Електронний документообіг у кадрах: впровадження роботи без паперу, підписи, кадрові документи
(бонусний модуль)

Додаткові матеріали

Презентація

Текстова розшифрування відео

Вітаю. Мене звуть Іра Шеремета. Я керівниця сервісу Вчасно.Кадри. І сьогодні на запрошення Кадроленд Academy маю честь представити вам навчальний модуль, присвячений електронному документообігу у кадрових процесах. Я поділюся тим, як працює сервіс Вчасно.Кадри та як ви можете працювати з впровадженням документів без паперу, працювати з цифровими підписами та взагалі оптимізувати свої рутинні робочі задачі.

Наш модуль буде складатися з кількох уроків. І на першому уроці я почну з того, що познайомлю вас з екосистемою сервісів Вчасно. Я думаю, так чи інакше ви знаєте про деякі з них і з ними стикалися в щоденній роботі. А Вчасно.Кадри є сервісом, який ми запустили відносно недавно, сервіс всього рік. І вже зараз ми маємо тих клієнтів, які змогли завдяки йому цифровізувати та покращити свої робочі процеси.

Взагалі в цифровізацію кадрових процесів ми пішли тому, що були переконані з досвіду наших клієнтів, що сучасні HR процеси в компанії неможливі без цифрових інструментів. А цифрові інструменти — це вже майбутнє, це вже ті напрямки в роботі, які допомагають щоденно кожному з вас автоматизувати рутинні задачі, які зазвичай забирають багато часу.

В рамках нашого модулю ми поговоримо про законодавчу базу для цифрових кадрових процесів. Я розповім про те, як взагалі найкраще впроваджувати цифровий документообіг для кадрових процесів та як масштабувати сервіс на велику компанію. Також покажу, як ознайомити співробітників із новими правилами роботи, якщо до цього документообіг відбувався в папері. Покажу, як працює цифровий прийом, як ми зберігаємо дані в профілі 360 про співробітника, а також розкажу про основні ключові етапи HR-циклу співробітника в компанії та поділюся іншими можливостями Вчасно.Кадри, які можуть бути для вас корисні.

Що ж, для початку поясню про те, що сервіс Вчасно.Кадри має одразу два відображення. Перше із них — це застосунок, який ми розробили спеціально для співробітників та керівників. Співробітники в застосунку Вчасно кадри можуть ініціювати будь-які кадрові задачі, запити до HR команди, оформити відпустки, оформити запити на матеріальну допомогу, в майбутньому прокомунікувати з колегами з кадрової служби. Керівники застосунку Вчасно.Кадри можуть погоджувати запити від співробітників. Ну й, звичайно, можуть таким чином ще підписувати документи. Тому, якщо ви для себе обираєте зручний сучасний інструмент, який би в одному поєднав можливість роботи як для керівника, так і по його посаді, то ми дуже рекомендуємо використовувати наш застосунок, тому що це справді сильно покращує процеси й дозволяє тримати таку маленьку кадрову команду в себе в кишені.

А для кадрової команди та HR фахівців ми розробили веб-кабінет, в якому зібрані усі основні кадрові процеси, кадрові задачі, з якими я вас познайомлю в наступних уроках, а також всі функції, які дозволяють закривати будь-які запити співробітників до компанії протягом його контакту в робочий момент. Ну й, звичайно, для кадрових фахівців ми також розробили можливість інтеграції з обліковими системами, тому що вважаємо, що це MustHave в сучасному цифровому світі, а також для бізнесів, які вже мають налаштовані процеси в інших облікових системах.

І розпочнемо ми з законодавства, як я й говорила раніше. Першочергово, з чим ми стикаємося при комунікації з кожним із наших партнерів, це те, що питання законодавства справді стоїть досить гостро, тому що ми дійсно маємо ряд законодавчих актів в Україні, які так чи інакше регламентують роботу з кадровими процесами. І насправді всі ці законодавчі акти наразі дозволяють повністю працювати з цифровим кадровим електронним документообігом. Але при цьому дійсно варто працювати з кожним із цих актів правильно, розуміти всі моменти, з якими ви стикаєтеся в робочих процесах, щоб правильно налаштувати внутрішні положення компанії, щоб вони відповідали законодавству.

Згідно Кодексу законів про працю, законів про електронний документообіг та довірчі послуги, ми можемо оформлювати й підписувати документи онлайн. Ми можемо відправляти їх працівникам на ознайомлення через кабінет електронного документообігу або інші альтернативні формати зв'язку, типу як месенджери чи мейли. Ну й, звичайно, можемо зберігати документи в електронному форматі.

Також дуже важливою складовою є підписання документів у цифрі. І насправді, коли ми спілкуємося з клієнтами, то невикористання цифрових підписів у роботі, а воно дійсно сильно спостерігається в тих питаннях, які ми чуємо. Тому почну з того, що хочу кожного вас запевнити, що КЕП, хмарний підпис має таку ж абсолютну легітимну юридичну силу, як і будь-який власноручний підпис людини. А ще це зараз дуже зручний інструмент, який дозволяє працювати з підписанням документів у цифрі в будь-яких операціях чи взаємодіях компанії всередині чи назовні.

