Віддалена робота: формати та обмін кадровими документами
(модуль 3 із 10)

Додаткові матеріали

Презентація

Таблиця відмінностей дистанційної та надомної роботи

Текстове розшифрування відео

Модуль третій, урок перший. Віддалена робота. Обираємо формат за Кодексом законів про працю.

Ми досить часто на практиці оперуємо поняттям віддалена робота. Хоча насправді у Кодексі законів про працю визначені не поняття, а форми, у яких може бути реалізована віддалена робота. Кадровик має розуміти, яким чином оперувати цими поняттями і як їх правильно запровадити. Не може бути такого, що працівник повідомив у месенджері, що сьогодні він працює віддалено, а завтра вийшов, а післязавтра знову віддалено. Такої хаотичності з точки зору трудового законодавства не може бути. Ми можемо налагодити процес, коли він приходить в офіс або коли не приходить, але все це має бути обумовлене з точки зору Кодексу законів про працю і практики.

У нас є поняття, які зустрічаються виключно на практиці, тому що у Кодексі законів про працю розрізнюється надомна робота і дистанційна робота. Якщо коротко підсумувати відмінності, то надомна робота — це коли у вас є швачки, які виконують роботи на дому. Вони не входять на фабрику чи в цех, а працюють на дому з необхідним устаткуванням і матеріалами. Дистанційна робота — це робота з ноутбуками і комп’ютером, коли працівник мобільний і може працювати будь-де, де є комп’ютер і доступ до інтернету.

При надомній роботі фіксується місце, де вона відбувається, і устаткування. Як правило, це робочі професії, які передбачають виконання робіт руками або надання послуг. Дистанційна робота потребує тільки ноутбука і доступу до інтернету.

Щодо місця роботи при надомній роботі, вона виконується за місцем проживання працівника або в інших визначених приміщеннях поза виробничими приміщеннями роботодавця на робочому місці, адреса якого зафіксована в трудовому договорі або наказі про надомну роботу. Місце виконання надомної роботи завжди фіксується. При дистанційній роботі вона виконується поза робочими приміщеннями в будь-якому місці за вибором працівника. Місце роботи при дистанційній роботі ніколи не фіксується. Головне, щоб працівник у визначені дати здав роботу, показав результати або виходив у відповідні години на зв’язок.

Поєднання дистанційної та офісної роботи — можливий варіант, передбачений статтею 60 з індексом 2 Кодексу законів про працю. Для надомної роботи такого немає. При дистанційній роботі місце не фіксується, і допустиме поєднання, коли деякі дні працівник працює дистанційно, а деякі дні виходить в офіс. Це прописується у письмовому трудовому договорі про дистанційну роботу. Якщо під час воєнного стану не укладали письмовий договір, цю фразу передбачають у наказі про дистанційну роботу. Наприклад, працівник виконує роботу в офісі кожної середи з 9 до 18. Понеділок, вівторок — дистанційно, середа — в офісі, четвер, п’ятниця — дистанційно.

Щодо робочого часу при надомній роботі, працівник працює за загальним режимом роботи підприємства. Якщо встановлено, що він працює з 9 до 18, то відповідно і при надомній роботі він підпорядковується такому графіку. При дистанційній роботі на працівника не поширюються правила внутрішньо трудового розпорядку. Першочергово він виконує роботу в зручний час. На практиці краще, якщо працівник підпорядковується внутрішньому трудовому розпорядку. Якщо всі працюють з 9 до 18, то ми маємо право прописати це у письмовому договорі або наказі, що він буде працювати за цими годинами. Якщо такої потреби немає, ви можете залишити норму, що на нього не поширюються правила внутрішньо трудового розпорядку. Він працює, відпрацьовує години, показує результати роботи тоді, коли йому зручно. Але краще вести конкретні години його роботи для контролю.

У письмовому трудовому договорі прописується: працівнику встановлюється режим роботи — п’ятиденний робочий тиждень з двома вихідними днями: субота і неділя. Тривалість щоденної роботи 8 годин. Початок роботи, закінчення роботи, перерви для відпочинку і харчування. При дистанційній роботі необхідно зафіксувати період відключення. Це період, коли ми не можемо турбувати працівника, коли він відпочиває від роботи і не зобов’язаний виконувати робочі завдання, відповідати на повідомлення, месенджери, телефонні дзвінки (див. презентацію). Працівник може переривати інформаційний телекомунікаційний зв’язок з роботодавцем з 18 до 9 наступного дня у робочі дні, з 00 до 24 у вихідні дні, святкові та неробочі дні. Якщо йдеться про письмовий договір, прописуємо святкові неробочі дні, щоб потім не повертатися до цього питання після скасування воєнного стану.

