпусток. Наприклад, деякі види неоплачуваних відпусток не враховуються до відпускного стажу. Це, своєю чергою, може вплинути на надання відпустки частинами.

Приклад 3. Працівниця має право на 24 к. дн. щорічної основної відпустки (робочий рік 01.05.2024 – 01.05.2025). На її прохання їй було надано 10 к.дн. щорічної основної відпустки в червні 2024 року. З 01.11.2024 по 31.03.2025 вона перебувала в неоплачуваній відпустці на період дії воєнного стану, яка не зараховується до відпускного стажу. Залишок щорічної основної відпустки складає 4 к.дн.

На момент надання 10 к.дн. щорічної основної відпустки жодних порушень немає. А от далі, дійсно, неділимої частини в 14 к.дн. не буде. Водночас на наше переконання, це сталося з об’єктивних причин: роботодавець не міг спрогнозувати таку ситуацію. Але це, звісно доведеться пояснювати контролерам.

Також корисно ознайомитися з таким кейсом від Мінекономіки.

Водночас вважаємо, що в ситуації, коли завчасно відомо, що неділимої частини не буде, роботодавець має відмовити працівнику у поділі відпустки або ж запропонувати використати 14 неділимих днів.

 

Як оформити поділ відпустки

Тут насправді нічого складного немає.

Поділ відпустки одразу може бути передбачений в графіку. Тоді перед початком кожної частини роботодавець інформує працівника про початок відпустки певної тривалості (не забувайте про письмове повідомлення).

Якщо ж у графіку відпусток не було передбачено поділу, але працівник бажає узяти частину відпустки, а роботодавець не проти, то працівник пише заяву на бажану кількість днів, а роботодавець видає відповідний наказ (до графіка вносять зміни).

 

Шаблони та зразки документів:

Заява про надання щорічної основної відпустки

Наказ про надання щорічної основної відпустки (за заявою)

Наказ про надання невикористаної щорічної основної відпустки

 

Статті та консультації на тему:

Заява на відпустку: рукописна чи надрукована

ТОП 3 документи, щоб почати відпустку: повідомлення, заява, наказ