Для того, щоб працювати з цифровим підписом, є ряд варіантів на ринку, які ви можете обрати. Звісно, як представник Вчасно я можу рекомендувати наш цифровий підпис Вчасно.КЕП, який можна отримати дуже швидко й у веб-кабінеті, чи в нашому застосунку Вчасно.КЕП, звичайно ж, ним легко підписувати документи в екосистемі Вчасно, буквально в один дотик або в один клік за лічені секунди.

Також на ринку є інші варіанти цифрових підписів. Наприклад, всім відомий нам Дія.Підпис або будь-який визнаний підпис інших АЦСК України. Але важливо, якщо ви обираєте собі надавача довірчих послуг для використання цифрового підпису, обов'язково перевірте наявність у нього всіх дозволів та його легітимність на відповідних сайтах, наприклад, ЗСО.

І переходимо до зберігання кадрових документів. А після підписання, зберігання кадрових документів, мабуть, є найбільш суперечливим пунктом, тому що, на жаль чи на щастя, в Україні наразі є тільки можливість гібридного формату зберігання кадрових документів. Про що мова? Ми можемо зберігати частину кадрових документів виключно в електронному форматі, але частина із них все-таки вимагає паперової форми й паперових архівів згідно чинного законодавства.

Якщо ви слідкуєте за новинами, то ви знаєте, що наразі проходить процес прийняття Трудового кодексу України. І в ньому є дійсно положення, які будуть регламентувати повністю цифрові кадрові архіви, але наразі в нас є форми й документи, які повинні зберігатися в папері протягом тривалого часу. Але давайте по порядку.

Якщо ми говоримо про документи, які ми можемо зберігати виключно в цифрі, то це документи зі строком зберігання до 10 років. Наприклад, заяви про відпустку чи накази про звичайну відпустку. У них нетривалий термін зберігання й їх цілком законно зберігати в електронних архівах. Ви можете сформувати окремо власний архів у компанії, такий як кадровий. Використовувати для цього системи типу Вчасно. От у нас теж власний архів, де можна зберігати та структурувати документи. І це є абсолютно законним.

Також, якщо ми говоримо про сучасні реалії, то зараз у період бойових дій зберігання кадрової інформації рекомендовано зберігати навіть то, яка дублюється в папері, на захищених хмарних серверах із резервним копіюванням, тому що на випадок втрати документів, щоб була змога в кожного з вас зробити паперові копії для тих документів, які були втрачені. Звісно, це така міра, яка виникла в сучасних реаліях, але вона зараз цілком дозволена. І тому якраз цю рекомендацію багато бізнесів використовують як інструмент для оптимізації своїх процесів по зберіганню документів.

Якщо ж ми говоримо про зберігання й про документи постійного й тривалого зберігання, це ті, які зберігаються 75 років, то якраз ці документи вони вимагають паперових примірників для зберігання. Але знову ж таки законодавство не стоїть на місці. І так, як ми говорили, що наразі дозволено обмінюватись документами зі співробітником альтернативними методами, ми, як цифровий сервіс, даємо можливість згенерувати всі документи в цифрі. Але потім конкретно з цих цифрових документів можна створити паперову форму, тобто засвідчену паперову копію електронного документа й, звичайно, уже її додавати у фізичну справу в архіві, у паперовому форматі.

Ну й також знову ж повернусь до умов воєнного стану. Наразі є певні законопроєкти, які дозволяють роботодавцеві самостійно визначати порядок організації діловодства з трудових питань, із питань трудових відносин. Тому ряд наших клієнтів та партнерів використовують ще в себе створення певних положень по підприємству, які дозволяють, наприклад, документи постійного та тривалого зберігання не роздруковувати й формувати у паперовій формі одразу після того, як вони були створені, а, наприклад, запроваджують якісь періодичні формування таких паперових архівів, наприклад, раз у три чи раз у шість місяців. Тобто стовідсотково формується паперова форма документу, який потребує тривалого зберігання, але відбувається це з певною періодичністю, що знову ж таки дозволяє структурувати роботу по зберіганню кадрових документів.

Тому насправді питання зберігання кадрових документів справді є досить серйозним й важливим наразі. І, мабуть, з нашого досвіду, це один із основних блокерів, з яким стикається компанія, коли приймає рішення перейти на цифру й на цифрові кадрові процеси. Тому перед тим, як ви приймаєте рішення про цифровізацію кадрових процесів, обов'язково продумайте такі моменти, про які ми з вами сьогодні обговорили. Це якраз забезпечення співробітників та членів керівних посад, членів ваших команд посадовими й особистими цифровими підписами, а також про те, як ви будете зберігати кадрові документи короткострокового, тривалого та постійного зберігання для того, щоб ви точно знали, до чого бути готовим.

На сьогодні перший урок у нас закінчений, і в наступному уроці ми розповімо, як працювати вже з командою співробітників для того, щоб впроваджувати кадрові процеси швидко та без болісно.