Кадрові помилки у документах: виправлення у трудовій, П-2, особовій справі, наказах, табелі

Додаткові матеріали

Презентація

Приклади із внесення записів до паперової трудової книжки

Порядок проведення аудиту трудової книжки на наявність помилок

Зразок внесення запису через півроку після звільнення

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю вас на п'ятому уроці. Чи може роботодавець внести запис про звільнення або змінити його, якщо звільнення відбулося місяць, рік тому? Чи потрібно взагалі вносити записи про звільнення працівника в трудову книжку?

Якщо почитати статтю 47 Кодексу законів про працю, то ми бачимо, що роботодавець зобов'язаний у день звільнення на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника. З 10 червня 2021 року записи до трудової книжки вносять на вимогу працівника. Це відбувається по тим працівникам, яких приймають після цієї дати. Якщо у вас є такі працівники, то трудові книжки зберігаються у них, а всі записи про прийняття, звільнення, переведення тощо роботодавець вносить тільки на вимогу працівника. Якщо такої вимоги немає, то роботодавець ніякий запис самостійно не вносить, тому що він навіть не має такої трудової книжки.

Якщо ж трудова книжка тих працівників, які були прийняті ще до 10 червня 2021 року, зберігається у роботодавця, то роботодавець продовжує вносити всі записи до такої трудової книжки у звичайному порядку. Відповідно, коли працівник звільняється, трудова книжка ще зберігається у роботодавця, тому він зобов'язаний на підставі пункту 24 інструкції 58 внести запис про звільнення працівника і видати таку трудову книжку працівнику в день звільнення. Це такі правила. Якщо трудова книжка зберігається у роботодавців по тим працівникам, які були прийняті ще до 10 червня 2021 року. 

Як на вимогу працівника, або зберігається ТК у вас, як внести ці записи про звільнення?

В графі один ви представляєте черговий порядковий номер. Далі в графі два зазначаєте дату звільнення, наприклад, 18 лютого 2026 року. Якщо ви звільняєте, ви маєте в день звільнення внести ці записи. Далі в графі три ви зазначаєте формулювання причини звільнення з посиланням на норму закону. Наприклад, звільнений за власним бажанням, стаття 38 КЗпП України. У графі чотири ви зазначаєте реквізити документа, на підставі якого було працівника звільнено, наприклад, наказ за номером такий-то від такого-то числа. Крім того, після звільнення ви ще маєте проставити засвідчувальний запис, тобто посада, прізвище, ім'я і печатка, за наявності.

Хто може вносити запис про звільнення? Запис про звільнення може вносити тільки той роботодавець, який звільнив працівника. Якщо, наприклад, ви звільняєте працівника, трудова книжка зберігається у працівника, він не виявив ніякого бажання вносити такий запис, то у роботодавця немає безумовного обов'язку вносити цей запис. Відповідно, не буде жодних порушень ані з боку працівника, ані з боку роботодавця, тому що у нас Кодексом законів про працю передбачено, що такий запис вноситься на вимогу працівника.

Але якщо, наприклад, працівник мав трудову книжку у себе на зберіганні, він звільнився, ви запис ніякий не вносили, але працівник все ж таки забажав мати такий запис. У нас зараз КЗпП не має ніяких обмежень по строках для звернення, для внесення записів до трудових книжок, які зберігаються у працівників. Тобто немає жодних таких строків, коли працівник може звернутися до роботодавця. Ми навіть можемо виправляти помилки в трудових книжках по тих працівниках, які вже давно звільнилися з роботи, тому що інструкція 58 про це й каже. Якщо ви звільнили працівника, трудова книжка зберігалася у працівника, запис про звільнення ви не внесли, але, наприклад, пройшло місяць, два, півроку, рік, два роки і працівник все ж таки забажав мати такий запис, то він може звернутися до роботодавця. Ви можете такий запис внести. Ніякого порушення тут не буде.

