Якщо з працівницею є зв'язок, витребуйте від неї пояснення щодо відсутності на роботі і якщо поважних причин для її відсутності немає, то можете звільнити за прогул за п. 4 ст. 40 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n231), якщо ж ані зв'язку, ані інформації про те, чому працівниця не виходить на роботу та на зв'язок немає, то можете звільнити за п. 8-3 ст. 36 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n204) через відсутність працівниці на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль.

Якщо з працівницею є зв'язок, то, звісно, за Ваших обставин спочатку бажано було б спробувати домовитися з нею про подання заяви про надання відпустки без збереження зарплати або про звільнення за власним бажанням за ст. 38 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n218) чи за угодою сторін за п. 1 ст. 36 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n204) (заяву можна подати через електронну пошту чи мессенджери – згідно з ч. 2 ст. 7 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20/conv#n27) у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про будь-який доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником).

У разі ж, якщо працівниця не подасть заяву ні про відпустку без збереження зарплати, ні про звільнення, то Ви можете звільнити її за прогул без поважних причин за п. 4 ст. 40 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n231). Алгоритм дій буде наступний:

1) Фіксуєте факт відсутності працівниці на роботі (безпосередній керівник працівника має подати доповідну записку про її відсутність на роботі, а у табелі мають бути проставлені позначки «НЗ» чи цифровий код «28» – неявки з нез'ясованих причин).

2) Надалі потрібно витребувати від працівниці пояснення (надіслати відповідний лист (за Ваших обставин можна електронною поштою чи через мессенджери) щодо причин її відсутності на роботі чи зафіксувати її відмову надати такі пояснення).

3) Після цього необхідно скласти акт у довільні формі, в якому будуть відображені результати вжитих заходів для з'ясування причин відсутності працівниці на роботі (в акті мають бути викладені конкретні причини відсутності працівниці на роботі або вказано те, що з'ясувати причини не вдалось).

4) Якщо жодних поважних причин, які виключають вину працівниці щодо вчинення прогулу, не встановлено, можна буде видавати наказ про звільнення за п. 4 ст. 40 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n231).

Також зважайте на те, що у разі, якщо Ваша працівниця знаходиться за кордоном, але повідомить про свої наміри щодо повернення на роботу, їй потрібно буде надати певний термін (днів 10 буде достатньо) для повернення в Україну (те, що працівниці потрібен деякий час, аби повернутися з-закордону, є поважною причиною для кількох днів відсутності та саме за неявку на роботу лише у ці дні звільнення за прогул проводити не можна – принаймні, оформлювати наказ можна буде днів через 10-14, аби не було поновлення на роботі).

Якщо ж у Вас немає зв'язку з працівницею та Вам невідомо, чому вона не вийшла на роботу і на зв'язок, то проводьте звільнення за п. 8-3 ст. 36 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n204) – через відсутність працівниці на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль. Алгоритм дій має бути наступний:

1) У табелі у Вас мають бути усі дні невиходу працівниці на роботу без належних для цього підстав позначені як «НЗ».

2) Також декілька разів спробуйте зв'язатися з працівницею у присутності не менш ніж трьох працівників підприємства та складіть акти про безуспішні спроби цього.

3) Безпосередній керівник працівниці має подати доповідну записку директору про тривалу відсутність працівниці на роботі та невдалі спроби зв'язатися з нею.

4) Керівник підприємства на підставі доповідної записки безпосереднього керівника працівниці має видати наказ про розслідування причин відсутності працівниці на роботі й призначення виконавців розслідування (безпосередній керівник відсутньої працівниці, працівник відділу кадрів тощо).

5) Направте працівниці звичайною поштою за місцем її реєстрації, а також електронною поштою та/або через мессенджери листи з пропозицією письмово пояснити причини відсутності на роботі (навіть якщо Ви впевнені, що працівниця їх не отримає, Ви повинні це зробити й залишити собі квитанції про відправлення таких листів та зробити відповідні скриншоти).

6) Безпосередній керівник працівниці чи працівник відділу кадрів має подати керівнику підприємства підсумовуючу доповідну записку про усі вжиті заходи з розшуку працівниці (її текст може бути таким: «На підставі Вашого рішення (наказу) такого-то інформую про усі вжиті заходи щодо з'ясування причин відсутності на роботі такої-то працівниці у такий-то період. Так, у такий-то період було протягом 4 місяців поспіль здійснено і зафіксовано таку-то кількість спроб зв'язатися з нею телефоном. У такі-то числа працівниці такій-то було направлено листи з пропозицією письмово пояснити причини відсутності на роботі. Жодні із вжитих заходів не допомогли отримати інформацію про таку-то працівницю – вона відсутня на роботі з такого-то числа й інформації про причини її відсутності немає»).

7) На підставі підсумовуючої доповідної записки керівник підприємства зможе видати наказ про звільнення працівниці за п. 8-3 ст. 36 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n204) через відсутність працівниці на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль (його зразок Ви можете знайти у нашому розділі «Документи» за посиланням: https://api.kadroland.com/documents/download/6789).

Раді допомогти, звертайтесь ще!