Перевикористана щорічна відпустка: як врахувати та облікувати

Відпустка авансом – не помилка

Щорічну основну відпустку надають працівникам тривалістю не менш як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору (ч. 1 ст. 6 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки», далі – Закон про відпустки). Уточнимо, що робочий рік відлічується саме з дня фактичного виконання працівником трудових обов’язків. Перерви у роботі, як-от відпустка для догляду за дитиною до 3 років, призупинення дії трудового договору тощо, не змінює робочий рік працівника.

Якщо рік відпрацьовано не повністю, мали місце події, які не включаються у відпускний стаж, або працівник ще не відпрацював безперервно 6 місяців на даному підприємстві, тривалість щорічної відпустки визначається пропорційно відпрацьованому часу.

Коли ж робочий рік відпрацьовано повністю, то працівник має право на відпустку повної тривалості. Причому щорічні відпустки за другий та наступні робочі роки можуть бути надані працівникові в будь-який час відповідного робочого року (ч. 9 ст. 10 Закону про відпустки). Тобто якщо у працівника починається черговий (а саме: другий і наступні) робочий рік, то вже з першого дня такого робочого року ми можемо надати працівнику щорічну відпустку повної тривалості. Визначати дні пропорційно відпрацьованому часу вже не обов’язково.

Враховуючи це правило, уявімо: відповідно до законодавства ви надали працівнику щорічну основну відпустку повної тривалості за черговий (не перший!) робочий рік. Відпустка завершена, робочий рік ще триває, а працівник просить надати йому неоплачувану відпустку, яка не включається до відпускного стажу.

Зокрема, це можуть бути неоплачувані відпустки:

1. за сімейними обставинами (ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки);
2. на період дії воєнного стану (ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки та ч. 3 ст. 12 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»);
3. внутрішньо переміщеним особами чи особам, що виїхали за межі території України (ч. 4 ст. 12 Закону №2136).

Відмовити працівнику в неоплачуваній відпустці тільки на підставі того, що це вплине на відпускний стаж, ми не можемо. До того ж є неоплачувані відпустки, які не включаються у відпускний стаж, але які роботодавець зобов’язаний надати за заявою працівника, наприклад, неоплачувана відпустка внутрішньо переміщеним особами чи особам, що виїхали за межі території України.

Отже, ви надаєте таку відпустку. А наприкінці року при проведенні відпускного аудиту виявляється, що працівнику фактично надали більше днів щорічної основної відпустки, оскільки неоплачувана відпустка не включається до відпускного стажу.

Формально працівнику надано певну кількість днів оплачуваного відпочинку, на які він не мав право. Що ж робити?

Зауважимо, що за законодавством відпрацьовувати зайву відпустку працівник не повинен, а вимагати повернення надміру виплачених відпускних – немає підстав.

Позиція Мінекономіки щодо відпустки, наданої авансом

Орієнтири, як вчиняти, надало Мінекономіки в листі від 30.09.2024 №4701-05/71262-09.

Основний висновок такий:

… якщо в поточному році працівнику надано щорічну відпустку повної тривалості, під час її розрахунку за наступний рік має бути зроблено перерахунок тривалості щорічної відпустки залежно від фактично відпрацьованих працівником днів, з урахуванням кількості днів відпустки, отриманої авансом.

Відповідь, наче, хороша. Але виникають питання, як це оформити.

Відпустка авансом в кадровому обліку

Пояснимо на прикладі.

Приклад. Робочий рік працівника 01.05.2024 – 30.04.2025. В липні 2024 року йому надали 24 к.дн. щорічної основної відпустки за такий робочий рік. А з 01.08.2024 – йому було надано 90 днів неоплачуваної відпустки як внутрішньо-переміщеній особі, які не включаються у відпускний стаж.

Така неоплачувана відпустка (90 к. дн.) не включається до відпускного стажу. Тож, за розрахунками працівник перевикористав 6 днів щорічної основної відпустки за робочий рік з 01.05.2024 – 30.04.2025: відпочив 24 к.дн., а зрештою право має тільки на 18 к.дн.

Увага! Розрахувати дні щорічної відпустки, на які має право працівник, допоможе Калькулятор днів щорічних відпусток

Вважаємо, що рекомендацію Мінекономіки слід реалізувати так.

В Особовій картці (чи іншому документі) коригуємо використання відпустки за поточний робочий рік (01.05.2024-30.04.2025). Зазначаємо, що використано 18 к.дн. такої відпустки. А також позначаємо, що працівник вже використав 6 к.дн. відпустки за наступний робочий рік (01.05.2025 – 30.04.2026).

Виходить так: працівник відгуляв 24 к.дн. відпустки, але 18 к.дн. – за поточний робочий рік (01.05.2024-30.04.2025) і ще 6 к.дн. – вже за наступний робочий рік (01.05.2025-30.04.2026). Тому за наступний робочий рік працівник має право на 18 к.дн. відпустки. Звісно, якщо більше ніщо не вплине на тривалість його відпустки.

Зазначимо, що це лише рекомендація і ви можете використовувати альтернативну форму обліку відпусток або ж інший підхід у відображенні перевикористаних відпусток. Адже на законодавчому рівні цей момент не врегульовано.

Чи має працівник переписувати заяву, де вказував прохання надати 24 к. дн. відпустки, а роботодавець вносити зміни до раніше виданого наказу про відпустку?

На нашу думку, ні. Адже на момент надання щорічної основної відпустки повної тривалості все було правильно. Але з об’єктивних причин маємо відкоригувати фактичне використання. Ба більше, в заяві, як правило, працівник зазначає загальну тривалість відпустки без уточнення робочого року. Що стосується наказу, то рекомендуємо в наступному наказі про надання щорічної відпустки такому працівнику зазначити, що частину відпустки (зокрема, 6 к.дн.) він фактично використав в липні 2024 року.

Висновки

1. За другий і наступний робочий рік працівнику щорічна відпустка надається повної тривалості навіть до закінчення такого робочого року.
2. Використання щорічної відпустки не є підставою не надавати неоплачувану відпустку.
3. Якщо працівнику надано неоплачувану відпустку, яка не включається у відпускний стаж, то маємо провести перерахунок днів щорічної відпустки за наступний рік.

Яна ЯРОШЕНКО, головний редактор текстового контенту сайту kadroland

Шаблони та зразки документів:

Особова картка працівника

Статті на тему:

Щорічні додаткові відпустки: право та правила надання

(Не)обов’язкова особова картка П-2: шокуюче роз’яснення Мінекономіки