Коротко про головне за тиждень 23.03-27.03.2026

Зміни у діловодстві – 2026: копії документів та архівна справа по-новому. Нові вимоги до держслужби: військовий досвід обов’язковий для кандидатів. Військовий облік онлайн і повістки в «Дії»: що очікувати від оновлення порталу. Відомості у трудовій книжці та реєстрі ПФУ не співпадають: як усунути розбіжності. Мобілізація жінок через ТЦК: правда чи фейк? Що очікувати кадровику у квітні: норми, Звіт із праці, норматив 4%. Про це та інше – читайте у статті

 

Зміни у діловодстві – 2026: копії документів та архівна справа по-новому

Міністерство юстиції України наказом №667/5 оновило правила діловодства та архівного зберігання документів (наказ Мін’юсту від 16.03.2026 №667/5 «Про затвердження Змін до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях та визнання таким, що втратив чинність, наказу Міністерства юстиції України від 07 вересня 2015 року №1656/5»).

Ці зміни стосуються кожного підприємства та організації, тому розберемо головне.

Відмітка «Копія» тепер має чітке місце. Раніше це питання викликало суперечки, але тепер крапку поставлено: напис або штамп «Копія» проставляється виключно на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша.

Це обов’язково для кадрових наказів та особових справ. Якщо штампа немає, можна написати від руки чіткими друкованими літерами.

Для засвідчення документів тепер можна використовувати не лише кваліфікований електронний підпис (КЕП), а й удосконалений електронний підпис (УЕП). Крім того, реєстрація документа тепер технічно суміщена з його підписанням – це фактично одна процедура.

У Правилах 1000/5 з’явився окремий розділ про роботу під час особливого періоду. Він визначає, як організувати роботу під час мобілізації, як евакуювати архіви та що робити у разі втрати, викрадення чи пошкодження документів.

Окремо в Правилах з’явився розділ про роботу в умовах особливого періоду – від мобілізації до деокупації. Тепер порядок діловодства під час воєнного стану визначається розпорядчим документом керівника, який має враховувати правила евакуації архівів та передачі документів із територій, де ведуться бойові дії.

Якщо ж документи були втрачені, викрадені або пошкоджені під час окупації, після звільнення територій спеціальна комісія повинна обов’язково зафіксувати ці факти в актах, використовуючи детальну фото- та відеофіксацію для доведення обставин.

Який перелік кадрових документів, має бути на підприємстві у довіднику на kadroland.

 

Нові вимоги до держслужби: військовий досвід обов’язковий для кандидатів

Верховна Рада ухвалила законопроєкт №13347, який встановлює нові вимоги для кандидатів на державні посади (Проект Закону від 04.06.2025 №13347 «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо окремих питань підготовки громадян до національного спротиву»).

Відтепер для чоловіків віком до 60 років військовий вишкіл стає обов'язковим «вхідним квитком» до державних органів.

Раніше Закон України від 10.12.2015 №889-VIII «Про державну службу» дозволяв вибір: або військова служба, або базова загальновійськова підготовка.

Нові зміни цей вибір прибирають. Вперше вступити на держслужбу зможуть лише ті чоловіки, які:

• пройшли військову службу або службу у військовому резерві;

• служили в органах сектору безпеки та оборони;

• або пройшли підготовку за програмою офіцерів запасу.

Аналогічні правила відтепер діють і для призначення на посади прокурорів. Єдиний виняток – особи, які офіційно визнані непридатними до служби за станом здоров'я.

Вимога щодо обов’язкової служби запрацює не раніше ніж через один рік після припинення чи скасування воєнного стану.

Маєте запитання щодо працевлаштування? Задайте їх у сервісі «Особистий консультант» та отримайте відповідь від 15 хвилин до доби.

 

Військовий облік онлайн і повістки в «Дії»: що очікувати від оновлення порталу

Мінцифра анонсувала масштабне оновлення порталу «Дія», яке значно спростить життя підприємцям і громадянам. Головним нововведенням стане впровадження електронного військового обліку для бізнесу.

Цей сервіс дозволить компаніям вести військовий облік та забезпечувати безперервне бронювання працівників онлайн без необхідності відвідувати ТЦК для подання списків чи уточнення даних, роблячи процес швидким і автоматизованим.

Водночас у Мінцифри дали остаточну відповідь на найбільш обговорюване питання: електронних повісток у «Дії» не буде. Відомство офіційно заявило, що не розробляє і не планує впроваджувати такий функціонал ані в мобільному застосунку, ані в інших продуктах. Чинне законодавство не передбачає надсилання саме е-повісток.

Крім того, до кінця року очікується запуск понад 20 нових послуг, серед яких:

• Дія.Підпис для юридичних осіб;

• відкриття рахунків для ТОВ онлайн;

• швидка реєстрація громадських організацій;

• електронна черга для легкових авто на кордоні;

• електронний європротокол для оформлення ДТП без поліції;

• онлайн-дозволи на зброю;

• розлучення онлайн для пар без дітей;

• європейський цифровий гаманець eWallet.

До речі, на кадровій платформі доступно безліч корисних інструментів – від калькуляторів відпусток і норм тривалості робочого часу до конструкторів кадрових документів. Шукайте у рубриці «Інструменти».

 

Відомості у трудовій книжці та реєстрі ПФУ не співпадають: як усунути розбіжності

Фахівці Держпраці наголошують: невиправлені розбіжності у паперовій чи електронній трудовій книжці – неправильні дати, відсутні записи про звільнення, некоректні посади, «зниклі» періоди або відсутні печатки – можуть зменшити страховий стаж, ускладнити підтвердження досвіду, призвести до відмови у пенсії або програшу в трудовому спорі.

