Які документи потрібні ФОП для прийняття працівника на роботу

ФОП зобов’язаний оформити:

1. Трудовий договір (контракт) відповідно до ст.24 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n141
Це основний документ, в якому прописуються умови роботи, обов'язки сторін, розмір заробітної плати, графік роботи, термін дії договору (якщо він є) тощо.

2. Повідомлення про прийняття працівника на роботу. Цей документ ФОП має подати до територіального органу ДПС за місцем обліку як платника ЄСВ до того, як працівник офіційно розпочне виконувати свої робочі обов’язки. Роботодавець звітує про прийняття всіх працівників: основних, сумісників, а також тих, хто працюватиме дистанційно або за строковим трудовим договором. Якщо проігнорувати цю норму, інспектори Держпраці можуть прирівняти порушення до фактичного допуску до роботи без оформлення трудового договору та накласти суттєвий штраф при перевірці.

3. Заява працівника та Наказ (розпорядження) про прийняття.

4. Особова картка працівника. Заводимо в обов’язковому порядку за типовою формою № П-2 на кожного найманого працівника, з яким укладено трудовий договір. Для оформлення документа знадобиться копія паспорта працівника, його РНОКПП, заява про прийняття на роботу та копія трудової книжки, якщо така вже заведена.

Знайомимо працівника з локальними нормативними актами

Перед тим, як працівник розпочне виконувати свої задачі, ФОП має подбати про підготовку пакета документів із загальною назвою локальні нормативні акти роботодавця. Вони допомагають підтримувати порядок на підприємстві та мають забезпечити порозуміння всіх сторін в процесі трудової діяльності. До пакета таких обов’язкових документів входить:

-колективний договір;
-положення про оплату праці та преміювання;
-правила внутрішнього трудового розпорядку;
-посадові (робочі) інструкції, складені на кожну посаду, яка вказана в штатному розписі.

Крім того, працівник має бути ознайомлений під підпис з:

-положенням про захист персональних даних;
-документом про наявність на робочому місці шкідливих або небезпечних факторів, які загрожують здоров’ю;
-інструкцією про охорону праці та пожежну небезпеку;
-правилами військового обліку (якщо працівник або працівниця є військовозобов’язаними).

Працівник уже приступив до роботи. Роботодавець, своєю чергою, розпочинає ведення обліку робочого часу та нарахування заробітної плати. Для цього ФОП знадобляться:

1) Табель обліку робочого часу. За допомогою нього контролюється відпрацьований час, відпустки та лікарняні.

2) Відомості про нарахування заробітної плати. Сюди відносяться: документи на виплату зарплати, нарахування ЄСВ, ПДФО та військового збору, платіжні відомості, розрахункові листків для працівників.

3) Графік відпусток – документ, в якому зазначаються приблизні або точні періоди, коли працівники на підприємстві збираються в щорічну відпустку. ФОП з невеликою кількістю працівників може скласти графік в спрощеній формі, але головне врахувати в ньому мінімальну тривалість відпустки працівника (не менше 24 календарних днів на рік).

В контексті оформлення трудових книжок варто зазначити, що 5 лютого 2021 року Верховна Рада ухвалила Закон “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі”, тому запис в трудову книжку вноситься за бажанням та заявою працівника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!