Трудова книжка при прийнятті на роботу після 10.06.2026: новий алгоритм дій кадровика

Сьогодні у мінікурсі розберемося: чи потрібна паперова трудова книжка при працевлаштуванні після 10.06.2026? Де тепер накопичується інформація про стаж працівника? Як визначається основне місце роботи без трудової книжки?

 

Де після 10 червня 2026 року зберігаються відомості про трудову діяльність працівника

10 червня 2026 року завершився п’ятирічний перехідний період оцифрування трудових книжок. Відтепер основним джерелом інформації про трудову діяльність працівника є відомості з Реєстру застрахованих осіб, а не паперова трудова книжка.

 

Чи можна оцифрувати трудову книжку після завершення перехідного періоду

У Пенсійному фонді наголошують: оцифрувати трудову книжку можна і після завершення перехідного періоду.

Тож відсутність скан-копій у Реєстрі після 10 червня не призведе до втрати страхового стажу. Для підтвердження періодів роботи до 2004 року, як і раніше, використовуватиметься паперова трудова книжка.

 

Які документи про трудову діяльність подають при працевлаштуванні після 10.06.2026

У кадровій практиці 10 червня 2026 стало рубіжною датою, адже саме з неї змінився порядок роботи з трудовими книжками.

Попри повну цифровізацію, стаття 24 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) залишається чинною та визначає перелік документів, які працівник подає під час працевлаштування. Зокрема, кандидат має надати паспорт, військово-обліковий документ та документ про освіту.

 

 

Для підтвердження трудового досвіду працівник, як і раніше, може обрати один із двох варіантів: подати паперову трудову книжку (за її наявності) або відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб.

 

Чи потрібно роботодавцю зберігати паперову трудову книжку після прийняття працівника на роботу

При прийнятті на роботу кандидат на посаду подає або паперову трудову книжку, або витяг з ЕТК – вимога статті 24 КЗпП. При цьому трудову книжку роботодавець не бере на зберігання.

Увага! Це правило застосовується ще з 10 червня 2021 року.

Виготовляти копію трудової книжки також не потрібно.

За необхідності доцільно попросити працівника надати довідку ОК-5 або ОК-7, сформовану через портал Дія чи електронний кабінет ПФУ. Хоча знов таки, такі дії виконуються у разі потреби – ст. 24 КЗпП не вимагає виготовляти ОК-5 або ОК-7 для працевлаштування.

Запис про прийняття на роботу до паперової трудової книжки вноситься виключно на вимогу працівника. Тож, якщо такої вимоги не було, або ж працівник взагалі не надавав паперову трудову книжку, то й кадровик не має наполягати на внесення запису про прийняття на роботу. По суті наповнення паперової трудової книжки здійснюється за рішенням працівника. Про це свідчить й ст. 48 КЗпП.

 

Як працівнику отримати витяг з електронної трудової книжки

Якщо до вас працевлаштовується працівник, який вже перебував у трудових відносинах, то цілком нормально, якщо він не дасть паперову трудову книжку. У такому випадку йому потрібно сформувати витяг з ЕТК. Найкраще, щоб це виконав сам кандидат на працевлаштування, а не через надання доступу роботодавцю до його електронної трудової.

Щоб отримати витяг з електронної трудової книжки на вебпорталі електронних послуг ПФУ:

• авторизуйтесь за допомогою кваліфікованого електронного підпису, Дія.Підпис або ID.GOV.UA;
• у меню розділ «Комунікації з ПФУ» оберіть пункт «Запит на отримання електронних документів»;
• у списку типів звернень виберіть «Витяг з ЕТК». Поля заповняться автоматично. За потреби вкажіть телефон і дайте згоду на обробку персональних даних;
• натисніть відправити до ПФУ – документ сформується за кілька хвилин;
• результат буде у розділі «Мої звернення» у вигляді PDF-файлу, який можна роздрукувати.

 

Що робити при працевлаштуванні працівника, який раніше не працював

Якщо це взагалі перше місце роботи для особи, то відповідно вона не може надати ані паперову трудову книжку, ані витяг з ЕТК. Тож працевлаштування здійснюється без цих документів.

