Як завірити копії документів КЕП: правила та нюанси

Засвідчити копії КЕП можна через додаток «Дія. Підпис», такий спосіб засвідчення документів може використовуватися не лише у період воєнного стану, а й у мирний час.

Відповідно до ст. 5 Закону «Про електронні документи та електронний документообіг» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15/conv#n29) електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Для того, щоб електронний документ мав таку ж юридичну силу як і паперовий документ, він має бути складеним з усіма обов'язковими реквізитами та містити електронний підпис, прирівняний до власноручного підпису згідно з ч. 6 ст. 18 Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19/conv#n249).

Отже, за чинним законодавством кваліфікований електронний підпис (КЕП) має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису. Це означає, що підписана КЕП заява працівника або підписаний КЕП наказ роботодавця прирівнюється до паперового документу. Отримати КЕП можна онлайн у додатку «Дія. Підпис», а як підписувати документи КЕП детально описано на сервісі «Дія»: https://diia.gov.ua/services/pidpisannya-dokumentiv.

Зверніть увагу, що у трудовому договорі про дистанційну роботу необхідно детально прописати спосіб обміну документами з працівником – одразу при укладенні трудового договору слід вказати зручний для Вас спосіб комунікації з працівником, у т. ч. і обміну заявами та наказами, через електронні засоби зв'язку. Таке положення є у нашому зразку заповненої типової форми трудового договору (розділ VІІ «Комунікація між Сторонами»), який знаходиться в розділі «Документи» за посиланням: https://api.kadroland.com/documents/download/2716.

Раді допомогти, звертайтесь ще!