Страховий стаж та оформлення лікарняних
(модуль 4 із 10)

Додаткові матеріали

Презентація

Довідник «Джерела інформації для обчислення страхового стажу»

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги, на модулю чотири. Сьогодні ми розглянемо страховий стаж та правило його обчислення за різні періоди. Для багатьох бухгалтерів і кадровиків добре відомо, що для вірної оплати допомоги по тимчасовій втраті працездатності необхідно порахувати страховий стаж. За Законом 1105 передбачено застосування коефіцієнту страхового стажу. Сто відсотків середнього заробітку має право отримувати той працівник, у якого немає певних пільг, які дають йому право на 100%, але у якого страховий стаж вже 8 + років. І тому цей страховий стаж треба відповідно підтвердити.

Страховий стаж за законодавством – це той період, протягом якого особа підлягала страхуванню у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та за якого щомісячно сплачено страхові внески в сумі не менше мінімального страхового внеску. Але чи завжди у нас була така вимога сплачувати не менше мінімального внеску? Звісно, ні. І тому законодавець визначає, що страховий стаж обчислюється за даними Реєстру застрахованих осіб державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування, у тому числі за даними про трудову діяльність, внесеними відповідно до Закону про збір на облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, а за періоди до 1 липня 2000 року в порядку та на умовах, передбачених законом, що діяли раніше.

Ми розуміємо, що страховий стаж може бути порахований як за реєстром, так і за трудовою книжечкою, яка має бути у працівника – паперова або вже оцифрована, занесена до Пенсійного фонду. Та інформація також може потрапляти до державного реєстру і давати можливість враховувати певні періоди до страхового стажу як для лікарняних, так і для пенсійного забезпечення. Обов'язково має бути не менше мінімального страхового внеску, але не завжди у нас була прив'язка до мінвнеску або записи до трудової книжечки.

Відповідно до законодавства, у нас є загальний страховий стаж, який безпосередньо впливає на коефіцієнт страхового стажу при розрахунку допомоги по лікарняних, там де звичайний страховий випадок. Там, де у нас є вісім років підтвердженого страхового стажу, ми можемо рахувати 100%. Або якщо у нас менше років, там у нас є понижуючі коефіцієнти. Це стосується тільки звичайних страхових випадків. Це не стосується вагітності та пологів, але в будь-якому разі ми маємо правильно порахувати страховий стаж незалежно від того, чи ми оплачуємо тільки коштом страхувальника, чи наш лікарняний заходить на територію, яку оплачує пенсійний фонд, тобто з шостого дня.

Але при цьому зверніть увагу – дуже невірно буде говорити, що якщо у нашого працівника є 8+ років страхового стажу, то це означає, що у нього 100% оплата середнім заробітком лікарняного. Це буде невірно, тому що у такого працівника, який має, наприклад, 10 років страхового стажу, що підтверджено довідкою ОК5, ОК7, довідкою дев'ять із реєстру, у нас може бути ситуація, коли працівник певний період перебуває у відпустці без збереження заробітної плати на період, приміром, військового стану чи перебуває в призупиненні. І це йде місяць за місяцем, і фізичній особі нічого не нараховується. Відповідно, у нього немає бази нарахування і він є в ці місяці незастрахованою особою.

І тому, якщо на момент настання страхового випадку по працівнику, який має вже умовно кажучи 8 + років страхового стажу, але у нього є підтверджено, що за останні 12 місяців перед настанням страхового випадку менше 6 місяців застрахованої особи, то у нього буде обмеження на нарахування лікарняних, обмеження на нарахування допомоги по вагітності та пологах, виходячи із мінімальної заробітної плати. Це окрема тема, яку ми будемо розглядати в курсі, але тим не менше спрацьовує друге обмеження – страховий стаж. І загальний страховий стаж і страховий стаж за останні 12 місяців може вам сформувати пенсійний фонд за вашим запитом.

