Згода працівників на обробку персональних даних і зобов’язання про їх нерозголошення: чи повинен вимагати роботодавець

Сьогодні на мінікурсі говоримо про те, чи потрібно вимагати у працівників згоду на обробку персональних даних і чи може роботодавець працювати з такими персональними даними, не маючи згоди на обробку персональних даних. А також про те, чи повинен працівник, який обробляє персональні дані, гарантувати їх нерозголошення.

 

Що майбутній працівник має надати при прийнятті на роботу

Відповідно до ст. 24 Кодексу законів про працю України при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати:

1. паспорт або інший документ, що посвідчує особу;

2. трудову книжку у разі її наявності або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб;

3. документи про освіту;

4. військово-облікові та інші документи за необхідності.

Роботодавець працює з цими документами та здійснює обробку персональних даних працівників, що містяться у цих документах. А отже постає питання чи потрібна згода на обробку таких даних.

 

Чи вимагати у працівника згоду на обробку персональних даних

Відповідно до статті 11 Закону України від 01.06.2010 № 2297-VI «Про захист персональних даних» є шість підстав для обробки персональних даних. Це:

1. згода суб’єкта, чиї дані обробляються;

2. дозвіл на обробку персональних даних;

3. укладення та виконання правочину з певною метою;

4. захист життєво важливих інтересів суб’єкта персональних даних;

5. необхідність виконання обов’язку володільця персональних даних, який передбачений законом;

6. та необхідність захисту законних інтересів володільця персональних даних або третьої особи, якій передаються персональні дані.

Як бачимо, обробляти персональні дані можна не лише за наявності згоди чи дозволу особи, чиї дані обробляються.

Ми зібрали для вас все найголовніше у зручному відеоформаті: тижневі огляди, короткі пояснення змін у законодавстві, практичні інструкції. Дивіться Відео у будь-який зручний момент – вдома, на роботі чи в дорозі

Відразу перейдемо до прикладу.

При прийнятті на роботу працівника кадровик попросив його паспорт, трудову книжку, документи про освіту та інші документи. Крім того, кандидат на посаду заповнив анкету.

Далі вказані документи будуть зберігатися в оригіналах чи копіях, інформація з них буде вноситися до програм і баз даних, які використовує в роботі підприємство.

Отже, кадровик виконує свої трудові обов’язки й обробляє персональні дані прийнятого працівника.

То чи вимагати у цього працівника дозвіл чи згоду на обробку його даних?

Ні, такий дозвіл не потрібен, адже серед підстав для обробки персональних даних є необхідність виконання обов’язку володільця персональних даних, який передбачений законом.

Володільцем персональних даних тут виступає роботодавець, який виконує свої службові обов’язки, працюючи з персональними даними, наданими чи повідомленими працівником.

Разом з тим роботодавці зобов’язані забезпечити захист від випадкової втрати, знищення, незаконної обробки чи незаконного доступу до персональних даних.

 

Що значить забезпечити захист персональних даних

Працівники, які безпосередньо працюють з цими даними при виконанні своїх обов’язків, зобов’язані не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням посадових обов’язків.

Таке зобов’язання щодо нерозголошення даних чинне навіть після припинення ними діяльності, пов’язаної з персональними даними.

Працівники кадрових служб, бухгалтерії, ІТ-відділу, юристи та інші, хто мають доступ до персональних даних, повинні бути письмово ознайомлені з вимогами Закону та надати підписане зобов’язання про нерозголошення.

 

Висновки

1. Якщо йдеться про обробку персональних даних працівників під час виконання службових обов’язків, то згода на їх обробку не потрібна.

2. Якщо є намір чи ймовірність передачі персональних даних іншим суб’єктам і це прямо не передбачено законом, доцільно отримати згоду працівників на обробку їх персональних даних.

3. Працівники підприємства, які мають доступ і займаються обробкою персональних даних своїх колег, повинні підписати зобов’язання про нерозголошення цих персональних даних.

 

Шаблони та зразки документів:

Наказ про призначення особи, відповідальної за організацію роботи із захисту персональних даних при їх обробці

План дій на випадок несанкціонованого доступу до персональних даних

Наказ про затвердження Положення про обробку та захист персональних даних у базах персональних даних володільцем ТОВ

Наказ про затвердження Положення про обробку та захист персональних даних

Положення про обробку та захист персональних даних

Наказ про порядок обробки та захисту персональних даних працівників (у ФОП)

Журнал реєстрації зобов'язань про нерозголошення персональних даних

Зобов'язання про нерозголошення персональних даних