Розподіл кадрових документів за строком зберігання на підприємстві

Ні, зараз ні в якому разі неможна вносити жодних правок чи уточнень у попередні накази. І в цьому немає сенсу. Ви реєстрували все у межах дозволених законодавством.

З метою розрізнення кадрових наказів з різних питань Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n15 дозволяється до порядкового номера у реєстраційному індексі додавати літерні позначення. Але прикладів оформлення індексів у наказах цей нормативно-правовий акт, як і Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020), не містить.

Правила № 1000/5 лише рекомендують юрособам самостійно розробляти систему таких індексів https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15?find=1&text=%D1%81%D0%BA%D0%BB%D0%B0%D0%B4%D1%83#n319

Єдине, що важливе: будь-яка обрана система індексації кадрових наказів та інших службових документів при їх реєстрації має бути зафіксована в Інструкції з діловодства.

З цього року Ви можете запровадити нову індексацію з додаванням до порядкових номерів літерних позначень «к/тр» і «к/тм», але літеру «в» не додавати. Адже крім наказів про відпустки, що мають тимчасовий строк зберігання, ще з таким самим строком зберігання є накази про відрядження працівників.

Нову систему індексації слід прописати в Інструкції з діловодства. Можна шляхом видання наказу «Про внесення змін до інструкції з діловодства».

Раді допомогти, звертайтесь ще!