Копія наказу про звільнення: нові вимоги для оформлення

Сьогодні розберемо, як правильно виготовити та засвідчити копію наказу про звільнення після змін внесених до Правил №1000/5, та яких вимог слід дотримуватися, щоб вона мала юридичну силу.

 

Копія наказу про звільнення коли її обов’язково видавати працівнику

Видати працівникові копію наказу про звільнення у день припинення трудових відносин – це обов’язок роботодавця, закріплений у ст. 47 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП). При цьому копія є не просто роздрукованим дублікатом або ксерокопією, а юридично значущим документом, який має бути виготовлений і засвідчений за чітким алгоритмом.

 

Як правильно оформити копію наказу про звільнення за новими правилами 2026

Правила оформлення копій документів закріплені у:

• главі 11 розділу II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5);

та

• п. 5.26 ДСТУ 4163:2020.

Саме вони визначають порядок виготовлення, засвідчення та видачі копій.

Крім того, на підприємстві має бути інструкція з діловодства, яка визначає осіб, уповноважених засвідчувати копії документів. Як правило, за засвідчення копій наказів відповідає працівник відділу кадрів, або відповідальний за кадровий облік працівник.

 

Чому без підписаного оригіналу копія наказу не має юридичної сили

Перш ніж виготовляти копію, необхідно переконатися, що оригінал наказу про звільнення підписаний керівником установи та офіційно зареєстрований. Без цього розпорядчий документ не має юридичної сили, а отже, виготовити з нього правомірну копію неможливо. Практика показує, що найзручніше робити копію після того, як працівник ознайомився з наказом під підпис. У такому разі копія буде містити всі необхідні ознаки оригіналу, включно з підтвердженням того, що працівник був проінформований про звільнення.

 

 

Копію виготовляють так, щоб повністю зберегти інформацію оригіналу і мінімізувати помилки. Якщо оригінал наказу містить нерозбірливий текст або виправлення, копію з нього робити не можна.

У кадровій роботі найзручніше використовувати ксерокопіювання або сканування, бо це дозволяє швидко отримати точну копію документа з усіма підписами, печатками та бланками. Правила №1000/5 називають такий вид копії факсимільною.

 

Відмітка «Копія» на документах стала обов’язковою що змінилось

Зверніть увагу, Мін’юст нарешті врегулював проставлення відмітки «Копія» на копіях службових документів у щоденному діловодстві. Згідно з оновленими Правилами №1000/5, відмітка «Копія» стала обов’язковою для всіх копій кадрових документів на підприємстві, включно з наказами, які видаються працівникам або долучаються до їхніх особових справ. Вона проставляється у правому верхньому куті першого аркуша документа. Раніше ця вимога стосувалася лише архівних копій та витягів. Відсутність відмітки «Копія» може вважатися порушенням законодавства.

Докладно про це ми розповідали тут та тут.

Отже, беремо ксерокопію наказу і проставляємо відмітку «Копія» у правому верхньому куті першого аркуша. Законодавство не обмежує спосіб її нанесення: це може бути штамп або рукописний запис чіткими друкованими літерами.

Важливо! Штамп «Копія» сам по собі не надає документу юридичної сили і не є остаточним засвідченням. Слово копія вказується без лапок.

 

Як засвідчити копію наказу щоб вона мала юридичну силу

Щоб копія мала чинність, на ній проставляється відмітка «Згідно з оригіналом». Часто кадровики помилково вважають, що наявність штампа «Копія» скасовує цю вимогу, але насправді це два різні реквізити:

• «Копія» – показує статус документа;
• «Згідно з оригіналом» – надає документу юридичну силу.

Відмітка про засвідчення копії проставляється нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша документа.

Відповідно до п. 5.26 ДСТУ 4163:2020 повний напис про засвідчення копії документа складається з декількох елементів: слів «Згідно з оригіналом» (без лапок), назви посади особи, яка засвідчує документ, її особистого підпису, а також власного імені та прізвища (прізвище пишеться великими літерами). Завершує напис дата його проставлення.

Наприклад, відповідальною особою за засвідчення копій документів на підприємстві є начальник відділу кадрів Катерина Мишко. При засвідченні копії наказу про звільнення у першому рядку вона зазначає фразу «Згідно з оригіналом». Нижче – Начальник відділу кадрів, ставиться підпис, власне ім’я та прізвище великими літерами, тобто Катерина МИШКО, та нижче зазначає дату засвідчення.

ДСТУ 4163:2020 також передбачає, що напис про засвідчення копії скріплюють печаткою підприємства або печаткою структурного підрозділу підприємства за наявності. Водночас використання печатки сьогодні не є обов’язковим. Питання її застосування визначається внутрішніми документами юридичної особи. Тому, якщо на підприємстві передбачено використання печатки, її доцільно проставляти та на копії наказу про звільнення.

Якщо наказ про звільнення має кілька сторінок, копію слід пронумерувати. У такому разі відмітку «Копія» проставляють на першому аркуші, а відмітку про засвідчення – один раз на останньому, із зазначенням загальної кількості аркушів.

Водночас за рішенням установи або на вимогу працівника допускається поаркушне засвідчення, коли на кожній сторінці проставляється повний набір реквізитів.

 

Як правильно видати копію наказу працівнику без ризиків

Завершальним етапом є передача засвідченої копії колишньому співробітнику. Для уникнення претензій щодо порушення ст. 47 КЗпП, факт отримання документа має бути зафіксований письмово. Найбільш надійним способом є отримання підпису працівника на оригіналі наказу. Працівник власноруч пише: «Копію наказу отримав», ставить особистий підпис, власне ім’я та прізвище і дату отримання. Рекомендується, щоб такий напис працівник залишив й на копії наказу про звільнення.

 

Висновки

1. Видача працівникові копії наказу про звільнення обов’язок роботодавця, закріплений у ст. 47 КЗпП.
2. Копія повинна бути виготовлена з належного оригіналу, зберігати повний зміст документа та засвідчуватися відповідальною особою.
3. Відмітка «Копія» показує статус документа, а «Згідно з оригіналом» і підпис надають йому юридичної сили. Використання печатки не є обов’язковим, але можливе згідно з внутрішніми правилами підприємства.
4. Факт видачі копії працівнику слід зафіксувати під підпис для уникнення правових ризиків.

 

Статті та відео на тему:

Зміни в діловодстві та архівній справі 2026: три нові накази Мін’юсту та ключові нововведення

Нові правила діловодства – 2026: слово «Копія» на документах і архів із ТОТ