Але зверніть увагу, на підставі яких даних формує Пенсійний фонд ці відомості про страховий стаж? Звісно, у кого є оцифровані трудові книжечки, там вже можна було порахувати всі періоди, які враховуються та невраховуються. І відповідно, це наші об'єднаний податковий розрахунок, відомості, які ми формуємо і подаємо під час звітності по ПДФО, військовому збору і ЄСВ. Додаток перший, додаток п'ятий – початок та завершення трудових і цивільно-правових відносин. Особливо зверніть увагу на додаток п'ятий, що впливає на страховий стаж – це інформація, коли ми показуємо зміну коду застрахованої особи з вагітності та пологів на догляд за дитиною до трьох років або від трьох до 6 років. Там різні коди застрахованої особи. І тому ці періоди треба показувати для того, щоби вони правильно в реєстрі лягали до страхового стажу.

Крім того, не забувайте, у нас ще є один документ, який також впливає на страховий стаж і може впливати через реєстр застрахованих осіб. Це повідомлення про прийняття на роботу. Там, де ми подаємо дані про працівників, з якими ми уклали трудові відносини, основних, сумісників. Цивільно-правові відносини не подаються, крім резидентів, їх контракти. Тобто цей документ також дає нам інформацію.

Ну, і ще я хочу сказати, що дуже важливо, коли бухгалтер час від часу перевіряє свої документи подані, але на це, звісно, немає часу. Тому доволі часто на практиці ця перевірка виникає в силу того, що звертаються працівники, по яких була подана помилкова звітність, наприклад, або неправильно поставлена ідентифікація фізичної особи і цей період не зарахувався до страхового стажу. Або, наприклад, подавали в певний період, у нас можуть бути збої технічного забезпечення, подавали вживу ці податкові розрахунки, не отримали другу квитанцію, а друга квитанція, яку отримали податківці при паперовій звітності, вона не враховувала цей податковий звіт, тому що там були якісь певні помилки, які не дозволяла програма підтягнути як поданий звіт. І такі періоди, при тому, що за працівника сплачені страхові внески, але вони не враховані, тому що не підтягнулася звітність.

Тобто ми маємо розуміти, що це важливо. Дехто каже: "Ну, програмне забезпечення рахує це зараз все, страховий стаж може порахувати?" Так. Але час від часу треба перевіряти, а чи все вірно ми надали тому програмному забезпеченню для того, щоб потім не виникали питання пере подачі звітності для того, щоби правильно підтягнувся страховий стаж.

І так, якщо ми повертаємось до Закону 1105, там де визначено, як формується страховий стаж, у тому числі до 2000 року за законодавством, яке діяла на той час. І на сьогоднішній день з огляду на те, як змінювалось діюче законодавство, ми можемо визначити чотири основні періоди для формування страхового стажу, коли змінювалось законодавство і як ті чи інші періоди включалися чи не включалися до страхового стажу. Якщо включалися, то за яких вимог?

Отже, перший період – по 27 лютого 2001 року включно, його часто називають до 28 лютого 2001 року. Це той період, коли для нас трудовий страховий стаж був абсолютно однаковою величиною. Вони були однакові і розраховувались за даними трудової книжки. І тому визначала, включався період чи не включався до страхового стажу, постанова 1658. Там чіткий перелік, що включається, що не включається. Від цього ми нікуди відійти не могли.

Далі з 28 лютого 2001 по 31 грудня 2010 включно ми визначали страховий стаж вже з урахуванням діючого Закону 2240. Він на сьогоднішній день вже недіючим є, але там була вимога щодо страхування до Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності. І тому ми все рівно, маючи Закон про соціальне страхування, визначали страховий стаж за даними трудової книжки.

З 1 січня 2011 року і по 31 грудня 2015 року у нас до Закону 2240 приєднався новий Закон про ЄСВ, про загальнообов'язкове державне, про єдиний внесок на соціальне страхування. Закон 2464. І саме цим законом у нас введений був замість чотирьох внесків, які були запроваджені Законом 2240, ведений єдиний внесок і відповідно запроваджений персоніфікований облік. Тому трудову книжечку ми також беремо для визначення страхового стажу, але основа береться із персоніфікованого обліку.

І останні зміни, які були внесені в порядку зарахування періодів до страхового стажу – з 1 січня 2016 року. Це Закон 1105, який визначає страховий стаж. Ми вже говорили про це, стаття 14. І обов'язково зміни, які відбулися протягом періодів з 1 січня 2016 року до Закону 2464. І отут ми вже говоримо, що всі періоди, починаючи з 1 січня 2016 року по страховому стажу, зараховуються виключно на підставі персоніфікованого обліку.