Наступне питання — як контролювати працівників, бо фізично їх не бачимо, а можемо тільки відчувати, зроблена чи не зроблена робота. При надомній роботі роботодавець самостійно вирішує, в який спосіб доручити роботу і контролювати її виконання, забезпечити облік виконаної роботи. Саме роботодавець визначає метод контролю. Якщо швачці треба за день зробити дві сукні, то якщо вони зроблені, контроль уже є. При дистанційній роботі порядок і строки подання працівником звітів про виконану роботу визначаються трудовим договором. Ми прописуємо, яким чином буде вестися комунікація з дистанційним працівником, і прописуємо подання звітів. Можна запровадити звіти у формі таблиць, де розписується, що працівник зробив за день. При дистанційній роботі рекомендується запровадити такі звіти.

При надомній роботі матеріально-технічна база, забезпечення засобами виробництва, матеріалами покладається повністю на роботодавця, якщо інше не передбачено трудовим договором. При дистанційній роботі порядок і строки забезпечення працівників необхідним обладнанням, професійно-технічними засобами визначаються трудовим договором. Розміри, порядок, строки виплати компенсації за використання орендованих обладнань програмно-технічних засобів, засобів захисту інформації. Порядок відшкодування інших витрат, пов’язаних з дистанційною роботою, визначається трудовим договором про дистанційну роботу.

У трудовому договорі про дистанційну роботу, наказі про запровадження дистанційної роботи маєте вписати, працює працівник зі своїм ноутбуком чи ви йому надали. Все це має фіксуватися. Якщо він взагалі не виходить в офіс, то досить проблематично контролювати всі нюанси. У разі відсутності у договорі положення про забезпечення працівників необхідним обладнанням, програмно-технічними засобами, все це забезпечення покладається автоматично на роботодавця. Прописуєте одразу, хто і кого чим забезпечує. Чи то свій ноутбук зі своїм програмним забезпеченням, чи то наш ноутбук, а програмне забезпечення працівника, чи ми все надаємо, все це маєте прописати на етапі підписання договору про дистанційну роботу або наказу про запровадження дистанційної роботи.

Матеріальна відповідальність також може бути. Це передбачено статтею 135 з індексом один Кодексу законів про працю по відношенню до надомної і дистанційної роботи. Але це має бути додатковий договір про повну матеріальну відповідальність. Як ви будете запроваджувати, це на ваш розсуд. Письмовий договір про повну матеріальну відповідальність з дистанційним або надомним працівником є можливим варіантом.

Розповсюджене припущення, що якщо працівник працює дистанційно або надомно, то він трошки недопрацівник. Можна йому не надавати відпустки, облік робочого часу, просто заплатити і все. Насправді це так не працює. Це такий самий працівник, як офісний. Загальна норма тривалості робочого часу — 40 годин. Ми не можемо виходити за 40 годин на тиждень. Він працює так само, просто ми його не бачимо.

Дистанційний працівник має право на ті самі відпустки, що й офісний працівник. Щодо щорічної відпустки за роботу в шкідливих важких умовах праці, як правило, вони пов’язані з негативними чинниками, які впливають на працівника, які при надомній або дистанційній роботі малоймовірні. Додаткова відпустка за особливий характер праці, зокрема за роботу з комп’ютером, за ненормований робочий день, якщо він зафіксований і підтверджений, цілком можливий варіант. Всі інші види відпустки надаються дистанційним та надомним працівникам у загальному порядку. Ніяких особливостей немає.

Щодо обліку робочого часу, незважаючи на плинність часу, ми не бачимо працівника, тим не менш облік робочого часу ми маємо вести. Найбільше розповсюджений варіант — табель. Табель також ведеться на дистанційних та надомних працівниках. Тому рекомендується підпорядковувати цих працівників правилам внутрішньо трудового розпорядку, тому що легше відслідкувати, коли він приходив або коли він не приходив. Лікарняні, відпустки, облік робочого часу здійснюємо у загальному порядку. Ніяких особливостей для дистанційних та надомних працівників немає.

На наступних уроках будемо говорити про запровадження дистанційної та надомної роботи.