Чи потрібно призначати заміну директору під час відпустки

1. Так, повинна.

Директор підприємства повинен призначити особу, яка виконуватиме його обов'язки під час відпустки, щоб забезпечити безперервну роботу організації та правомірність підпису документів.

Якщо в посадовій інструкції заступника директора прописано, що він автоматично виконує обов'язки керівника під час його відсутності, додатковий наказ може не видаватися (хоча на практиці його часто роблять для уточнення термінів).

Якщо заступника немає, директор видає наказ про призначення іншого співробітника «Виконувачем обов’язків» (ТВО). У наказі чітко зазначається термін та обсяг повноважень. Крім наказу, уповноважити іншу особу на підписання документів або здійснення інших повноважень довірителя можна шляхом видання відповідної довіреності.

2. Відкликання з щорічної відпустки допускається за згодою працівника лише для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків, для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства ( ст.12 Закону України «Про відпустки» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/504/96-%D0%B2%D1%80#n145. Отже відкликання директора з відпустки для «підписання звітності» не входить до цього переліку.

Крім того, законодавство не забороняє підписання документів у відпустці. Натомість до такого способу розв'язування питання слід вдаватися з обережністю, оскільки ДПС, Держпраці вважають, що підписання документів під час відпустки є неправомірним. Але суди у більшості випадків висловлюють позицію про те, що такої заборони немає. Наприклад:

постанова Верховного Cуду від 8 лютого 2024 року у справі № 640/9838/19. Справа розглядалася і переглядалася судами впродовж п'яти років – з 2019 по 2024 рік. Лише Верховний Суд підтримав позицію платників податків, зазначивши, що ані КЗПП, ані Закон про відпустки не містять застережень щодо обмежень функцій працівника під час перебування у відпустці чи в інший період відпочинку, передбачений трудовим договором. Тобто директор може підписувати документи, перебуваючи у відпустці.

Але, для мінімізації ризиків, все ж таки рекомендується офіційно передавати повноваження на підписання документів іншій особі на період відсутності керівника.

Отже, на період відпустки керівника рекомендується:

призначити ТВО з правом підпису необхідних документів. Це може бути оформлено відповідним наказом по підприємству;
оформити електронний підпис для ТВО. Якщо передбачається підписання електронних документів, слід оформити кваліфікований електронний підпис (КЕП) на особу, яка виконуватиме обов'язки керівника. Передача особистого КЕП іншій особі заборонена;

уникнення підписання документів під час відпустки, щоб уникнути можливих претензій з боку органів контролю. ​

Раді допомогти, звертайтесь ще!