Документи з військового обліку: строки зберігання та включення до номенклатури справ

Які документи з військового обліку потрібно включати до номенклатури справ і скільки років їх зберігати? Чи можна об’єднувати документи з однаковими строками зберігання в одній справі? Як правильно обчислити строк зберігання справи, щоб не вилучити її для знищення передчасно? Розберемося у нашому мінікурсі.

 

Строки зберігання документів з військового обліку: які нормативні акти застосовувати

Документи з військового обліку, як і кадрові, включають до номенклатури справ підприємства, щоб упорядкувати їх зберігання та визначити строки зберігання.

Загальні строки зберігання документів установлює Перелік типових документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5 (далі – Перелік №578/5). Водночас для документів з військового обліку діють і спеціальні правила, передбачені Порядком організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженим постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487).

Він визначає, які документи має вести підприємство, а для деяких із них – також строки зберігання. Тому під час роботи з документами з військового обліку потрібно враховувати вимоги обох нормативних актів.

Зверніть увагу: з квітня 2025 року діють оновлені статті Переліку №578/5 щодо строків зберігання документів з військового обліку та бронювання. Зміни внесено наказом Мін’юсту від 14.03.2025 №748/5. Тому старими переліками користуватися не варто.

Розглянемо строки зберігання документів, з якими відповідальний за військовий облік працює найчастіше.

 

 

Списки військового обліку, відомість оперативного обліку та копії ВОД

Для списків персонального військового обліку та копій військово-облікових документів (далі – ВОД) призовників, військовозобов’язаних і резервістів статтями 674–677 Переліку №578/5 установлено строк зберігання 3 роки. Такий самий строк передбачено і для відомості оперативного обліку.

Попри однаковий строк зберігання, відомість оперативного обліку в номенклатурі справ відображають окремою позицією. Водночас фактично її формують і зберігають разом зі списками та копіями ВОД в одній справі. Така вимога передбачена пунктами 33 та 37 Порядку №1487.

При цьому поділ списків на чотири групи обов’язково зберігають:

• офіцерський склад;
• рядовий, сержантський і старшинський склад;
• жінки-військовозобов’язані;
• призовники.

 

Копії ВОД осіб, знятих або виключених з військового обліку

Для копій військово-облікових документів осіб, яких виключено або знято з військового обліку, також установлено строк зберігання 3 роки. Виняток – особи, які досягли граничного віку перебування в запасі. Такий строк передбачено ст. 678 Переліку №578/5.

На відміну від копій ВОД, які зберігаються разом зі списками персонального військового обліку, ці документи формують в окрему справу та передбачають для неї окрему позицію в номенклатурі справ. Окреме зберігання таких копій передбачене п. 38 Порядку №1487.

 

Копії наказів, плани та інші документи з організації військового обліку і бронювання

Наступна група – документи з організації та ведення військового обліку й бронювання, зокрема копії наказів, плани, акти, довідки та службові записки. Їх зберігають 5 років. Такий строк установлює ст. 668 Переліку №578/5.

Важливо, що до цієї справи включають саме копії відповідних наказів, оскільки оригінали зберігають в інших справах – залежно від виду наказу.

Наприклад, наказ про покладення обов’язків з ведення військового обліку зберігають у справі з наказами з кадрових питань тривалого строку зберігання – 75 років. Наказ про підвищення кваліфікації відповідального за військовий облік – у справі з наказами з адміністративно-господарських питань – 5 років. Наказ про стан військового обліку та завдання на наступний рік – у справі з наказами з основної діяльності – постійно.

 

Листування з ТЦК та СП і копії надісланих повідомлень

Ще одна категорія документів зі строком зберігання 5 років – листування з питань військового обліку та бронювання. Такий строк установлює стаття 669 Переліку №578/5.

Це, зокрема, запити ТЦК та СП і відповіді на них, листування щодо інформування про прийняття та звільнення працівників, зміну їхніх облікових даних і питань бронювання.

При цьому копії самих повідомлень, які підприємство надсилає до ТЦК та СП за додатками 1 і 4 до Порядку №1487, зберігають окремо. Строк їх зберігання також становить 5 років.

