Прийняття, звільнення, аудит кадрових документів: поради для кадровиків

Додаткові матеріали

Презентація

Інформаційний лист для працівника при прийнятті на роботу

Довідник. Обов'язки роботодавця до початку роботи працівника за трудовим договором

Довідник. Склад реквізитів документів

Заява про прийняття на роботу

Зразок заповнення форми Повідомлення про прийняття на роботу за додатком 1

Наказ про затвердження інформаційного листа

Наказ про прийняття на роботу

Обов'язкові реквізити за ДСТУ 4163:2020

Трафарет заяви про прийняття на роботу

Трафарет наказу про прийняття на роботу

---

Текстове розшифрування відео

Доброго дня. З вами адвокат Ганна Лисенко, і сьогодні ви на курсі «Адвокатські поради для кадровика». Як варто або не варто робити при прийнятті на роботу, при звільненні і, звісно, пройдемося по аудиту кадрових документів.

Перший урок першого модулю – документальне оформлення працівника. Що найчастіше упускають кадровики? Розберемо на цьому уроці. Обов'язкові документи при прийнятті на роботу, як правильно і коли повідомляти ДПС про прийняття працівника на роботу, наказ про прийняття на роботу, що треба врахувати і зазначити в ньому, з якими умовами праці обов'язково слід ознайомити працівника до початку його роботи.

Зазвичай у нас трудовий договір визначається ст. 21 Кодексу законів про працю України. І це не теорія, тому що саме в цій статті зазначені основні моменти, як ми укладаємо договір. По суті у нас є ст. 21 і 24 Кодексу законів про працю України, які регулюють процес прийняття на роботу. Саме головне, що трудовий договір – це домовленість між працівником та роботодавцем, за якою працівник виконує роботу, яка визначена його трудовим договором, а роботодавець повинен забезпечити умови праці і виплачувати заробітну плату за виконану роботу.

Трудовий договір може бути усний або письмовий. Що мається на увазі? Усний – це не просто прийшов працівник, каже: «Я буду працювати», і ви кажете: «Добре, працюй». Ні, він все одно подає письмову заяву про прийняття на роботу. Ви даєте наказ і повідомляєте податкову, але просто ви не укладаєте письмовий трудовий договір. Письмовий трудовий договір – коли є заява працівника і є письмовий трудовий договір, де ви прописуєте умови праці, відповідальність, строковий чи нестроковий договір, є наказ про прийняття на роботу і повідомлення податкової.

Обов'язкові документи, які повинні бути при прийнятті на роботу. Тут вже звертаємо увагу на ст. 24 Кодексу законів про працю України. Там немає чіткого переліку, який ви берете і використовуєте. На жаль, є такі мінуси нашого трудового законодавства. Проте, якщо врахувати і судову практику, і кадрову практику, і норми законодавства, і роз'яснення, що повинно бути? Це ваш такий чекліст, що ви перевіряєте.

По-перше, повинна бути заява від працівника, обов'язково письмова, з особистим підписом. Або якщо у вас є електронний документообіг, в принципі, працівник може підписати електронним цифровим підписом, але бажано, щоб це був все ж таки особистий підпис, щоб потім працівник не сказав: «А я не хотів працевлаштуватися, чого ви мене прийняли на роботу».

Далі він до заяви прикладає документи до роботи. Це паспорт або інший документ, який підтверджує його особу. Це довідка про присвоєння ідентифікаційного коду. Він надає копії. Ви вже робите копію з паспорта, копію ідентифікаційного коду, документ про освіту. Це можуть бути дипломи бакалавра, спеціаліста або інші кваліфікації, де ви дивитеся, чи відповідає він кваліфікаційним вимогам вашої посади, чи може він зайняти її, чи ні. Теж він подає вам оригінали дипломів, ви робите собі копію.

Документ про стан здоров'я, якщо це необхідно, але краще запитати, чи не маєте ви якихось хвороб, можливо, у вас є якісь довідки від лікаря, які ви можете надати, щоб ми врахували, тому що деякі посади, деякі роботи є важкими. І якщо працівник не повідомив вам при прийнятті на роботу, що він має якусь групу інвалідності або довідку МСЕК, де написано, що він не може працювати на важких роботах, а ви його прийняли, це можуть бути потім проблеми з цим. Тому краще запитати і щоб він надав. Для деяких професій проходження медичного огляду і надання довідки є обов'язковим. Теж це врахуйте.

Далі ще є момент, який багато хто з кадровиків упускає. Коли ви приймаєте працівника на роботу, бажано, щоб і в заяві він надав копії документів, які надають йому певні додаткові гарантії. Наприклад, це може бути молодь, яка закінчила не більше ніж два роки після навчання до 28 років, тому що вона має певні пільги при першому працевлаштуванні. Тому дивіться, чи є диплом, коли отримав, чи це перше працевлаштування, скільки років, свідоцтво про народження або в паспорті написано. Наприклад, вагітні жінки, жінки, які мають дітей віком до трьох років або особи з інвалідністю, теж питайте, чи є якісь ці додаткові документи.

