Щорічна відпустка за кілька років: чи можна оформити однією заявою і наказом (+ зразки)

Сьогодні на мінікурсі говоримо про оформлення щорічної відпустки одночасно за два і більше робочі роки. З’ясовуємо що для цього потрібно і як саме слід оформлювати документи у разі надання такої відпустки.

 

Що про надання відпусток за кілька років каже законодавство

Законодавством не передбачено терміну давності, після якого працівник втрачає право на щорічні відпустки й воно не містить заборони надавати щорічні відпустки у разі їх невикористання. Про це неодноразово підкреслювали профільні Міністерства у своїх листах (див. до прикладу лист Мінсоцполітики від 08.07.2019 №793/0/204-19). Тобто, наприклад, якщо працівник не використав щорічну відпустку за два, три чи більше робочих років, то він має право використати накопичені дні щорічної відпустки або отримати за них грошову компенсацію при звільненні.

Водночас за мирних часів роботодавець має обов’язково слідкувати за своєчасністю надання щорічних відпусток працівникам. Адже у ст. 11 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) зокрема, визначені норми про заборону ненадання щорічної відпустки повної тривалості протягом двох років підряд та про надання невикористаної частини щорічної відпустки, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка. Проте під час дії воєнного стану ці норми не засовуємо.

Незважаючи на це, радимо узгоджувати із працівниками планомірне використання щорічних відпусток та планувати їх у графіку відпусток. Адже пам’ятайте: накопичені дні щорічних відпусток нікуди не діваються.

Часто-густо роботодавці звертають увагу на обмежувальні норми щодо надання щорічних відпусток, що діють під час воєнного стану. Вони визначені у ст. 12 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану». Але ми їх не радимо використовувати. Ба більше, якщо йдеться про щорічну основну відпустку, то обмежити її тривалість або надати без збереження зарплати можливо виключно, якщо йдеться про відпустку за поточний робочий рік й тривалістю понад 24 дні.

Поясню й ще одну норму, яка діє і під час воєнного стану, й за мирних часів. Відповідно до ст. 10 Закону про відпустки загальна тривалість щорічних основної та додаткових відпусток не може перевищувати 59 календарних днів.

Увага! Таке обмеження застосовується до щорічних відпусток за один й той самий робочий рік. До щорічних відпусток, належних за різні робочі роки, вказане обмеження не застосовується.

Наприклад, працівник має право на щорічну основну відпустку тривалістю 24 дні та щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день тривалістю 7 к. дн. Тобто у нього є право на щорічну відпустку тривалість 31 день. Працівник не використав ці щорічні відпустки за два роки поспіль, тобто сумарно 62 дні. Чи маємо переліміт? Звісно ні! Оскільки йдеться про різні робочі роки, то обмежувати їх надання 59 днями ми не маємо право. Тож працівник може використати усі дні щорічної відпустки, тобто 62 дні.

Отже, працівник має право використати щорічну відпустку, накопичену за різні робочі роки. При цьому він може оформити використання одночасно щорічних відпусток, наприклад, за два робочі роки – попередній та поточний. При цьому зручно дотримуватись принципу послідовності: спочатку надаються дні відпустки за попередні роки, а вже потім – за поточний рік. Більше інформації – тут.

 

Як оформити надання відпусток за кілька років

Ідеально, коли надання щорічної відпустки за два або більше робочі роки уже узгоджено у графіку відпусток. Проте й поза графіком відпусток надання такої комбінації також допустиме.

Коли період узгоджений у графіку відпусток, то роботодавець надає повідомлення працівнику, а далі за потреби працівник пише заяву.

Якщо ж надання поза графіком відпусток, заява від працівника обов’язкова. Про своє бажання використати щорічну відпустку за два робочі роки працівник може прописати в одній заяві.

У заяві достатньо вказати вид відпустки, дату її початку та тривалість. Наприклад, вказати:

Прошу надати мені щорічну основну відпустку тривалістю 48 календарних днів із першого вересня 2025 року.

Працівнику не потрібно у заяві вказувати робочі роки, за які бажає використати дні щорічної відпустки, та дату закінчення відпочинку. Водночас це й не заборонено (див. малюнок). Це має зробити кадровик у наказі про надання щорічної відпустки.

 

Зразок заяви працівника про надання щорічної основної відпустки за декілька робочих років

 

 

До речі, можна видати один наказ про надання щорічної відпустки за різні робочі роки.

Довго шукаєте необхідний документ або його зразок? Наш Консультант по документах вже готовий допомогти! Раптом не знайшли потрібного – сміливо замовляйте підготовку потрібного шаблону або зразка документа.

Але зважайте на важливий нюанс.

Річ у тому, що накази про надання щорічної основної відпустки та щорічної додаткової відпустки за ненормований робочий день слід вважати наказами тимчасового строку зберігання, 5 років. Тобто ці відпустки допустимо поєднувати в одному наказі. А накази про всі види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці вважаються наказами тривалого строку зберігання. Їх потрібно зберігати 75 років.

В цю категорію рекомендовано відносити щорічні додаткові відпустки за шкідливі та важкі умови праці, і за особливий характер праці. Тому поєднувати в одному наказі щорічні відпустки, наприклад, основну та за шкідливі умови праці в одному наказі не допустимо.

Отже, якщо мова йде про надання щорічної основної відпустки за два різні робочі роки, то їх надання можна прописати в одному наказі. Але у такому разі потрібно вказати тривалість дату початку і дату закінчення, а також розписати робочі роки, за які надаються щорічні відпустки.

Наприклад, вказати щорічну основну відпустку тривалістю 48 календарних днів з 1 вересня по 18 жовтня 25 року, з них 24 календарні дні за робочій рік з 10 квітня 2023 року по 09 квітня 2024 року, та 24 календарні дні за робочий рік з 10 квітня 2024 року по 9 квітня 2025 року.

 

Зразок наказу про надання щорічної основної відпустки працівнику за декілька робочих років

 

 

Висновки

1. Право на щорічну відпустку з часом не втрачається.
2. Накопичені дні можна використати або отримати компенсацію при звільненні.
3. При оформленні щорічних відпусток за кілька робочих років заява може бути одна, достатньо вказати вид, дату початку та тривалість.
4. У наказі кадровик зазначає конкретні робочі роки, за які надається відпустка, тривалість, дата початку і дата закінчення відпустки. Можна видати один наказ, але об’єднувати в ньому відпустки з різними строками зберігання документів не можна.

 

Шаблони та зразки документів:

Заява працівника про надання щорічної основної відпустки за декілька робочих років

Наказ про надання щорічної основної відпустки працівнику за декілька робочих років

Наказ про надання щорічної основної відпустки працівнику за декілька робочих років (П-3)

 

Консультація на тему:

Як правильно використати накопичені дні щорічної відпустки за кілька років