 

Чи можна об’єднувати документи в одну справу

Зверніть увагу: документи різного виду, але з однаковим строком зберігання формально можна об’єднати в одну справу. Наприклад, листування з ТЦК та СП і копії надісланих повідомлень.

Проте на практиці краще формувати їх окремо:

• листування – в одну справу;
• копії повідомлень – в іншу.

Так буде простіше знайти потрібний документ або підтвердження під час перевірки ТЦК та СП.

А от формувати в одну справу документи з різними строками зберігання заборонено. Це правило поширюється й на документи з військового обліку. Якщо такі документи вже опинилися в одній справі, потрібно переглянути її склад, розподілити документи за строками зберігання та сформувати окремі справи. Якщо відповідних позицій немає в чинній номенклатурі справ, її потрібно доповнити.

Вимоги до формування справ визначено главою 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5).

 

Журнал обліку результатів перевірок та Правила військового обліку

Окремо в номенклатурі справ потрібно передбачити журнал обліку результатів перевірок стану військового обліку.

Строк його зберігання становить 7 років. Це передбачено і Порядком №1487, і статтею 673 Переліку №578/5. У журналі фіксують результати перевірок, зокрема звіряння облікових даних працівників із даними ТЦК та СП.

Ще одна позиція, яку варто передбачити в номенклатурі справ, – Правила військового обліку.

Їх зберігають до заміни новою редакцією. Наприклад, наразі актуальною є редакція Правил від грудня 2025 року. Це означає, що попередню редакцію вилучають, але не знищують одразу, а зберігають ще щонайменше один рік. Після закінчення цього строку її можна знищити за результатами експертизи цінності та рішенням експертної комісії підприємства.

 

Блокнот розписок та графік звіряння

Документ з військового обліку, щодо якого виникає запитання про необхідність ведення, – це блокнот розписок про приймання військово-облікових документів за додатком 7 до Порядку №1487. Строк його зберігання становить 1 рік відповідно до статті 670 Переліку №578/5.

Однак із липня 2025 року роботодавці більше не зобов’язані приймати ВОД працівників під розписку. Тому підприємствам не потрібно вести такий блокнот і передбачати його в номенклатурі справ на 2027 рік. Ця вимога залишається для органів місцевого самоврядування, які ведуть персонально-первинний військовий облік.

На відміну від блокнота розписок, графік звіряння списків персонального військового обліку з військово-обліковими документами працівників роботодавець затверджує щороку, щоб організувати щорічне звіряння, передбачене п. 34 Порядку №1487.

Оскільки ні Перелік №578/5, ні Порядок №1487 не встановлюють окремого строку зберігання такого графіка, попередній графік зберігають до затвердження нового. Після цього він втрачає актуальність і його вилучають із використання.

 

Як обчислювати строки зберігання документів

За загальним правилом строк зберігання справи обчислюють з 1 січня року, наступного за роком її завершення. Це передбачено Правилами №1000/5.

Наприклад,

списки персонального військового обліку та відомість оперативного обліку складені станом на 1 січня 2026 року й зареєстровані до 25 січня 2026 року. Відлік їхнього трирічного строку зберігання починається 1 січня 2027 року. Строк охоплює 2027, 2028 та 2029 роки й завершується 31 грудня 2029 року. Лише з 1 січня 2030 року ці документи можна буде відібрати для знищення з урахуванням правил архівного зберігання та експертизи цінності документів

 

Висновки

1. Документи з військового обліку потрібно включати до номенклатури справ підприємства та визначати для них строки зберігання за Переліком №578/5 з урахуванням вимог Порядку №1487.
2. Зазвичай списки персонального військового обліку, відомість оперативного обліку та копії ВОД зберігають 3 роки. Документи з організації військового обліку і бронювання, листування з ТЦК та СП і копії повідомлень за додатками 1 та 4 – 5 років. Журнал обліку результатів перевірок – 7 років.
3. Документи з різними строками зберігання не можна об’єднувати в одну справу. А відлік строку зберігання починається з 1 січня року, наступного за роком завершення справи.