Як вести електронну трудову, що робити кадровику після 10.06.2026

10.06.2026 – рубіжна дата, до якої маємо передати сканкопії паперової трудової книжки на вебпортал Пенсійного фонду. А що буде після цієї дати? Як вести електронну трудову книжку? Сьогодні на мінікурсі обговоримо цей момент.

 

З 10.06.2026 електронна трудова книжка є обов’язковою

Фактично з 10.06.2021 в нас паралельно діють дві трудові книжки: паперова та електронна. Після 10.06.2026 обов’язковою залишиться тільки електронна.

Правила ведення паперових трудових книжок регламентовані Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України від 29.07.1993 №58. А на що орієнтуватися при веденні електронної трудової книжки?

Зазначимо, що єдиної Інструкції немає. А тому зараз сформуємо загальні правила.

 

Як виглядає ЕТК

Зауважте, що електронна трудова книжка не є абсолютним аналогом паперової. Тобто на вебпорталі Пенсійного фонду немає такого окремого документа, який би візуально нагадував паперову трудову книжку. Є спеціальна однойменна вкладка, в якій зберігається вся інформація про трудову діяльність працівника, але на паперову трудову вона не схожа.

 

 

Умовно кажучи, електронна трудова книжка це персональна електронна облікова картка застрахованої особи. Тут зберігаються особисті дані про застраховану особу, відомості про страховий стаж, зарплату, розмір сплаченого ЄСВ та інші дані, необхідні для обчислення та призначення страхових виплат. Також тут відображаються особливості статусу особи. Як бачите, електронна трудова книжка значно ширша за паперову.

 

Правила наповнення ЕТК

Загалом інспектор з кадрів не формує і не заповнює електронну трудову книжку. Вона автоматично створюється.

Перший момент, де може знадобитися участь кадровика, це передача сканкопій паперової трудової книжки на вебпортал ПФУ. Це необхідно, щоб синхронізувати записи в паперовій та електронній трудовій книжці. Але нагадуємо, що роботодавець може, але не зобов’язаний це робити.

Далі – в класичному випадку – вона наповнюється за допомогою повідомлення про прийняття на роботу, зарплатної звітності (Податкового розрахунку чи Об’єднаного зарплатного звіту) та оперативних відомостей.

Приклад

Якщо після 10.06.2021 року ми приймаємо на роботу працівника, для якого це перше місце роботи, ми не створюємо для нього електронну трудову книжку.

Якщо після зазначеної дати приймаємо працівника, який має паперову трудову книжку, то за його бажанням можемо внести записи до паперової трудової книжки, а от до електронної такий запис вручну не дублюємо.

Інформація про прийняття потрапить до електронної трудової книжки, щойно буде подано до податкової повідомлення про прийняття працівника на роботу. Крім того, джерелом наповнення електронної трудової книжки є зарплатна звітність (зокрема, додаток Д5 до Податкового розрахунку). Отже, після подання додатка Д5 інформація про прийняття до нового роботодавця з’явиться в Реєстрі застрахованих осіб і, зокрема, в електронній трудовій книжці.

Ба більше, загалом поки не буде подано повідомлення про прийняття або Податковий розрахунок новий роботодавець не має доступу до електронної трудової книжки працівника. Він з’явиться після подання повідомлення чи звітності або якщо працівник сам надасть новому роботодавцю доступ через спеціальний функціонал.

 

Як внести інші дані до ЕТК: xml-файл

Зауважте, що через додаток Д5 до електронної трудової книжки потрапляють далеко не всі дані. Зокрема, так передаються тільки відомості про прийняття, звільнення, переведення на іншу посаду, початок та завершення декретної відпустки та відпусток до 3 чи 6 років.

 

 

Водночас інші важливі відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал ПФУ в електронній формі у вигляді xml-файлу (п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1)

В такий спосіб, зокрема, можна передати відомості про період служби, набуття освіти, безробіття, призупинення трудового договору або іншу подію, що враховується або не враховується до трудового стажу. Також можна завантажити інформацію про присвоєння або позбавлення рангу чи атестацію робочого місця. Ще можна підтягнути інформацію про військову службу, присвоєння або позбавлення звання.

 

Як внести інші дані до ЕТК: функціонал «Додати запис»

Робота з xml-файлом потребує певних навичок. А тому, як правило, використовують функціонал «Додати запис». Тут все набагато простіше. Коли зв’язок «роботодавець-працівник» вже сформовано, роботодавець може оцифрувати запис про певну подію та долучити сканкопію підтвердного документа. Так інформація потрапить до електронної трудової книжки.

 

Висновки

1. Після 10.06.2026 обов’язковою залишиться тільки електронна трудова книжка.
2. Спеціально її вести не потрібно. Загалом вона наповнюється через податкове повідомлення про прийняття працівника на роботу, додаток Д5 до зарплатної звітності чи оперативні відомості.
3. Певні відомості про трудову діяльність можна внести за допомогою xml-файлу чи функціоналу «Додати запис».