При цьому електронна трудова книжка формується автоматично, безпосередня участь кадровика тут не потрібна.

Паперову трудову роботодавець оформлює лише на вимогу працівника, подану протягом п’яти днів після прийняття на роботу. Таку можливість і надалі передбачає п. 1.1 Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58, яка залишається чинною. При цьому трудова книжка надалі зберігатиметься у працівника, а не на підприємстві. Доцільно, щоб разом із вимогою про оформлення паперової трудової книжки працівник надав й вимогу про внесення запису про прийняття на роботу.

Хоча з погляду сучасного підходу, коли дані накопичуються в електронних реєстрах, особливої потреби в оформленні паперової трудової книжки немає.

 

Як наповнюється електронна трудова книжка після прийняття працівника на роботу

Більшість відомостей в електронній трудовій книжці з’являються автоматично – кадровику не потрібно вносити їх вручну. Наприклад, відомості про прийняття на роботу потрапляють до Реєстру через Повідомлення про прийняття працівника, яке подається до податкової. Надалі джерелом інформації про рух кадрів (звільнення, переведення, відпустки по догляду за дитиною) стає зарплатна звітність, зокрема додаток Д5 до Податкового розрахунку. Тобто, подання звітності – це і є процес наповнення та ведення електронної трудової книжки. Додаткові дані (про навчання, військову службу чи ранги) можна додати через функціонал вебпорталу ПФУ «Додати запис» або XML-файл.

 

Які додаткові обов’язки щодо повідомлення про працівників мають критично важливі підприємства

Не слід плутати наповнення електронної трудової книжки зі спеціальним обов’язком критично важливих підприємств оперативно повідомляти про кадрові зміни для цілей бронювання. Для таких роботодавців діють окремі вимоги постанови КМУ від 22.11.2024 № 1332.

Критично важливі підприємства зобов’язані подавати оперативні відомості, зокрема, про прийняття працівників не пізніше наступного дня після настання відповідної події. Для цього на вебпорталі ПФУ передбачено розділ «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)». Тобто якщо ви є критично важливим підприємством, то при прийнятті на роботу нового працівника, вам слід подати оперативні відомості до Пенсійного фонду.

 

Як після 10.06.2026 визначається основне місце роботи працівника

Ще одна важлива зміна, яку варто враховувати кадровику, стосується визначення основного місця роботи.

Сьогодні термін «основне місце роботи» нікуди не зник, проте змінився підхід до його визначення. Відповідно до ст. 1 Закону України від 08.07.2010 № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування», основним вважається те місце роботи, яке працівник самостійно у заяві визначив як основне, а не те, де зберігається його паперова трудова книжка.

Це означає, що під час працевлаштування саме працівник повідомляє роботодавця, чи є це місце роботи для нього основним. Оптимально це зробити у заяві про прийняття на роботу, у якій сам працівник й визначає про працевлаштування за основним місцем роботи чи за сумісництвом.

Кадровик лише фіксує це рішення в кадрових документах, а надалі інформація потрапляє до Реєстру застрахованих осіб через звітність. Тому паперова трудова книжка більше не визначає статус місця роботи як основного чи неосновного.

 

Висновки

1. Після 10.06.2026 основним джерелом даних про трудову діяльність працівника є Реєстр застрахованих осіб. Водночас паперова трудова книжка й надалі залишається важливим документом для підтвердження стажу за періоди роботи до 2004 року.
2. При прийнятті на роботу ст. 24 КЗпП вимагає отримати від кандидата на посаду паперову трудову книжку або витяг з ЕТК. Страховий стаж за потреби підтверджується довідками ОК-5, ОК-7.
3. До паперової трудової книжки запис про прийняття на роботу здійснюється виключно на вимогу працівника. При цьому відомості про працевлаштування потрапляють до електронної трудової після подання повідомлення про прийняття на роботу до податкової або через зарплатну звітність.
4. При прийнятті на роботу працівників критично важливі підприємства мають подавати оперативні відомості до Пенсійного фонду.
5. Про прийняття на роботу за основним місцем роботи або за сумісництвом кандидат на посаду визначає самостійно у заяві про працевлаштування.