Щорічна відпустка поза графіком: коли можна, як оформити, кому (не) відмовити

Упевнені, у вас неодноразово виникало запитання: чи можна надавати щорічні відпустки поза графіком відпусток? Розбираємо його під мікроскопом нашого мінікурсу.

 

Щорічні відпустки за графіком відпусток – 2025

У загальному випадку щорічна відпустка надається за графіком відпусток, затвердженим наразі для 2025 року.

Увага! Графік відпусток на 2025 рік обов’язково має бути навіть під час воєнного стану.

Якщо все йде за планом, то процедура оформлення щорічної відпустки така:

• надаємо працівнику повідомлення про початок відпустки за два тижні;
• за необхідності працівник пише заяву;
• видається наказ про відпустку.

 

Коли щорічна відпустки може надаватися поза графіком відпусток?

Непередбачувані обставини звісно ж трапляються. То чи можна надати щорічну відпустку не за графіком відпусток? Відповідь однозначна – так, можна.

Ба більше, навіть Держпраці та міністерства підкреслюють, що до графіка відпусток можна вносити зміни протягом року.

Тобто графік відпусток не є сталою величиною.

Необхідність у наданні щорічної відпустки поза графіком виникає, наприклад, коли працівниця достроково припинила відпустку до 3 років й бажає скористатися щорічною відпусткою.

Так само у разі повернення на роботу демобілізованого працівника йому може бути надана відпустка, хоча у графіку такого працівника не буде.

А буває й так, що у працівника просто змінилися плани або виникли непередбачувані обставини й він бажає використати щорічну відпустку в інший час.

Отже, як ви зрозуміли, законодавство не забороняє надавати щорічні відпустки поза графіком. Проте й масовий характер таке явище не повинно приймати. Адже це додаткові питання від Держпраці, а ще зводить нанівець усі попередні дії зі складання графіку відпусток, який перш за все передбачає планове використання відпусток працівниками.

 

Чи можна відмовити працівникові скористатися відпусткою поза графіком?

У ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) наведені категорії працівників, які мають право на використання щорічної відпустки у зручний для них час.

Отже, якщо до вас прийшов працівник із проханням надати щорічну відпустку поза графіком відпусток, відкриваємо статтю 10 Закону про відпустки та особову картку П-2 й перевіряємо, чи має працівник відповідний статус.

Якщо так – має, то безпечно надати йому щорічну відпустку поза графіком у період, на якому він наполягає.

Якщо працівник не потрапляє під категорію, визначену у ст. 10 Закону про відпустки, то тут вже рішення приймає сам роботодавець. У такому разі роботодавець може погодитися надати щорічну відпустку працівнику поза графіком відпусток або відмовити працівнику у такому проханні.

 

Як оформити відпустку поза графіком?

Домовленості досягнуто й працівник йде у щорічну відпустку поза графіком. Постає питання про документальне оформлення.

У такому разі працівникові сліз написати заяву про надання щорічної відпустки, на підставі якої й буде видано наказ. Зверніть увагу, повідомлення про початок щорічної відпустки у цьому випадку надавати працівнику не потрібно.

Лайфхак: якщо заява йде до розмови із керівником, раджу працівнику прописати стисло обставини, через які йому потрібна відпустка не за планом.

 

Чи потрібно після надання відпустки внести зміни до графіка відпусток?

Так. Якщо працівник використовує відпустку поза графіком потрібно подбати й про зміни до графіка відпусток. Існує три варіанти.

 

Варіант перший – зробити запис у графі «Примітки» графіку відпусток. Наприклад «узгоджено новий період надання – червень або конкретні дати – з 2 червня по 15 червня».

Другий спосіб – перезатвердження графіку відпусток.

Третій спосіб – внести змін до графіка відпусток. У такому разі оформлюється наказ про внесення змін до графіка відпусток, які додаються до графіка.

 

Другий і третій спосіб передбачають погодження з профспілкою.

 

Коли потрібно виплатити відпускні, якщо відпустка поза графіком?

Якщо оформлюєте щорічну відпустку поза графіком терміново, слідкуйте за строком виплати відпускних. У загальному випадку це слід зробити до початку відпустки. Якщо не вдається дотриматися строків, узгодьте із працівником, щоб він у заяві вказав інший строк виплати відпускних.

 

Висновки

Оформити щорічну відпустку поза графіком можна. Для цього працівник має написати заяву, а роботодавець видає наказ про надання щорічної відпустки. Також потрібно внести зміни й до графіка відпусток. При цьому роботодавець має право погодитися на використання працівником щорічної відпустки поза графіком відпусток або відмовити у такому проханні. Роботодавець повинен задовольнити вимогу працівника, якщо він за ст. 10 Закону про відпустки має право на використання щорічної відпустки у зручний час.

 

Інструменти кадровика:

Калькулятор днів щорічних відпусток

Калькулятор тривалості відпустки

 

Шаблони та зразки документів:

Графік відпусток затверджений наказом директора

Наказ про внесення змін до графіка відпусток

 

Статті на тему:

Графік відпусток-2025: 5 кроків від складання до затвердження

Оформлення щорічних відпусток: покрокова інструкція

Щорічна відпустка поза графіком: коли можлива та зразки заяви та наказу