Сканування трудової книжки: дедлайн, дії роботодавця, статуси та робота на ПФУ

Текстове розшифрування відео

Після того, як подали паперову сканкопію трудової книжки до Пенсійного фонду, розпочинається квест з перевірки статусів, в якому ж перебуватиме звернення у найближчий час. Адже від того буде залежати, чи успішно виконане таке оцифрування, чи все ж таки потребує певного додаткового долучення по конкретній фізичній особі. Таких статусів є не один і не два. В кожному з них може перебувати паперова трудова книжка, її сканкопія після подачі звернення. Не кожен з них завжди можемо відслідкувати, але це не кожен для нас і важливий. В більшій мірі деякі є технічними, які стосуються лише роботи спеціалістів Пенсійного фонду.

Після того, як зробили свою частину роботи в плані того, що передали звернення до Пенсійного фонду, рухаємося до блоку відомості про трудові відносини саме в кабінеті роботодавця. Тут важливо вибрати правильні параметри пошуку. Повинні для себе розуміти, коли використовуємо фільтрацію. Якщо цікавить інформація по конкретній фізичній особі, тоді вносимо її реєстраційний номер облікової картки або, наприклад, прізвище та ім'я для того, щоб відшукати звернення по конкретній фізичній особі.

Показуємо, як це працює. Наприклад, пишемо Хільчук. Важливий момент, на який часто не звертають увагу і допускають помилку. Дата подачі відомостей, фільтр в цьому полі стоїть за замовчуванням 1 січня поточного року. Тому обов'язково змінюємо цю дату, якщо звернення перебувало конкретно 1 січня, наприклад, 26го року. Адже будь-хто, як зайде в кабінет роботодавця, буде бачити цю конкретну дату. Ніякої іншої дати тут немає. Повинні її змінити, тобто збільшити ось цей період пошуку інформації. Для прикладу, напишемо 2000, 21й рік, тобто з моменту того року, коли стартували ось з цим оцифруванням. Натискаємо пошук і система не підшукала інформації, адже потрібно внести ще ім'я та реєстраційний номер облікової картки платника податків.

Якщо ввели саме реєстраційний номер облікової картки платника податків і лише дату подачі відомостей, система підшукала інформацію. Хільчук Ольга Іванівна. Є скановані записи, які передавалися. Ще раз пошукаємо по прізвищу. Ще раз впевнимося в тому, чи працює такий пошук, чи не працює. Код. Якщо шукати саме по прізвищу застрахованої особи, повинні використовувати великі літери. Не перша велика, а усі великі літери. Таким чином налаштований фільтр саме у цьому розділі. Звичайно, це важко запам'ятати. Якщо кожен день використовувати, то це зрозуміло, що таке буде зручніше. Однак тут немає ніякої помітки, що це лише великі літери. Чому так ? Там, де звернення, прізвище, ім'я, по батькові, в нас тут усі великі літери. Тому саме таким чином і налаштований фільтр. Найзручніший безпрограшний варіант, якщо шукаємо по конкретній фізичній особі, вводимо її реєстраційний номер облікової картки платника податків і система відфільтрує саме по конкретній фізичній особі.

Цікавить саме от з чого розпочали урок, саме статуси звернень. Які можливі ці статуси? Можемо переглянути теж в додатковому фільтрі стан звернення, який ось тут міститься. Пройдемося по кожному із цих фільтрів і подивимося, що ж кожен з цих статусів під собою приховує, яку додаткову інформацію ще повинні розуміти, де її читати.

Стан найперший виконано. Зрозуміло ж таки одразу з назви стан, який дозволяє розуміти, що звернення опрацьоване Пенсійним фондом і здавалося б, що паперова трудова книжка оцифрована. Однак це не завжди так. Припустимо, стан звернення виконано. Дивимося перший запис. Розгортаємо. Що бачимо? Звернення по конкретній фізичній особі. Однак в блоці повідомлення зазначено, для зарахування стажу періодів роботи в колгоспі необхідна уточнююча довідка про кількість відпрацьованих трудоднів та встановлений мінімум. Розуміємо, що записи певні, які містилися в трудовій книжці, в її сканкопії, можемо її звідси одразу відкрити, опрацьовані. Однак не усі записи, які стосуються роботи у колгоспі, оцифровані, потребує додаткового долучення документів. Сам статус звернення виконаний, тобто спеціаліст Пенсійного фонду закрив у себе це питання. Якщо бажаємо ще дооцифрувати цю роботу, повинні зробити додаткове звернення по конкретній фізичній особі. Тут немає кнопки, що продовжити саме, щоб був зв'язок з цим конкретним зверненням. Просто рухаємося, знову ж таки, по тому самому алгоритму, подаємо нове звернення по фізичній особі. Ніде додатково не повідомляємо, що це долучення документів. В системі Пенсійного фонду воно впаде в картку фізичної особи і вони будуть бачити історію попередніх звернень і будуть розуміти, що були зауваження. Таким чином роботодавець їх доопрацьовує.

