Слухати чи завантажити аудіозапис
Розглянемо одну з найбільш важливих та актуальних тем для кадрових працівників — порядок заповнення порядкового номера місця трудових відносин під час оцифрування трудових книжок та передавання відповідних даних до Пенсійного фонду України. Сьогодні на мінікурсі детально розглянемо, як правильно визначати порядковий номер місця трудових відносин та надамо інші корисні поради та рекомендації.
Необхідність зазначення порядкового номера місця трудових відносин
До 10 червня 2026 року всі дані з паперових трудових книжок мають бути передані до ПФУ, що означає необхідність їх сканування або оцифрування. Під час сканування паперова трудова книжка сканується і завантажується на портал ПФУ через кабінет страхувальника або застрахованої особи у вигляді скан-копій.
Утім є й інший варіант: оцифрування трудової через кабінет страхувальника або застрахованої особи на порталі Пенсійного фонду шляхом відтворення записів із паперової трудової книжки в «ручному режимі». У такому разі також потрібно додавати скан-копії документа, на підставі якого внесено запис (трудової книжки).
І саме під час оцифрування потрібно заповнити, зокрема, порядковий номер місця трудових відносин.
Детальніше про сканування та оцифрування трудової у курсі «Електронна та паперова трудова книжка: наповнення, записи, зберігання & Оперативні відомості до ПФУ».
Крім того, порядковий номер місця трудових відносин слід вказати у разі передачі відомостей про трудові відносини через функціонал «Додати запис» або за допомогою XML-файлу.
Окрім того, необхідність у визначенні порядкового номера місця трудових відносин виникає у разі передачі оперативних відомостей до ПФУ при прийнятті, переміщенні, постійному переведенні, звільненні, поновленні на роботі, призупиненні та відновленні дії трудового договору. Такі відомості передають критично важливі держоргани, ОМС та підприємства (пп. 4 п. 2 постанови КМУ від 22.11.2024 № 1332).Тобто це ті роботодавці, які бронюють своїх працівників.
Порядковий номер місця трудових відносин: на що слід звертати увагу
Порядковий номер місця трудових відносин – це унікальний номер підприємства або установи, однаковий для всіх записів паперового документа про трудові відносини по одному підприємству (установі), незалежно від зміни назви організації, що відбувалися в період перебування застрахованої особи у трудових відносинах з цим підприємством або установою.
Порядковий номер вказує на місце роботодавця в трудовій діяльності працівника.
Отже, у графі «Порядковий номер місця трудових відносин» зазначається номер не за кількістю записів у трудовій книжці, а за кількістю роботодавців, у яких працівник працював.
Порядковий номер місця трудових відносин визначається за кількістю попередніх роботодавців
Це означає, що порядковий номер фіксується для кожного нового роботодавця і не змінюється протягом трудової діяльності працівника в межах конкретної організації.
Наприклад, якщо працівник працював у ТОВ «Млинок», потім – у ФОП, а потім працевлаштувався в ТОВ «Вікторія», то порядкових номерів місця трудових відносин буде «три»: ТОВ «Млинок» – 1, ФОП – 2, а ТОВ «Вікторія» – 3.
Порядковий номер місця трудових відносин фіксується для кожного нового роботодавця і не змінюється протягом трудової діяльності працівника.
Повторне працевлаштування: як визначається порядковий номер
Головне управління Пенсійного фонду України в місті Києві на наш запит, повідомили (лист від 14.08.2025 № 2600-0604-8/145987):
Код суб’єкта - є порядковим номером установи, з якою Ви перебуваєте / перебували у трудових відносинах. Наприклад, якщо це перше місце роботи / навчання та попереду не було відомостей про трудовий стаж, то порядковий номер коду суб’єкта буде – «1». При зміні місця трудових відносин присвоюється наступний номер за порядком. При поверненні на перше місце роботи код суб’єкта буде «1». У випадку зміни назви організації, код суб’єкта не змінюється.
Навчайся без зусиль: в транспорті, вдома, в обідню перерву. Розділ Відео – завжди під рукою!
Отже, на думку фахівців ГУ ПФУ в м. Києві порядковий номер місця трудових відносин при повторному працевлаштуванні не змінюється та лишається унікальним для підприємства з яким Ви перебуваєте / перебували у трудових відносинах.
Які документи допоможуть визначити порядковий номер місця трудових відносин
Якщо трудова книжка працівника оцифрована, можна скористатися функціоналом ПФУ для визначення порядкового номера. Щоб визначити порядковий номер місця трудових відносин попросіть працівника надати витяг з ЕТК. Подивіться, який порядковий номер останнього основного місця роботи, де працював співробітник. Ваш номер – наступний.
Зустрічається й симбіоз, коли треба вивчити дані з паперової трудової книжки та електронної й на підставі вже цих даних стає можливим визначити порядковий номер місця трудових відносин.
Також порядковий номер місця трудових відносин допоможуть визначити довідки ОК-5 та ОК-7.
Лайфхак, або що робити, коли виникають труднощі при визначенні порядкового номера
Якщо виникають труднощі під час визначення порядкового номера місця трудових відносин, і ви не впевнені, який номер вказати, є можливість проставити «1». ПФУ приймає цей підхід у разі сумнівів, особливо коли мова йде про перехідний період і процес переходу на електронні трудові книжки ще не завершений. Це дозволений варіант для передачі даних до Пенсійного фонду, зокрема, коли строки для подання оперативних відомостей стиснуті. І по суті це є офіційним лайфхаком, щоб не заморочуватися із визначенням порядкового номера місця трудових відносин, яким успішно користується багато роботодавців.
Висновки
- Порядковий номер місця трудових відносин визначається не за кількістю записів у трудовій книжці, а за кількістю роботодавців.
- Для визначення порядкового номера трудових відносин вивчається паперова трудова книжка, витяг з ЕТК.
- Якщо виникли труднощі при підрахунку порядкового номера місця трудових відносин, ставте 1 – ФПУ сприймає такий підхід.
Статті та консультації на тему:
Як критичним підприємствам подавати оперативні відомості до ПФУ: покрокова інструкція
Визначаємо порядковий номер місця трудових відносин для е-трудової та оперативних відомостей до ПФУ