Отже, я пройдусь зараз періодами. У вас це буде робоча презентація. Якщо ми говоримо період до 27 лютого 2001 року, відкриваємо правила, якщо ви підраховуєте страховий стаж свого працівника. Відкриваємо постанову 1658 від 19 жовтня 98го року. Там чітко прописані періоди, які ми включаємо, які не включаємо. Ми просто їх днями підраховуємо, сумуємо і визначаємо страховий стаж за певний місяць. Відповідно, трудова книжка, тобто записи також мають бути внесені про трудові відносини.

Ну, а далі іде деталізація, що ми включаємо, що ми не включаємо. Я далі пройдусь по цих періодах, але в таблицях, в кінці нашої презентації для того, щоб не витрачати багато часу.

Далі ми говоримо про страховий стаж, який розраховувався з 28 лютого 2001 року по кінець 2010 року. Тобто в цьому періоді набирає чинності Закон 2240 про загальнообов'язкове державне соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, який поділив внески на пенсійний фонд і фонд соціального страхування з тимчасової втрати працездатності. А отже, для зарахування до страхового стажу необхідно брати дані з трудової книжечки плюс дані про сплату внесків до фонду. Немає значення, яка сума, тобто не абсолютною сумою, не мінімальним внеском міряється, а наявністю сплати, тобто лише сплата.

Відповідно у нас є тут періоди, я далі по них скажу, буду знову ж таки коментувати. Зараз не буду входити в деталізацію, а прокоментую в табличці, яка в нас буде загальна.

І відповідно у нас є слідкуючий етап. Це з 2011 року по 2015 включно, по 31 грудня 2015 року. Це зарахування за даними трудової книжки та персоніфікованого обліку. Тобто до Закону 2240 доєднаються норми статті шостої Закону 2464. Закон, який набув чинності з 1 січня 2011 року. І тому відповідно у нас з'явилося замість чотирьох фондів один внесок, єдиний соціальний внесок і персоніфікація відомостей про застраховану особу. Хто давно працює, пам'ятаєте, як подавали на дискетах таку персоніфікацію?

Тобто страховий стаж включається місяць, протягом якого особа підлягала загальнообов'язковому державному соціальному страхуванню у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, та за який щомісяця сплачено ЄСВ не менше, ніж страховий внесок. Отже, ми вперше виходимо не на факт сплати, а на факт не менше мінімального страхового внеску.

Ну і, звісно, також деталізовані витрати, які включаються і не включаються.

І от далі ми йдемо до періоду з 1 січня 2016 по сьогодення. В цьому періоді у нас визначається страховий стаж виключно за даними персоніфікації. Тобто в персоніфікацію потрапляють періоди, протягом якого особа підлягала страхуванню у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та за якого щомісячно було сплачено страховий внесок роботодавцем не менше ніж мінімальна заробітна плата. І періоди, за який сплачено страхові внески, виходячи з розміру мінімальної заробітної плати, але не роботодавцем і не застрахованою особою.

Що ви спитаєте? Є таке? А це є ті періоди, коли особа є застрахованою, коли за неї платить держава. Ну, приміром, класичний приклад – це допомога по догляду за дитиною до трьох років. Страхувальник не платить нічого по ЄСВ за цей період. ФОПи могли за себе сплачувати, могли не сплачувати, якщо є працівник зі статусом ФОПа, але за цей період перебування у цій відпустці сплачує ЄСВ органи соціального забезпечення. А з липня 2025 року внески стали сплачувати пенсійний фонд. Отже, така особа є застрахованою.

Тому зверніть увагу, що у нас вперше з 2016 року до страхового стажу стали прирівнюватися не тільки виплати за трудовими договорами, там де сплачено не менше мінімального страхового внеску, але у нас ще стали прирівнюватися і винагороди за цивільно-правовими договорами. Тобто вперше 16-го року ЦПД також стали підставою для формування страхового стажу. 