Якщо саме конкретний роботодавець подав на оцифрування і має ось це повідомлення, саме з його кабінету далі повинні рухатися ці доопрацювання додаткові документи. Інший роботодавець цього уже не побачить. Це може або фізична особа побачити в себе в кабінеті і долучити такі документи або конкретний роботодавець.

Інше звернення зі статусом виконано. Що бачимо? Період навчання на денній формі зараховується до 31 грудня 2003 року. Після 2004 зараховується за умови сплати страхових внесків. Тому ця трудова книжка опрацьована, але без навчання. Відповідно спеціаліст Пенсійного фонду сигналізував для того, щоб і фізична особа, і роботодавець розуміли, що навчання такого працівника не потрапить до страхового стажу.

Наступний статус звернення для виконання пошук. Немає таких звернень, які відповідають даному критерію. Відхилено пошук немає. В роботі пошук. Є два звернення в роботі. Розгортаємо, бачимо, по якій фізичній особі подана інформація і які дані подані. Бачимо, що це довідка про підтвердження трудового стажу в частині тих додаткових документів, а саме довідка з колгоспу для додаткового оцифрування. Ті дані, які були дозапитані Пенсійним фондом.

Статус скасовано виконання. Є декілька таких звернень. Розгортаємо. Що бачимо? Яка причина повідомлення? Сканована копія трудової книжки відхилена у зв'язку з непридатністю для сприйняття її змісту. Нечитабельний текст. Просимо відсканувати її з оригіналу з більшою роздільною здатністю та в кольорі.

Наступне відхилення. Що читаємо? Звернення скасоване у зв'язку з невідповідністю вимогам введення та заповнення трудової книжки. Запис про зміну прізвища на титульній сторінці не завірений печаткою. Будь ласка, усуньте недоліки та надайте документи про трудову діяльність повторно. Звернення скасоване. Відсутній підпис власника трудової книжки. Розуміємо, що Пенсійний фонд, його спеціалісти деталізують, яка причина скасування, відхилення в роботі звернення і що потрібно усунути. Максимально чітко розписано. Не завжди так є. Це залежить все ж таки від спеціаліста на другій стороні, який опрацьовує звернення. Однак в більшості випадків зустрічала, що зрозуміло написано, що від нас хочуть повторно.

На контроль ЕТК немає таких звернень. Контроль ЕТК. Це все ж таки почалися більш технічні такі статуси на доопрацювання, які використовуються саме спеціалістами. Контроль ЕТК пройдено. Теж немає таких звернень. Звернення зі статусом виконано для нас найбільш важливе. Однак обов'язково розгортаємо і дивимося, чи не містить воно всередині додаткових інформаційних повідомлень, які будуть свідчити про те, що щось додатково ще запитують.

Дивіться, просто статус звернення виконано не містить в собі додаткових інформаційних повідомлень. Це означає, що оцифровано таку трудову книжку і ніяких зауважень додаткових до запитів не містить таке звернення. Тут можемо натиснувши на частинку перегляд, коли відбулося таке звернення, саме по якій конкретно фізичній особі.

Приберемо фільтр, пошук. Бачимо ті ж самі статуси, скасовано, виконання, виконано. Додаткових статусів не прослідковуємо, тільки ті, які відфільтровуються. Зручно фільтр використовувати. Для того, щоб, наприклад, виконано за певний період часу собі профільтрувати і щоб або скрін зробити, або роздрукувати цю частину інформації для того, щоб собі зробити ніби міні-звіт по проведеній роботі щодо оцифрування трудової діяльності за конкретний проміжок часу або по конкретних працівниках для того, щоб паперову трудову книжку вкласти або передати людині, якщо вона звільняється. Якщо така практика все ж таки використовується на підприємстві.