Управління командою кадрової служби
(модуль 10 із 10)

Додаткові матеріали

Презентація

Текстове розшифрування відео

Сьогодні ми з вами починаємо модуль управління командою кадрової служби з першого уроку делегування і контролю. Як розподілити навантаження між керівником та кадровиками? Базовий принцип і базове питання – що не має робити керівник. Головна помилка, на мою думку, це коли керівник кадрової служби залишається старшим інспектором. Роль і посада змінюються, обов'язки ні. Керівник кадрової служби – це про систему контролю та розвиток. Кадровики – це про операційку, документи та виконання.

Яка ж роль керівника кадрової служби? Це стратегія та політика бізнесу. Управління процесами, контроль і ризики, складні та ризикові кейси, управління командою. Я хочу зупинитися більш детально на кожному з цих блоків і вкласти більш розширене поняття в кожний з них.

Стратегія та політика бізнесу в сфері кадрового законодавства – це кадрова політика підприємства, участь у стратегії розвитку персонала, кадровий резерв, оптимізація чисельності за запитом бізнесу. Управління процесами – це побудова або регламентація процесів, які є стандартними для будь-якої кадрової служби. Я говорю про прийом, звільнення, відпустки, військовий облік, оновлення процедур. Наше законодавство досить динамічне і часто змінюється. Завданням керівника кадрової служби є підтримка основних процесів, постійних процесів у відповідності до діючого законодавства України.

Контроль і ризики – це контроль правильності оформлених документів, аудит кадрових справ, перевірка дотримання законодавства, бо обов'язок керівника кадрової служби контролювати якість виконаної роботи і приймати ризики за незадовільну якість такої роботи. Складні ризикові кейси – це конфліктні звільнення, бо без них ми не можемо уникнути їх, та перевірки держпраці. Конфліктні звільнення – це виключно про індивідуальний підхід, тобто не може бути побудованої, регламентованої процедури. Перевірки Держпраці – це повний супровід цієї перевірки з боку керівника кадрової служби.

Головним меседжем є управління командою, розподіл навантаження, планування, навчання кадровиків та розвиток.

А яка ж тоді роль кадровиків, інспекторів відділу кадрів? Це операційна робота, облік і документообіг та підготовка інформації. Розглянемо більш детально ці три блоки.

Операційна робота – це накази, прийом, переведення, звільнення, ведення особових справ, табелі, відпустки та лікарняні. Тобто все те, що максимально регламентовано законодавством України.

Облік і документообіг – це внесення даних у системи, архів та звітність, підготовка довідок, формування пакетів документів, первинний аналіз ситуації, якщо потрібно виконати якийсь запит, який стосується кадрового обліку.

Коли ми говоримо про управління кадровою службою, звісно, постає питання, як правильно делегувати завдання. На мою особисту думку, є універсальна формула делегування. Це завдання плюс межі виконання і плюс контрольна точка.

Розглянемо цю формулу на прикладі. Погано – це займись наказами по відпусткам. Незрозуміло межа цього заняття, немає контрольної точки і завдання розмите. Як буде зрозуміло чітко і окреслені межі? Ти ведеш відпустки по таким-то підрозділам. До 25-го числа сформований графік, контроль залишків, помилки не більше 1%. Як ми бачимо, співробітник, інспектор відділу кадрів, отримавши таке завдання, чітко розуміє, що конкретно він робить, по яких конкретно підрозділах, до якого числа, які межі є, точніше не так, який запит на якість виконання. Тобто ми допускаємо, що помилки можуть бути, але їх межа 1%.

Що обов'язково делегувати? Це підготовка наказів, ведення справ, внесення даних. Як ви бачите, це все типові кадрові операції, які уніфіковані в своїй переважній більшості.

Що ніколи не делегувати повністю? Це перевірки перед звільненням. Чого? Того, що всі ми знаємо, що звільнення – це найбільш болюча і досить складна процедура. І саме за результатами цієї процедури можуть бути суттєві наслідки для бізнесу, для компанії, ризикові рішення. Тут зрозуміло, чого ми не делегуємо. Того, що відповідальний за роботу служби є керівник цієї служби.