Причому, на що я хочу звернути увагу. Ми вже говорили про те, що якщо особа, ваш працівник, у певні періоди місяця ви за нього не сплачуєте ЄСВ, коли це може бути? Ну, наприклад, працівник знаходиться у відпустці без збереження заробітної плати під час воєнного стану, умовно кажучи, кілька місяців, так, на період воєнного стану, по мірі того, як продовжували цей стан, або призупинення дії трудових договорів, тобто коли ви нічого не нараховуєте і ви відповідно не сплачуєте за такого працівника як страхувальник ЄСВ. Але в цей період бухгалтер каже: "Я чітко знаю, коли настає страховий випадок, що у цієї людини за останні 12 місяців нема повних шести місяців страхового стажу".

А чи впевнені ви? Зайдіть і перевірте страховий стаж. Чому? Тому що в цей період ваш працівник може бути у вас в трудових відносинах за основним місцем роботи і там буде дійсно відсутність страхового стажу під час цих періодів, які я назвала. А він може мати роботу за основним місцем роботи і там може сплачуватися страховий внесок, який буде в повній мірі або частково в пропорції формувати страховий стаж.

І є ще одна фішечка, вона дуже складна. Я буду в наступній презентації давати посилання на пенсійний фонд, на лист пенсійного фонду, але це також маєте врахувати, коли страховий стаж буде завантажуватися в державний реєстр із запізненням. Наприклад, ваш працівник знаходиться у відпустці без збереження заробітної плати, довгій, на період воєнного стану. Ви йому не нараховуєте ЄСВ, він у вас не застрахована особа, все нормально. Але такий працівник є приватним підприємцем. Ну, принаймні, якщо не забороняє йому корпоративна етика чи корпоративні документи займатися підприємництвом. І відповідно, знаючи, що за нього ніхто не платить ЄСВ, він сплачує за себе ЄСВ добровільно, а з 2025 року це вже не добровільно законом про бюджет. Це є обов'язок 25-26-го року.

Якщо ви є найманий працівник, немає значення за яким місцем роботи, але за вас не сплачується роботодавцем не менше страхового внеску, ви маєте сплачувати самостійно. От така історія.

І от коли фізична особа каже: "Так, я за себе сплачую ЄСВ". А бухгалтер дивиться за основним місцем роботи, каже: "Нема страхового випадку". А чому ж так буває? А тому, що оці внески, поки людина сплачує на протязі року, ФОП, вони є авансами і нарахуванням як страховий стаж, зарахування в страховий стаж буде йти по нарахуванню, коли така особа відзвітується на наступний рік. Приміром, якщо це ФОП на єдиному податку, він буде звітувати не пізніше 9 лютого, наприклад, 26-го року за 25-й рік. І тільки тоді буде проведене нарахування. І коли закриється програмне забезпечення прийняття звітності, проведеться нарахування по загальному державному соціальному страхуванню. В реєстрі буде нарахований страховий стаж.

І тому дійсно Пенсійний фонд дає роз'яснення, що в такому разі, якщо лікарняні були нараховані з обмеженнями, треба перераховувати.

До чого я це веду? До того, що страховий стаж потрібно моніторити, тому що це може бути з одного боку завищені нарахування там, де є понижуючий коефіцієнт за перевіреним страховим стажем і тоді треба буде гроші повертати. Також це може перевірятися Держпраці під час перевірок, документальних перевірок, коли занижені лікарняні – це як заниження соціальної гарантії. Тому на ці моменти зверніть увагу.

Ну і тепер ми пройдемося по систематизації періодів. Тобто ми бачимо до 28 лютого 2001, з 28 лютого 2001 по кінець 2010 року, з 1 січня 2011 по завершення 15-го року і все, що почалося з 1 січня 2016 року.

І от якщо ми бачимо період роботи, тобто трудові відносини, вони у нас зараховуються, починаючи з 28 лютого 2001 року за умови сплати трудова діяльність, трудова книжка плюс сплати внесків до Фонду соціального страхування тимчасової втрати працездатності, починаючи з 1 січня 2011 року по завершенню 2015 року і відповідно починаючи з 1 січня 2016 року сьогодення. Тобто фактично ми говоримо цей період, який почався з 1 січня 2011 року, ми зараховуємо страховий стаж тільки за умови, що сплачений єдиний соціальний внесок не менше мінімального страхового внеску або інакше буде йти пропорційне зарахування до страхового стажу.

