Як передати дані про медогляди працівників через веб портал ПФУ

Обов’язки страхувальника щодо передачі відомостей про медогляди співробітників

Отже, маємо зміни до Закону України про ЄСВ №2464, в якому зазначено, що страхувальник повинен передавати відомості про обов'язкові медичні огляди відповідних співробітників. Враховуючи цю ситуацію мною було подано запит до Пенсійного фонду з метою роз'яснення цієї інформації, а саме щодо додаткової інформації в частині періодичності подання такої інформації про медичні огляди та граничних термінів. Яка відповідальність за неподання таких даних? Якими засобами передавати, чи виключно через вебпортал Пенсійного фонду? Чи буде мати доступ до цієї інформації Державна Служба України з питань праці? І хто здійснює контроль над діями страхувальника в частині повноти та своєчасності передання цієї інформації?

Отримавши відповідь від Пенсійного фонду в ній я не побачила реальної картини по оцих запитаннях, які я задала. Була надана чергова, як кажуть, відписка, в якій зазначено, що відповідним Законом №2464 передбачено подачу інформації страхувальником. Ось ви бачите, підкреслено, що страхувальник подає інформацію по працівниках в тому числі щодо осіб, які підлягають обов'язковим медичним оглядам. Крім того, подано посилання на доручення віцепрем'єр-міністр України з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій Ірини Верещук від 13 липня 2023 року про те, що такі дані повинні передаватися до Пенсійного фонду, до відповідного Реєстру застрахованих осіб. Додатками до цієї відповіді стали файли, в яких зазначено яким чином подавати цю інформацію. Цей процес автоматизований на порталі Пенсійного фонду, однак я не скажу, що він є зручним, оскільки якщо в компанії є велика кількість співробітників, які підлягають таким обов'язковим медичним оглядам, то цей процес може затягнутися. Знову ж таки, маємо два варіанти подачі інформації. Але більш детально перейдім до вебпорталу Пенсійного фонду.

Способи передачі даних про медогляди

Через меню «Головна» ми переходимо з вами до блоку «Відомості про медичний огляд працівників». Маємо два варіанти фільтрації, а саме: дата завантаження («з» – «по»); очистити цю фільтрацію; відшукати дані, які уже були подані та додати відомість. Звичайно що ми переходимо по кнопці «Додати відомість» і уже тут маємо можливість роботи двома варіантами: через завантаження або додати запис. Якщо говорити про подачу інформації про трудову діяльність, то ми вже знаємо такі варіанти, хто з цим стикався. Хто ні, то зверну увагу, що через кнопку «Завантажити» ми передаємо відомості, які раніше нами опрацьовані у вигляді xml-файлу. Такий варіант підійде для тих підприємств, суб'єктів господарювання, в яких велика кількість співробітників підлягають обов'язковим медичним оглядам і такі медогляди, вони проходять, наприклад, в однакових підприємствах, медичних установах або в тому випадку, якщо ви сформуєте, наприклад, такий файл по підрозділах і якщо такі підрозділи проходять медичний огляд з періодичністю припустимо щопівроку, то на наступних пів року буде швидше вам подати цю інформацію, оскільки у вас буде вже заготовка і вам доведеться лише поміняти у ній дати, тоді як прізвища застрахованих осіб та місце проходження медогляду залишаться незмінним. Додати запис - це щодо кожної застрахованої особи потрібно буде вносити такі дані окремо.

Внесення інформації про медогляди через функцію «Додати запис»

Перейдімо через кнопку «Додати запис», активую її, і ось інформація, яку потрібно внести. А саме: номер запису; реєстраційний номер облікової картки платника (застрахованої особи) та серія або номер паспорта. Звертаю увагу, що хоча ці дані не позначені зірочкою, однак реєстраційний номер облікової картки платника податків вносити обов'язково, оскільки якщо його зараз не внести, то система потім не пропустить передачу таких відомостей до Пенсійного фонду.

