Примірні форми заяв, наказів, графіку відпусток, штатного розпису з 09.07: обов’язкові чи ні

У кадровій роботі з’явилися примірні форми заяв про прийняття та роботу й від працівників, накази про прийняття, звільнення, відпустки, штатного розпису та графіку відпусток. Чи обов’язково їх запроваджувати на підприємстві, чи у ФОП? Чи існують штрафи за незастосування? Відповіді на ці питання – у мінікурсі.

 

Примірні форми кадрових документів з 09.07.2026: кого стосується наказ Мін'юсту

Мінʼюст наказом від 09.07.2026 №1860/5 затвердив 42 примірні форми кадрових та інших документів. Нагадаю, що мова про затвердження форм таких документів йшла давно й нарешті маємо офіційне підтвердження. Новий наказ розповсюджується на юридичні особи. Проте за бажанням примірні форми можуть застосовувати й ФОП. Принаймні заборон на це немає.

 

Де завантажити примірні форми заяв, наказів, штатного розпису та графіка відпусток

Усі 42 примірні форми розміщено на сайті Мін'юсту у відкритому доступі. Проте робота із ними викликає складнощі. Річ у тім, що на сайті наведено просто перелік додатків: додаток 1, додаток 2, додаток 3 й так далі. Тобто не розшифровується, який саме документ мітиться у тому чи іншому додатку. Наприклад, якщо потрібно розшукати примірну форму графіка відпусток, то доведеться завантажувати кожний додаток й дивитися, натрапили чи ні саме на графік відпусток. А він, до речі, аж у додатку 41.

Для вашої зручності ми зібрали усі 42 додатки в одному збірнику й підписали, якого саме документа він стосується. Збірник можуть завантажити собі усі передплатники Кадроленд. А ще усі примірні форми окремо додані у розділі «Документи».

 

 

Чи обов'язково застосовувати примірні форми кадрових документів

При цьому варто підкреслити, що йдеться про затвердження саме примірних форм, а не типових. Це означає, що вони не носять обов’язковий характер навіть для юридичних осіб. Тобто підприємства можуть самостійно прийняти рішення – застосовувати або ні примірні форми документів у своїй діяльності.

 

Які варіанти використання примірних форм можуть обрати роботодавці

 

Насправді підприємствам доступно три варіанти рішення щодо того, які форми кадрових документів застосовувати.

Варіант перший. Взяти примірні форми документів саме у тому вигляді, в якому вони наведені у додатках до наказу Мін’юсту. Особливо це актуально для підприємств, які перейшли на електронний документообіг в кадрах.

Варіант другий. Як основу для власних кадрових документів застосовувати примірні форми, але привести їх у відповідність до потреб власного підприємства.

Третій варіант. Не запроваджувати примірні форми й продовжувати застосовувати кадрові документи у довільній формі. Тобто у тому вигляді, в якому їх використовували на підприємстві й до появи примірних форм. У такому разі кадрові документи у довільній формі мають бути складені з урахування ДСТУ 4163:2020 та Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мінюсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

 

Чи можна й надалі використовувати типові форми наказів №489

Також, нагадаю, що на практиці можливі випадки, коли застосовуються типові форми наказів про прийняття, відпустки та звільнення, затверджені наказом Держкомстату від 05.08.2008 №489. Їх застосування залишається правомірним навіть після появи примірних форм.

 

Чи передбачені штрафи за незастосування примірних форм кадрових документів

Ми поговорили про три варіанти щодо подальшої роботи із кадровими документами. Проте все одно виникає запитання про штрафи. Так ось, чинна нормативна база не передбачає накладання штрафу чи іншу відповідальність за незастосування примірних форм кадрових документів, затверджених наказом Мін’юсту.

 

Як правильно перейти на примірні форми кадрових документів

При застосуванні кадрових документів в довільній формі з урахуванням або без урахування примірних форм потрібно слідкувати за наявністю обов’язкових реквізитів, визначених у ДСТУ 4163:2020. А також правильно формулювати текстову частину.

 

Приклад 1

У наказі про звільнення потрібно обов’язково визначити дату звільнення, цифрами, без застосування прийменника «з».

 

Приклад 2

У наказі про прийняття на роботу потрібно прописувати розмір окладу у гривнях, це вимога Правил №1000/5.

 

Навряд чи в умовах воєнного стану це стане підставою для штрафу з боку Держпраці, але може негативно відбитися при судовому розгляді проблемних ситуацій із працівниками, у тому числі колишніми.

Порада. Якщо ви вирішили перейти на примірні форми кадрових документів у своїй діяльності або привести у відповідність до них ті шаблони, які вже застосовуються, то радимо внести відповідні зміни до Інструкції з діловодства, а також за потреби видати наказ про затвердження та запровадження нових форм.

 

Висновки

1. Мін’юст наказом № 1860 затвердив примірні форма кадрових та інших документів.
2. Наказ Мін’юсту розповсюджується на юридичних осіб. Проте, оскільки мова йде про примірні форми, то підприємство має право самостійно прийняти рішення застосовувати такі примірні форми у своїй діяльності або ні.
3. Штрафів за незастосування примірних форм чинним законодавством не передбачено.

 

P.S. До речі, на Кадроленд вже є запис вебінару з ексклюзивним роз’ясненням від Олени Загорецької щодо застосування примірних форм. А також реєструйтеся на безкоштовний вебінар за участю пані Олени 30 липня 2026.