Чому це важливо? Тому що коли ви стикнетеся з питанням звільнити працівника або надати якусь додаткову відпустку або інші трудові питання, відкриєте особову справу, а там документів немає. І тут буде так: або працівник вам повідомив і ви не отримали, просто не зняли копію, або працівник вам не повідомив. Це буде дуже важливо. І для того, щоб потім довести в суді, що на момент прийняття на роботу, під час роботи працівник не повідомив, наприклад, що він має категорію інвалідності або має дитину з інвалідністю, ви можете показати заяву про прийняття на роботу, де в додатках не зазначено, наприклад, такого документу, довідки або ще щось.

Тому я рекомендую, коли працівник пише заяву про прийняття на роботу, щоб він вказував додатки. До заяви надаю копію паспорта, копію того, того, того, того і довідку про те, що я за станом здоров'я там не можу працювати або диплом. Так ви перестрахуєтесь на майбутнє, що працівник вам надав документ. Якщо у працівника немає таких документів, які надають гарантію, нехай він допише в заяві, що документи або підстави для додаткових гарантій і пільг я не маю. Таким чином ви закрили питання, що він вас не повідомив.

Далі трудова книжка. Зараз вона надається на вимогу працівника. Якщо працівник хоче, він надає вам трудову книжку. 

Звісно, якщо це чоловік або жінка, яка має якусь медичну професію або іншу, ви можете запитати військово-облікові документи для військовозобов'язаних та працівників, і вони зобов'язані при прийнятті на роботу їх надати вам.

Далі, після того, як працівник подав заяву, надав нам відповідні документи, ми все перевірили, тобто все вистачає, написав в заяві з додатками, що надав, або має пільги, або не має пільги, вказав обов'язково свої контактні дані. Що це стосується? Контактні дані: адреса реєстрації, адреса реального проживання або листування, номер телефону, месенджер і номер телефону, за яким є месенджери, електронну пошту. Нехай прямо в заяві про прийняття на роботу вказує всі ці контактні дані. Повірте, потім ви ще скажете: «Дякую, що ви тоді при прийнятті на роботу зібрали ці дані». Коли ви захочете звільняти за прогул, просити пояснення, то питання: «А куди нам надсилати листи?» само по собі відпаде, тому що є заява працівника, в якій він повідомив ці контактні дані.

Далі. Після того, як взяли заяву, видали наказ, наприклад, про прийняття на роботу, ми повинні не забути, що податкову ми повинні повідомити про те, що ми приймаємо працівника. І обов'язково ми повинні це зробити до початку роботи. Це передбачено порядком 413 від 15-го року. Стосовно цього вже є судова практика. В свій час до воєнного стану Держпраця перевіряла, як приймалась і як подавалися повідомлення до податкової. Якщо повідомлення до податкової було зроблено в день прийняття на роботу, сьогодні перший робочий день і сьогодні кадровик або бухгалтер робить повідомлення до податкової – це є порушенням. На наступний день це є порушенням. Ми повинні це зробити до початку роботи. Якщо у нас працівник сьогодні приступає до роботи, то наказ видаємо вчора і вчора повідомляємо, але в жодному разі не в день початку роботи або на наступний день. Будь ласка, це прямо запам'ятайте.

Давайте підсумуємо, які типові помилки роблять в наказі про прийняття на роботу. Тому що наказ – це наш основний документ, який підтверджує, що ми прийняли на роботу. Що там я бачила із власних кейсів, власної практики? Немає дати початку роботи, просто є дата наказу сьогодні, прийняти на роботу такого-то, на посаду такого-то. А з якого числа? Тому що дата видання наказу і дата початку роботи – це різні речі. Тому вказуйте.

Відсутні посилання на умови праці, чи є випробувальний строк, чи строковий договір, чи ні, чи основне місце, чи за сумісництвом – це основні умови праці. Якщо ви хотіли прийняти працівника на строковий договір, то в заяві працівника і в наказі повинно бути це зазначено. І теж, якщо ви приймаєте за основним місцем роботи, зазначте в наказі і в заяві на основне або за сумісництвом.

Далі ще одна помилка – некоректне визначення посади. Досі я бачу постійні систематичні помилки, що посади в штатному розписі, в наказах про прийняття на роботу, в трудових не відповідають Класифікатору професій. Ви повинні сісти один раз і передивитися по Класифікатору професій, як називаються правильно посади, і пишіть їх у відповідності до Класифікатора професій. Тому, будь ласка, звертайте на це увагу.

З якими умовами праці ми обов'язково повинні працівника ознайомити до початку роботи? У нас є ст. 29 Кодексу законів про працю України. Я дуже часто наголошую, я нею користуюся сама і вам раджу, тому що по суті ст. 29 цього Кодексу – це така підказка для вас, що ви повинні з працівником оговорити, підписати. Це може бути в заяві, в наказі, в письмовому трудовому договорі, в посадовій або в інших документах до початку роботи працівника. Там дуже великий перелік. Він не все відповідає кожній посаді, але ви повинні по ньому пройтися. Це місце роботи, де адреса, де знаходиться роботодавець. Це різне – визначене робоче місце і місце роботи, тобто адреса роботодавця. Які трудові функції працівник повинен виконувати? Дата початку виконання роботи? Які необхідні засоби для роботи ви йому дали, які права, обов'язки, режим роботи, розмір оплати праці, правила внутрішнього трудового розпорядку. Дивіться ст. 29 Кодексу законів про працю України, коли ви приймаєте працівника на роботу.

Дякую. Перший урок закінчився. Зустрінемося на наступному.