Оптимізація журналів наказів: два журнали для зберігання документів

Звичайно, не бажано, це буде вважатися порушенням норм законодавства. Але з метою економії паперу, можна один великий зошит формату А4 поділити на дві частини і вести в ньому два окремі журнали реєстрації для різних наказів ТИМЧАСОВОГО зберігання:

1) з адм.-господарських питань;

2) з кадрових питань (про надання відпусток, відрядження, стягнення).

Ці накази і відповідно журнали для їх реєстрації мають однаковий строк зберігання – 5 років. Їх не вносять в описи справ та не передають в архів.

Хоча в Номенклатурі справ вони мають значитися під різними індексами. Бо це дві окремі одиниці зберігання.

Що стосується наказів тривалого строку зберігання, то однозначно не можна їх реєструвати таким чином. Мають бути два різних окремих журнали (зошити, книги). Тому що ці журнали – важливі одиниці зберігання. Після їх завершення (закриття) або у разі ліквідації юрособи, ці журнали оформлюють належним чином (нумерують в них аркуші, роблять засвідчувальний напис, оформлюють титульний аркуш) для внесення в опис і передання на архівне зберігання.

Пропоную ознайомитися з вимогами Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 саме щодо реєстрації службових документів за посиланням https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15?find=1&text=%D0%BF%D0%BB%D0%B0%D0%BD#n319

Зокрема, там зазначається:

окремо реєструються:

…

розпорядчі документи з основних питань діяльності установи;

розпорядчі документи з адміністративно-господарських питань;

розпорядчі документи з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання); …

У разі порушення цих вимог при перевірці слід бути готовими до зауважень.

Раді допомогти, звертайтесь ще!