Слід роздруковувати в кінці року або після закриття лише ті журнали реєстрації та книги обліку, що велися в електронній формі, які мають постійний або тривалий строк зберігання та повинні бути передані на зберігання в архів. Це вимога Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» та його підзаконних актів.

Наприклад, Журнал реєстрації наказів з основної діяльності юрособи та Журнал реєстрації кадрових наказів тривалого строку зберігання (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпусток без збереження зарплати тощо).

А от журнали реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції, внутрішніх документів, наказів з адміністративно-господарських питань, наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання (про надання щорічних основних і додаткових відпусток, про відрядження, стягнення) не потрібно роздруковувати.

Таким чином лише для документів (справ і журналів) постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створених в електронній формі, уповноважений засвідчувач виготовляє паперові копії таких документів, які він засвідчує (абзац сьомий ст. 193 Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/55-2018-%D0%BF?find=1&text=%D0%BF%D0%BE%D1%81%D1%82%D1%96%D0%B9#n481 )

Раді допомогти, звертайтесь ще!