Коротко про головне за тиждень 04-08.12.2023

Форма штатного розпису оновлена: яких роботодавців стосуються зміни

Наказом Мінфіну від 27.11.2023 № 661 внесено зміни до форми штатного розпису, затвердженої наказом Мінфіну від 28.01.2002 № 57 «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету» (далі – наказ Мінфіну № 57).

Отже, до типової форми штатного розпису додано нову графу під назвою «Класифікаційний код посади». У примітках зазначено, що ця графа заповнюється державними органами, які провели класифікацію посад державної служби у встановленому законодавством порядку.

Тобто вказана зміна стосується держорганів та продиктована певними трансформаціями у цій сфері, які обумовлені класифікацією посад державної служби. Цей процес здійснюють на підстави Каталогу типових посад державної служби і критерії віднесення до таких посад, затвердженого постановою Кабміну від 23.10.2023 № 1109 «Про підготовку до запровадження умов оплати праці державних службовців на основі класифікації посад у 2024 році».

Оновлена форма штатного розпису застосовується з 1 січня 2024 року.

Зауважу, що відкоригована форма штатного розпису обов’язково застосовується у бюджетній сфері. Усі інші підприємства звичайної сфери можуть взяти за основу форму штатного розпису, затверджену наказом Мінфіну № 57, тобто «звичайні» підприємства не зобов’язані застосовувати форму штатного розпису, затверджену наказом Мінфіну № 57. Натомість підприємства не бюджетної сфери самостійно розроблюють форму штатного розпису. При цьому штатний розпис будь-якої форми вважатиметься вірним для «звичайних» підприємств.

За необхідності підприємства, не віднесені до бюджетного сектору, можуть на власний розсуд вписувати у штатний розпис усі графи, які вважають необхідними, – графи з надбавками, доплатами і, у тому числі з місячною тарифною ставкою.

При цьому згідно з Класифікатором управлінської діяльності НК 010:2021 штатний розпис не належить до організаційно-розпорядчої документації, а вважається фінансовою документацією. Тому штатний розпис складається без урахування правил ДСТУ 4163:2020.

На нормативному рівні процес затвердження штатного розпису не визначений.

У Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінʼюсту від 18.06.2015 № 1000/5, лише вказано, що штатні розписи затверджуються посадовою особою. Тому на штатному розписі здійснюють напис «Затверджую і посада керівника – директор ТОВ, його ініціали і прізвище, підпис і дата затвердження».

Крім того, штатний розпис затверджується наказом з основної діяльності, де власно вказують на який період він вводиться у дію, з якої дати застосовується і окремим пунктом вказується інформація про втрату чинності попереднього наказу про затвердження штатного розпису.

Про особливості складання штатного розпису на 2024 рік розповідала Тетяна Гуль в одному із випусків «KadroLive».

Відмінності трудового договору та ЦПД: як роботодавцю убезпечитися від штрафів за неоформленого працівника

Неоформлені працівники – під пильним оком не тільки Держпраці, а й податківців.

ДПС роз’яснює: трудовий договір – це угода між найманим працівником і роботодавцем. Останнім може бути компанія, ФОП і навіть фізична особа, яка наймає водія або няню (ст. 24 Кодексу законів про працю від 10.12.1971, далі – КЗпП).

При виникненні трудових відносин працівник зобов’язаний виконувати функціонал, прописаний у посадовій інструкції на постійній основі, за конкретним графіком роботи. При цьому працівник зобов’язаний враховувати Правила внутрішнього трудового розпорядку.

ДПС нагадує про переваги трудового договору саме для працівника:

• регулярна виплата зарплати – щонайменше двічі на місяць;

• нормований робочий час;

• лікарняні;

• оплачувані вихідні й відпустки;

• захист від незаконного звільнення.

За цивільно-правовим договором (угодою) немає роботодавців і працівників. Є виконавець, який зобов’язується виконати певну роботу або надати послугу, і замовник, який приймає роботу й оплачує її.

Такі взаємовідносини можуть укладатися між будь-якими юридичними або фізичними особами і регулюються Цивільним кодексом України від 16.01.2003 № 435‑IV. На них не поширюється дія трудового законодавства.

Предметом договору є кінцевий результат, а не процес його досягнення. Обидві сторони – незалежні й рівноправні. Замовник не має піклуватися про умови праці, надавати робоче місце й обладнання. Виконавець самостійно організовує роботу і відповідає за її вчасне виконання.

Розмір винагороди й термін оплати визначаються угодою сторін, а не законодавством.

