Номенклатура справ: як завершити 2021 рік

Ще один момент, який стосується закриття року і початку нового року, це питання пов’язані з номенклатурою справ. На слайді ми бачимо, що номенклатура справ, вона може бути зведена по підприємству і вона складається за уніфікованою формою, яка наведена в додатку 10 до Правил №1000/5, але зведена номенклатура справ, як певний такий конструктор «Лего», він все ж таки складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів. Зокрема може бути номенклатура справ відділу кадрів. І ось номенклатура справ структурних підрозділів, вони розробляються за аналогічною формою, наведено в додатку 11 до цих правил. Отже, в додатку 11 наведено номенклатуру справ структурного підрозділу, зокрема це може бути і відділ кадрів. І вже на підставі номенклатур справ різних структурних підрозділів у нас формується номенклатура справ загально по підприємству за формою додатку 10 до Правил №1000/5.

На наступному слайді ви бачите, що це все типова форма, яка містить п’ять граф. Індекс справи, перша графа. Друга графа – заголовок справи (тому, частини). Третя графа – кількість справ (томів, частин). Четверта – строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком. Ну і п’ята графа це примітка. І ось коли ми закриваємо 2021 рік, а номенклатура справ – це планово-звітний документ. І ось на сьогоднішній момент у нас кінець року і нам треба закрити 2021 рік.

На наступному слайді ми бачимо, що графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року, коли відома кількість сформованих томів, частин справи. Отже, коли ми сформували номенклатуру справ на 2021 рік, як плановий документ, ми з нею працюємо у 2021 році. Працюємо, працюємо. Коли ми її закриваємо в кінці 2021 року, лише тоді ми будемо заповнювати графу 3, там де чітко буде визначено кількість сформованих томів, частин справи, адже на початок року нам ще невідомо, в мене накази про прийняття займуть одну папочку чи накази про прийняття у мене займуть дві папочки. А на при кінці року мені це вже відомо, я тоді заповню графу 3.

Далі. Так само, кінець року, бачимо на слайді, що наприкінці року номенклатура справ підприємства обов’язково закривається підсумковим записом, що підписує керівник служби діловодства підприємства. А у вас може бути певна особа, яка відповідає за діловодство в усьому підприємстві, необов’язково в кадровому. Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється керівнику архіву підприємства, або посадова особа відповідальна за архів. І звертаю вашу увагу, нижня частина слайду, що підсумковий запис також містить номенклатуру справ структурного підрозділу. Отже, спочатку робиться підсумковий запис справ номенклатури структурного підрозділу, зокрема відділу кадрів, і потім вже робиться підсумковий запис загальної номенклатури справ по підприємству.

На наступному слайді ми бачимо як заповнити цей підсумковий запис, зокрема по номенклатурі справ відділу кадрів. Підсумковий запис про категорії та кількість справ складених у 2021 році у структурному підрозділі. І далі там треба буде заповнити табличку. Окремо зазначити справи постійного, окремо тривалого (понад 10 років), окремо тимчасового (до 10 років включно) зберігання, підсумувати це все. Окремо виділити справи такі, які переходять, тобто вони не закриті, вони ще переходять на наступний рік. Ну приміром там особові картки, особові справи. Особова картка працівників, вона фактично проходить одним записом в номенклатурі справ. Особові справи працівників так само проходять одним записом у номенклатурі справ. Це перехідні справи. І з відміткою «ПК». Якщо ви не створюєте документи національного архівного фонду, а таких більшість в нашій країні, то у вас цієї відмітки «ПК» не буде і там просто на просто будуть прочерки.

Далі. Цей підсумковий запит підписується. На слайді ми бачимо що особа яка відповідальна за діловодство у відділі кадрів і в якої у посадовій інструкції це записано, це в нашому випадку інспектор з кадрів. 31 грудня, останній, фактично, робочий день року і підсумкові відомості передано до служби діловодства. А служба діловодства в нашому прикладі займається секретар. Підпис інспектора з кадрів, підпис секретаря, ну і вже розшифровка підписів згідно з ДСТУ 4163-2020, адже номенклатура справ за класифікатором управлінських документів, вона відноситься до організаційно-управлінської документації.

***