Період тимчасової втрати працездатності завжди за діючим законодавством зараховувався до страхового стажу. Причому і за ті періоди, там де не нараховувалось ЄСВ, наприклад, були періоди, там підтягувалася нормативним забезпеченням. Там ми дивилися за постановою 1658.

Час перебування у відпустці по вагітності та пологах за всі періоди, як до 28 лютого 2001-го року, так і по сьогоднішній день ці періоди зараховуються до страхового стажу, тому що раніше у нас було постанові 1658, а потім у нас було нарахування на ці суми.

Час перебування у відпустці по догляду за дитиною до трьох років завжди зараховувався до страхового стажу, незважаючи на те, що ці кошти сплачує не страхувальник, а сплачує держава.

Відпустка по догляду за дитиною від трьох до 6 років. Тут зверніть увагу, будьте уважні, тому що ця відпустка зараховувалась до страхового стажу тільки до 28 лютого 2001 року, тобто по 27 лютого 2001 року, тому що це було безпосередньо передбачено постановою 1658. Починаючи з 28 лютого 2001 року і по сьогоднішній день цей період не зараховується до страхового стажу. Тут я хочу сказати, знову ж таки, за умови, що такий працівник самостійно не уклав договір на добровільне страхування або якщо він не є фізичною особою підприємцем, який сплачує за себе ЄСВ. Тобто треба пильнувати і цю історію, аби у працівника не формувався страховий стаж поза вашим місцем роботи.

Служба в Збройних силах або військова служба. Зверніть увагу, цей період служби у нас по-різному формував страховий стаж. Якщо ми беремо періоди до 28 лютого 2001 року, то період військової служби зараховувався до страхового стажу за постановою 1658. Далі з 28 лютого 2001 року і до 1 січня 2016 року період військової служби не зараховувався до страхового стажу, тому що не нараховувались внески. І тільки з 1 січня 2016 року, коли на грошове забезпечення стали нараховувати ЄСВ, цей період також став зараховуватися до страхового стажу.

Час навчання в вищому закладі освіти в аспірантурі, докторантурі у нас не формував страховий стаж за всі періоди.

Час навчання в професійних технічному закладі освіти формував страховий стаж тільки до 28 лютого 2001 року, де конкретно було прописано за постановою 1658. Далі у нас період отримання допомоги по безробіттю. Цей період на всі часи до 28 лютого 2001 року і по сьогоднішній день зараховується до страхового стажу. Але зверніть увагу, підстава що має бути? Або запис в трудовій книжці, або довідка з центра зайнятості.

Період отримання непрацюючими особами допомоги по догляду за дитиною до трьох років, допомоги при народженні дитини до 2016 року не зараховувався до страхового стажу. З 1 січня 2016 року зараховується до страхового стажу, тому що вважається, що особа застрахована державою.

І зверніть увагу, якщо у вашого працівника є період заняття підприємницькою діяльністю або незалежною професійною діяльністю, у нас зараховується цей період по всіх часах, тобто до 28 лютого 2001 року і по сьогодні. Але тут є дійсно проблеми в зарахуванні, тому що там, де фізичні особи не подавали звітність, ці суми залишилися не страховим стажем, а авансами, які висять, вже очевидно давно повисли в бюджеті.

А в період з 28 лютого 2001 року по 31 грудня 2010 року цей період зараховувався за умови сплати внесків до Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності. За період з 1 січня 2011 року у нас зараховується за умови сплати ЄСВ. І по сьогоднішній день, 16-го року ми також говоримо, що підприємництво зараховується тільки тоді, коли приватний підприємець сплатив за себе єдиний соціальний внесок не менше мінімального страхового внеску.

І якщо під час війни перші роки законодавство звільняло приватних підприємців із сплати ЄСВ за себе, то 25-й 26-й рік такої вже референтної норми немає. Тому відповідно ці періоди, коли ФОП не сплачував ЄСВ за себе, вони не зараховувались. Тому на цей момент зверніть також увагу, тому що це може давати нам страховий стаж за період, ще й давати із запізненням.

На цьому наш урок завершений, а я вас чекаю на другому уроці.