Додаю: у разі укладення договору цивільно-правового характеру із фізичною особою, уникайте у такому договорі використання таких понять, як зарплата, виплата двічі на місяць, режим роботи тощо. Бо як раз ці поняття вказують на трудові відносини. Такими договорами можуть зацікавитися ДПС або Держпраці й далі може призвести до фінансових санкцій:

• зараз – у розмірі 67 000 грн за кожного неоформленого працівника;

• з 1 січня 2024 року – у розмірі 71 000 грн за кожного неоформленого працівника;

• з 1 квітня 2024 року – 80 000 грн за кожного неоформленого працівника (ст. 265 КЗпП).

Є тут виключення: при виявленні неоформленого працівника до юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців, які використовують найману працю та є платниками єдиного податку першої-третьої груп, застосовується попередження.

Про проведення перевірок Держпраці та ДПС з питань неоформлених трудових відносин під час дії воєнного стану уже розповідала Вікторія Поліщук на вебінарі, запис якого доступний нашим передплатникам. А уже 14 грудня на цю тему проведе вебінар Тетяна Донець.

За іншого роботодавця записи у трудовій не виправляємо!

Інформація для тих роботодавців, як приймають працівників на роботу. Поширена ситуація, коли працівник працевлаштовується, у заяві зазначає, що це місце роботи для нього – основне, але не має запису про звільнення з попереднього місяця роботи.

Як так вийшло? Причин може бути кілька. Наприклад, працівнику з територій, де проводяться активні бойові дії, видали трудову книжку на руки для зберігання, потім він дистанційно звільнився і відповідно не має запису про звільнення у паперовій трудовій книжці.

Добре. Але, що робити новому роботодавцю: внести запис про звільнення на підставі копії наказу про звільнення, прийняти працівника за сумісництвом чи проігнорувати цей момент і внести наступний за порядковим номером запис?

Мінекономіки в листі від 08.11.2023 р. № 4706‑05/60275‑09 дає таку пораду: якщо в трудовій книжці працівника відсутній запис про звільнення з попереднього місця роботи та відсутні відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб, але є належним чином оформлена копія наказу про звільнення, роботодавець може рекомендувати особі, що працевлаштовується, звернутися на попереднє місце роботи для внесення до трудової книжки працівника запису про звільнення, після чого внести запис про прийняття на роботу.

Цілком логічна порада. Адже відповідно до п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мінʼюсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення. І жодних варіантів, щоб такий запис вносив наступний роботодавець, немає.

Але підстрахуємо тих роботодавців, чиї працівники не зможуть отримати відповідний «звільнюючий» запис, але наполягають на внесенні запису про прийняття на роботу. Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі (ч. 3 ст. 48 Кодексу законів про працю України від 10.12.1971 р.)

І, як зазначає Мінекономіки, законодавство про працю не зобов’язує роботодавця перевіряти трудову книжку на наявність усіх необхідних записів, які мав унести попередній роботодавець. Тож в такому випадку просто внесіть запис про прийняття наступним порядком номером без відступу пустих рядків.

Чи включати працюючих пенсіонерів до нормативу осіб з інвалідністю?

Зовсім трохи часу залишилося, щоб встигнути виконати норматив з працевлаштування осіб з інвалідністю. Тож Держпраці активно проводить роз’яснювальну роботу. Зокрема, цього тижня надано відповідь на запитання: чи враховувати до нормативу пенсіонера за віком, який має інвалідність?

Тут, абсолютно без сюрпризів: працівник-пенсіонер, який має інвалідність, враховується в норматив, оскільки ст. 19 Закону України від 21.03.1991 № 875‑XII «Про основи соціальної захищеності осіб з інвалідністю в Україні» не містить жодних обмежень щодо віку працівника з інвалідністю для зарахування до нормативу.

Однак пам’ятайте, що такий працівник має працювати за основним місцем роботи (сумісників не враховуємо у норматив). До речі, повна чи неповна зайнятість ролі теж не відіграють

Зауважу: розрахувати показник середньооблікової кількості штатних працівників, який є базою для розрахунку нормативу, можна в нашому спеціальному калькуляторі. А незабаром там можна буде розрахувати і сам норматив.

Посадові інструкції: як внести зміни?

Посадова інструкція – це один з важливих кадрових документів, який ведеться на підприємстві та визначає конкретний перелік посадових обов’язків, з якими необхідно ознайомити працівника при прийнятті на роботу.

І часто, вже під час робочого процесу, необхідно «відкорегувати» посадову інструкцію, шляхом внесення відповідних змін до неї.

Нагадаю, що посадові інструкції розробляють на основі Класифікатора професій з урахуванням Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, Реєстру кваліфікацій та з урахуванням правил ДСТУ 4163:2020.

Держпраці роз’яснило, «що роботодавець не може в односторонньому порядку ухвалити рішення про внесення змін і доповнень до посадової інструкції».