Трактування законодавства – на жаль, законодавство України складне, і ми всі не перестаємо навчатися цьому законодавству, консультуватися з приводу цього законодавства. Тому моя думка в тому, що керівник кадрової служби має обов'язок в трактуванні законодавства, а контакти з контролюючими органами. Звісно, зважаючи на вартість таких контактів, зважаючи на відповідальність таких контактів, їх має проводити виключно керівник кадрової служби, у якого достатньо досвіду, знань та навичок.

Коли ми говоримо про делегування, якщо ви пригадаєте формулу з попередніх слайдів, там є точки контролю. Коли вибудовуємо систему контролю, важливо, щоб керівник не перетворився на тирана в спідниці. Що я вам пропоную зробити для того, щоб контроль був якісний і все рівно у співробітників, у ваших підлеглих не було відчуття, що ви контролюєте кожний їх крок.

Перший блок – це процесний контроль, який складається з чек-листів, шаблонів документів та чітких інструкцій. Це зменшує можливість помилки без участі керівника. Ми знаємо, що більшу частину роботи кадрової служби складають регламентовані процеси. Якщо ці регламентовані процеси будуть чітко структуровані, описані за допомогою шаблонів документів на будь-які випадки, чек-листи та чіткі інструкції. Співробітник, а особливо, коли це новий інспектор відділу кадрів, він буде чітко розуміти, що і як йому робити.

Другий блок – це точковий контроль. Вибіркова перевірка. Кожен керівник кадрової служби, розуміючи масштаби свого підприємства, для себе визначає той відсоток точкового контролю, вибіркової перевірки, наприклад, особових справ чи виключно пакетів документів на звільнення для того, щоб тримати руку на пульсі. І ми розуміємо, що коли говоримо про велике підприємства, то ця вибіркова перевірка точно не буде сягати 20%.

Складні кейси – чого я говорю про точковий контроль в складних кейсах? Того, що будь-який складний кейс потребує первинних документів. Тобто ми з вами знову повертаємося до правильності та якості оформлення особової справи співробітника, наприклад, або табелі в обліку робочого часу. І отут за рахунок наявності складних кейсів ви також зможете точково проконтролювати якість оформлення кадрових документів вашими інспекторами відділу кадрів.

Результативний контроль – це наші KPI, відсутність штрафів, відсоток помилок і строки оформлення. Хотіла б звернути вашу увагу на такий актуальний показник, як строки оформлення, зважаючи на кадровий голод, який відчутний в Україні. Тому саме строки оформлення, які ви, як керівник кадрової служби, зможете забезпечити, будуть такою вагомою перевагою для вашого бізнесу.

І доходимо з вами до останнього питання в цьому уроці. Як розподілити навантаження? Воно розподіляється або за функціями, або за підрозділом. Одразу кажу, я полюбляю за підрозділами. Чого? Того, що інспектори відділу кадрів, які працюють саме за підрозділом, являються універсалами. Вони знають всі процеси: і прийом, і звільнення, і відпустки, і табелі, і якусь первинну звітність. Це добре не тільки для складних структур. Це добре і для середніх, і для великих підприємств, і для малих підприємств. Просто на малому підприємстві зазвичай один інспектор, керівник, інспектор і там інспектор введе всі інші структурні підрозділи, які не являються там дирекцією або адміністрацією, наприклад.

Розподіл за функціями також прозорий. Це мікс, прийом плюс звільнення, наприклад, відпустки плюс табелі, військовий облік плюс звітність. І це може бути це міксування функції, воно може бути, знову ж таки в залежності від об'ємів. Наприклад, так склалося, що на вашому підприємстві невелика кількість лікарняних, то можна тоді прийом плюс лікарняні, а звільнення разом з відпустками поєднати.

На мою, знову ж таки, особисту думку, оцей розподіл за функціями, він досить нудний для постійної роботи. Тобто інспектор відділу кадрів постійно з дня в день буде працювати з прийомами та звільненнями або там з відпустками табелями. Це дуже звужує коридор розвитку такого інспектора і не дає простору від цієї зрозумілості, що в кадровій службі всі процеси вони пов'язані. Якщо невірно оформлений прийом, то далі кадрова справа співробітника, вона вже не буде правильною. Якщо неправильно або не в повному обсязі ведеться облік відпусток, оформлюються відпустки, ми ж знову приходимо в ту точку, коли особова справа співробітника недостовірна, неточна, неповна.

Тому моя рекомендація все ж таки робити розподіл за підрозділами, але кожен керівник кадрової служби приймає для себе рішення і виконує, реалізовує те рішення, яке прийняв.