Отже, розпочинаємо з номер запису, припустимо перший в нас запис по цьому підприємству. Далі вносимо прізвище, ім'я, по батькові такої застрахованої особи, її код. Вносимо код та переходимо по кнопці «Додати». У нас відкривається нове вікно – «Запис про медичний огляд працівника». Отже, дата огляду. Відкриваємо медичну книжку. Припустимо дата проведення медичного огляду 05.04.2023. Зазначаємо цю дату із клавіатури або із календаря. ЄДРПОУ медичного закладу, це можна прослідкувати на печатці, якщо вона проставляється. В мене додатково відкриті такі дані в xml-файлі. Посада, назва медичного закладу. Всю цю інформацію ми черпаємо із медичної книжки. Періодичність проходження – рік в такому випадку. Дата останнього меди огляду – 05.04.2023. І дата наступного, теж все беремо із медичної книжки, ви бачите, дата наступного – 07.04.2024 року. Натискаємо «Зберегти». І ось в нас з'явився запис про медичний огляд. Ви бачите? Можна натиснути «Редагувати» і додати, наприклад, коментар «Хільчук». «Зберегти». В коментарі я раджу зазначати прізвище застрахованої особи для того, щоб собі потім краще розуміти. Отже, ми додали запис, таких записів може бути декілька. Якщо ми додаємо через xml-файл, то такі записи одразу формуються (там, наприклад 10-20 записів) одночасно. Далі, якщо ми все внесли, натискаємо «Підписати та відправити до ПФУ». Зверніть увагу, що додаткового вікна з підтягуванням електронного цифрового підпису та його накладанням немає. Отже, якщо ми внесли дані, після активації кнопки «Підписати та відправити» ми вже не зможемо нічого змінити та натиснути «Скасувати».

Перевірка внесення даних про медогляди

Коли ми внесли дані, ми можемо перейти по кнопці «Пошук» і у нас є ось такі вже відомості з'являються: кількість записів – «1», статус – «Оброблено». Однак ми тут не бачимо по кому ці дані, оскільки ще не з'явився xml-файл відомості та протоколу. Я відкрию вам додаткові, по іншій організації, відомості про медичні огляди, тисну «Пошук» і ось у нас тут вже бачите є два записи. Один помилковий, в такому випадку невірно було внесено реєстраційний номер облікової картки платника податків, І другий оброблений. Тобто статус ідентичний попередньому запису, тому який ми щойно з вами робили. Однак якщо перейти по кнопці «Відомості», завантажиться xml-файл і завантажиться протокол. Оскільки важливо щоб ви як особа, яка передаєте такі відомості, розуміли по яким співробітникам вже такі дані були передані, то одразу простежити на вебпорталі ми це не можемо, лише додатково завантаживши відповідні документи. Як виглядає цей xml-файл? Цей xml-файл, тобто зазначається реєстраційний номер облікової картки, прізвище, ім'я, по батькові такої застрахованої особи, дата, місце проходження медичного огляду, наступна дата огляду і коментар, той що я зазначала відносно застрахованої особи. А якщо говорити по протоколу, то протокол, він теж у мене відкритий, тут в протоколі взагалі немає інформації по кому із застрахованих осіб така інформація передавалася. Є загальна кількість осіб у файлі, з них рядків завантажено до бази даних «0», хоча інформація до бази даних Пенсійного фонду «лягла» коректно по цій застрахованій особі. Я особисто зв'язувалася зі спеціалістами Пенсійного фонду для того, щоб перевірити цю інформацію.

Отже, ми з вами проговорили яким чином передавати дані про медичні огляди. Якщо вам цікаво яким чином формувати xml-файл та як працювати з більшою кількістю співробітників саме через xml-файл, пишіть у коментарях такі запити, якщо їх буде достатньо ми зробимо такий ролик.

Маєте професійні питання за темами відео?

Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».