Держпраці також наголосило, що «відповідно до положень Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівника, зміни чи доповнення вносяться лише на підставі наказу керівника підприємства, установи чи організації за згодою працівника».

При цьому треба пам’ятати, що зміни до посадових інструкцій бувають різними та відповідно й наслідки мають різні.

Так, наприклад, якщо, незначно змінюється лише назва посади до посадової інструкції, будь-яких суттєвих змін для працівника не відбувається. Зміни до посадової інструкції вносяться відповідно до такого алгоритму дій:

• повідомляємо працівника про необхідність внесення змін до його посадової інструкції у частини назви посади;

• отримуємо від працівника письмову згоду про зміну назви посади у посадовій інструкції;

• керівник підприємства видає наказ про внесення змін до посадової інструкції працівника.

При цьому, не забуваємо відобразити вказані зміни у штатному розписі, особовій картці, особовій справі працівника та трудовій книжці.

Інша ситуація, якщо зміни до посадової інструкції необхідно внести в результаті перерозподілу обов'язків між працівниками у зв'язку зі скороченням чисельності штату або необхідністю покласти на працівника нові посадові обов’язки, не передбачені інструкцією.

В такому разі є зміна істотних умов праці, про які необхідно повідомити працівника. Нагадаю, що  під час воєнного стану про зміну істотних умов праці роботодавець може повідомити працівника за декілька днів до їх впровадження, а не за 2 місці, як передбачено ч. 3 ст. 32 та ст. 103 Кодексу законів про працю України від 10.12.1971. При такому внесенні змін до посадової інструкції може мати місце звільнення працівника, у випадку, якщо він не погодиться продовжувати працювати у нових умовах праці для нього.

Якщо ж працівник погоджується далі працювати, відображаємо вказані зміни у відповідній кадровій документації, залежно від характеру вказаних змін.

Якщо не знаєте, як скласти наказ про внесення змін до посадової інструкції або відобразити зміни у посадовій інструкції скористайтесь нашою рубрикою «Документи».

Звільнення за прогул під час воєнного стану: уточнення від Держпраці

Нагадаю, п. 4 ст. 40 Кодексу законів про працю України від 10.12.1971 (далі – КЗпП) передбачає, що розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця можливе у разі «прогулу (в тому числі відсутності на роботі більше трьох годин протягом робочого дня) без поважних причин». Ключовою фразою у даному випадку є «без поважних причин». Адже працівник міг бути відсутнім на роботі з причини тимчасової непрацездатності, про яку забув повідомити, або могли мати місце інші обставини, через які працівник був відсутній на роботі, наприклад повітряна тривога. Тобто, звільняючи за підставою «прогул» роботодавець обов’язково має пересвідчитись, що відсутня поважна причина, через яку працівник не з’явився на роботі.

Також необхідно провести всі документальні процедури оформлення такого звільнення:

• Зафіксувати відсутність працівника на роботі доповідною запискою на ім’я керівника підприємства.

• Скласти акти про відсутність працівника за кожен день відсутності. В актах обов’язково вказати дату, час коли відсутній працівник, де саме, за адресою якою відсутній, вказати декілька підписантів в акті.

• Підготувати лист до працівника з вимогою надати пояснення причини його відсутності на роботі. Такий лист вручається особисто або надсилається поштою, якщо працівник не з’являється на роботі.

Саме на таких діях акцентує Держпраці, вказуючи: «Звільнення за прогул є одним із видів дисциплінарного стягнення, а отже, перед тим як накладати таке стягнення, роботодавець повинен зажадати від порушника трудової дисципліни письмових пояснень (частина перша ст. 149 КЗпП). Одразу після появи працівника на роботі роботодавець має запропонувати працівникові надати письмові пояснення щодо відсутності на роботі. У разі відмови працівника від надання письмових пояснень щодо причин прогулу необхідно скласти відповідний акт».

Не забуваємо, що період часу, коли роботодавець з’ясовує причини відсутності працівника на роботі, табелюємо як «НЗ» – відсутній з нез’ясованих причин. Після з’ясування причин відсутності працівника подаємо скоригований табель обліку робочого часу з кодом, який відповідає причинам відсутності. У нашому випадку «П», тобто прогул. Зверніть увагу, що табель обліку робочого часу це важливий доказовий елемент під час судових розглядів, адже обов’язок доведення законності звільнення працівника лежить саме на роботодавцеві. Тож, роботодавець повинен врахувати всі нюанси.

Як правильно дотриматися документальної процедури звільнення за прогул розповідає Тетяна Донець у модулі 10 курсу «Кадровик з нуля», вихід якого заплановано 11 грудня 2023 року.