Водночас, самостійно виправляти записи заборонено.

Якщо помилка допущена на діючому підприємстві, зверніться до роботодавця з письмовою заявою про необхідність виправлення. Виправлення робиться лише шляхом внесення нового запису про недійсність попереднього. Закреслювати чи «підчищати» дані суворо заборонено.

Якщо роботодавець ліквідований: звертайтеся до архівних установ або правонаступників за офіційною довідкою, що підтверджує період роботи.

Якщо документів немає: стаж можна підтвердити через суд за допомогою свідчень колег, платіжних відомостей та даних податкової.

Нагадаю, що перехід на електронні трудові книжки триває з 2021 року і завершиться 10 червня 2026 року. Перевірте свій електронний кабінет на порталі ПФУ. Якщо помилка дублюється у цифровому реєстрі – завантажте скан-копії уточнюючих документів.

Як встигнути провести процедуру сканування, кому це потрібно та хто її проводить на вебінарах 31 березня та 2 квітня.

 

Мобілізація жінок через ТЦК: правда чи фейк?

У соцмережах шириться інформація, що ТЦК нібито мобілізують жінок. Хочемо вас заспокоїти – це фейк.

На сьогодні в Україні немає випадків примусової мобілізації жінок. Згідно із законом, навіть ті жінки, які перебувають на військовому обліку, можуть бути призвані на службу виключно у добровільному порядку (ч.12 ст. 1 Закону України «Про військовий обов'язок і військову службу» від 25.03.1992 №2232-XII).

Приводом для чуток стала резонансна історія київської кадровиці, яка випадково виявила свої дані в реєстрі «Оберіг». Жінка не має медичної чи фармацевтичної освіти та ніколи не зверталася до ТЦК добровільно. Проте в системі вона опинилася в статусі «солдата» і навіть була оголошена в розшук як «ухилянтка».

У Міноборони пояснили, що такі ситуації виникають через помилки при оцифруванні даних та внесенні некоректної інформації до реєстру «Оберіг». Наразі немає випадків примусової мобілізації жінок.

Якщо ви знайшли себе в «Резерв+» помилково:

1. Подайте заявку на виправлення даних прямо в застосунку.

2. Зверніться до ТЦК із документами, які підтверджують вашу освіту та відсутність військового обов'язку.

Хочете бути завжди в курсі актуальних новин? Завітайте до рубрики «Новини та статті» на kadroland – тут ми оперативно публікуємо найсвіжіші оновлення.

 

Що очікувати кадровику у квітні: норми, Звіт із праці, норматив 4%

У квітні 2026 року продовжує діяти воєнний стан, а це значить, що продовжуємо застосовувати норми Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон №2136).

У квітні, згідно зі ст. 73 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП), є святковий день – 12 квітня (Великдень), який традиційно припадає на неділю. Оскільки під час воєнного стану не діє правило перенесення вихідних днів, передбачене ч. 3 ст. 67 КЗпП, то 12 квітня є звичайним робочим або вихідним днем залежно від графіку роботи, який не переноситься на понеділок 13 квітня.

У такому разі норма тривалості робочого часу при стандартній п’ятиденці для квітня 2026 року становить: 22 робочих дні і 176 годин.

Квітень – гаряча пора для кадровиків, адже потрібно подати низку звітів за перший квартал року.

Не пізніше 7 квітня слід подати Звіт з праці за формою звіту №1-ПВ (місячна) за березень та за формою №1-ПВ (квартальна) за 1 квартал 2026 року (Держстату від 15.04.2024 №117 «Про затвердження форм державного статистичного спостереження №1-ПВ (місячна) «Звіт із праці» та №1-ПВ (квартальна) «Звіт із праці»).

Крім того, не пізніше 13 квітня слід подати Звіт про кількісний та якісний склад державних службовців за І квартал 2026 р., який подається Національному агентству України з питань державної служби (Наказ НАДС від 21.03.2023 № 40-23 «Про затвердження форми звітності «Звіт про кількісний та якісний склад державних службовців» та Інструкції щодо її заповнення»).

Якщо в квітні відбулися зміни в облікових даних військовозобов’язаних та призовників, не пізніше 3 квітня (оскільки 5 квітня – неділя) необхідно подати Повідомлення про зміну облікових даних до відповідних ТЦК (додаток 4 до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487, далі – Порядок № 1487).

Встигати за всіма кадровими подіями легко з нашим сервісом «Календар кадровика». Тут ви знайдете усі важливі дати, норми тривалості робочого часу, легкі переходи на статті та відео.

Працівники мають право оформити відпустку без збереження зарплати через воєнний стан за ч. 3 і 4 ст. 12 Закону №2136 але не довше ніж по 03 травня, включно, тобто по останній повний день дії воєнного стану.

Пам’ятайте, що перебування у відпустках без збереження зарплати через воєнний стан не включається до стажу, що дає право на щорічну відпустку.

У квітні продовжуємо опановувати зміни в діловодстві та бронюванні, та виконувати новий норматив із працевлаштування осіб з інвалідністю.

У квітні пропонуємо освітній марафон Kadroland: три практичні курси для кадрової служби та військового обліку: Новий курс з військового обліку – як заповнювати списки та відомості ВО, надсилати повідомлення, вести електронний і паперовий облік, оформлювати стенди, журнали та справи з ВО; Норматив із працевлаштування осіб з інвалідністю – 2026 – нові вимоги, внески та звітність; «Керівник кадрової служби: кадровий та військовий облік» – перший модуль масштабного практичного курсу, який допоможе керівникам контролювати процеси, мінімізувати ризики та впливати на бізнес. Не пропустіть!