Термін зберігання кадрових документів: заяви, записки, накази, відпустки

Всі зазначені документи мають тимчасовий строк зберігання.

Заяви про надання матеріальної допомоги зберігають 3 роки після закриття справи згідно зі ст. 1254 (колиш. ст.1245) Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14 (далі – Перелік № 578/5).

Копії наказів про надання усіх видів відпусток зазвичай зберігаються у бухгалтерії доки не мине в них потреба, без посилання на статтю Переліку № 578/5. Достатнього 1 року після завершення їх у діловодстві.

Строк зберігання службових записок у Переліку № 578/5 не визначений. Можна підібрати статтю Переліку самостійно, залежно від змісту цих службових записок. Для їх зберігання достатньо від 1 до 3 років.

Наприклад, службові записки можна формувати в справу згідно зі ст. 515 Переліку № 578/5, для якої передбачено 1 рік зберігання. Справа буде мати такий заголовок: «Документи (гра­фі­ки, заяви, відомості, службові записки) про на­дан­ня та використання щорічних, творчих, соціальних від­пу­с­ток та відпусток без збереження заробітної плати».

Раді допомогти, звертайтесь ще!