Введення електронного документообігу: законодавчі аспекти для підприємств

У разі запровадження системи електронного документообігу (СЕД) (на ринку програмних послуг представлено багато різних варіантів таких систем) слід керуватися Законами України: «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text ; «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#Text

Втім повністю позбутися паперових документів Вам не вдасться. Адже згідно з законодавством з документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створених в електронній формі (зокрема, наказів, трудових договорів, особових карток працівників тощо), слід виготовляти паперові засвідчені належним чином копії.

Ця вимога зафіксована у абзаці сьомому пункту 193 Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/55-2018-%D0%BF#n18 , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України «Деякі питання документування управлінської діяльності» від 17 січня 2018 року №55 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/55-2018-%D0%BF#Text

Таким чином, після запровадження СЕД у Вас мають паралельно формуватися електронні справи та архів і паперові справи і архів. Тому наявність СЕД – це безумовно перевага, але залишиться і ряд клопотів та додаткових навантажень на осіб, відповідальних за діловодство та архів на підприємстві.

Раді допомогти, звертайтесь ще!