Якщо ви, наприклад, звільнили працівника і він більше не працевлаштовувався ніде і до вас через якийсь час звернувся щодо того, щоб внести цей запис, то ви його вносите в звичайному порядку. Тобто наступний порядковий номер, дата внесення, підстава звільнення і реквізити наказу плюс далі засвідчувальний запис. Звичайна стандартна процедура внесення запису про звільнення. Причому, якщо навіть у вас така була ситуація, що коли працівник звільнявся, на той момент інспектор з кадрів був інший, а коли він звернувся до роботодавця і вже інспектор з кадрів змінився на нового, то ось цей запис вносить той кадровик, який працює на момент внесення такого запису. Тут порушення ніякого не буде.

Що робити, якщо працівник у вас звільнився, запис про звільнення ви не внесли, він ще попрацював там працює в іншого роботодавця і хоче, щоб ви цей запис внесли? Він до вас звертається, до колишнього роботодавця, то ви тоді вносите по центру спочатку найменування свого підприємства і далі в наступному рядочку вносите запис про звільнення і завіряєте його в звичайному порядку. Якщо були записи інших роботодавців, то ви перед тим, як внести запис про звільнення, маєте зазначити назву свого підприємства.

Взагалі порядок виправлення в трудовій книжці у нас передбачений нормами інструкції 58. Якщо ми виправляємо там певні записи всередині трудової книжки, то тут ми керуємося пунктом 2.6 та 2.10 інструкції 58. Пам'ятаємо, що всі відомості про роботу, про прийняття, про переведення, про звільнення в трудовій книжці робить той роботодавець, який вносив такі записи. Якщо навіть ви забули внести запис про звільнення по прийняттям, то новий роботодавець ці записи внести не може. Запис про звільнення буде вносити тільки той роботодавець, який звільнив працівника, а теперішній роботодавець може тільки надати працівнику необхідну допомогу у цьому.

Яким чином внести ось цей запис? Якщо, наприклад, пройшло півроку після звільнення працівника, він вже працював в іншого роботодавця і хочу, щоб попередній роботодавець вніс запис про звільнення. Припустимо, що працівник 27 вересня працевлаштувався на нове підприємство. Відповідно новий роботодавець вніс запис спочатку своє найменування, далі запис про те, що його було прийнято на посаду. І, наприклад, 18 лютого він звільнився в цього роботодавця. А до цього роботодавця працівник працював на підприємстві Мрія, і запис про звільнення не було внесено. Він хоче, щоб ось цей запис був внесений.

Отже, яким чином ми робимо? Ось цей попередній роботодавець, який не вніс запис про звільнення, він прописує в третій графі своє найменування підприємство з обмеженою відповідальністю Мрія. Далі буде наступний порядковий номер, тобто сьомий. Потім вносити дату внесення змін. Припустимо, що ми вже вносимо 26 лютого 2026 року, але сам працівник був звільнений 26 вересня 2025 року. Тобто він, наприклад, 26 вересня 2025 року звільнився і з 27 вересня вже працював на іншому підприємстві. Але нам потрібно внести саме запис про звільнення з попереднього роботодавця. Тому ми наступним порядковим номером цей запис робимо. І прописуємо звільнений за угодою сторін 26 вересня 2025 року.

Оскільки у нас тут порушена така послідовність, не було цього запису, то потрібно зазначити, коли ми звільнили працівника. Звільнений за угодою сторін, дата звільнення і підстава норма законодавства, тобто пункт один частина один статті 36 КЗпП України. Далі зазначаємо наказ, на підставі якого працівника було звільнено. Це був наказ ще від 26 вересня 2025 року. Так само його ми зазначаємо. І далі ось цей запис про звільнення інспектор підприємства Мрія засвідчує своїм підписом і печатка, якщо підприємство використовує печатку. Ось таким чином можна внести запис, навіть якщо працівник звільнився там півроку тому і тільки зараз ви вносите такі зміни в трудовій книжці (див. презентацію). 

Дякую вам за увагу. Побачимось на наступному уроці.